Legal SmartDocuments
Recht & Verwaltung04 Mai, 2021

Die Corona-Krise als Treiber für die Dokumentenautomatisierung

Ein typischer Fall aus der Praxis: Ein Vertriebsmitarbeiter will einen Vertrag mit einem neuen, vielversprechenden Kunden abschließen. Dafür sucht er kurzerhand einen bestehenden Kontrakt heraus, kopiert weite Teile des Textes herüber und fügt sie in ein neues Dokument ein („Copy-and-Paste“). Nach ein paar manuellen Anpassungen schickt er das Dokument dann zur Prüfung und Freigabe an die Kollegen von der Rechtsabteilung.

Die Corona-Pandemie hat die Schwächen solcher und ähnlicher unternehmensinterner Prozesse gleich in mehrfacher Hinsicht offengelegt. Das fing vielerorts bereits damit an, dass Mitarbeiter nach dem abrupten Wechsel ins Homeoffice plötzlich keinen Zugriff mehr auf alte Verträge oder Vorlagen hatten. Und wenn doch, mussten sie die überarbeiteten, vertraulichen Dokumente bisweilen über unsichere Kanäle an die Rechtsabteilung schicken. Das barg hohe Risiken – nicht zuletzt mit Blick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Bei den Empfängern wiederum war der Ärger über eilig zusammengeschusterte Verträge mit hohem Prüfungs- und Anpassungsbedarf vielfach noch größer als sonst. Gerade zu Beginn der Pandemie waren viele Inhouse-Juristen schließlich ohnehin überlastet, weil ihre Arbeitgeber Teile der Rechtsabteilung in Kurzarbeit geschickt hatten.

Kein Wunder also, dass in der Krise auf breiter Front das Interesse an digitalen Lösungen gestiegen ist – zumal zahlreiche Entscheider nicht nur Prozesse entschlacken, sondern zugleich Kosten senken wollen. Inzwischen haben viele von ihnen Fakten geschaffen: Eine Vielzahl von Umfragen bestätigt, dass die Corona-Krise die Digitalisierung in Unternehmen erheblich vorangetrieben hat.

Das gilt auch für Kanzleien, wie bereits 2020 aus der "Future Ready Lawyer – Treiber der Performance"-Studie von Wolters Kluwer für zehn europäische Länder hervorgeht: Mehr als die Hälfte der befragten Kanzleien berichtete schon wenige Monate nach Ausbruch der Pandemie, dass der Bedarf an Legal Tech Lösungen gestiegen ist. Dieser Trend hat sich seither fortgesetzt.

Automatisierung: Mitarbeiter entlasten, Nerven schonen

Besonders im Fokus steht dabei die automatisierte Dokumentenerstellung. Experten wird das kaum überraschen: Bereits 2019 zeigte die "LEGAL DEPARTMENTS IN A DIGITAL ERA"-Studie von ECLA und Wolters Kluwer, dass die Automatisierung fehleranfälliger Routineaufgaben für zwei Drittel der Kanzleien ein Schwerpunkt der nächsten drei Jahre ist.

Viele Sozietäten mussten also nach Ausbruch der Pandemie nicht bei null anfangen, sondern hatten bereits Konzepte erarbeitet oder gar Tools implementiert. Zugleich ist auch in Unternehmen und deren Rechtsabteilungen das Interesse an der Dokumentenautomatisierung gewachsen.

Die Vorteile der Technologie lassen sich anhand des eingangs geschilderten, langwierigen Prozesses zur Vertragserstellung eindrucksvoll illustrieren. Denn mit intelligenten Web-Applikationen wie Legal SmartDocuments von Wolters Kluwer geht es deutlich einfacher und schneller:

Der Vertriebsmitarbeiter muss keinen alten Vertrag mehr suchen, Textpassagen herüberkopieren und das Dokument dann anpassen. Stattdessen ruft er kurzerhand eine interaktive Plattform auf, auf die er über die Cloud jederzeit sicher zugreifen kann – auch im Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten. Dort wählt er dann eine Vorlage aus, ergänzt ein paar Angaben zum Sachverhalt und beantwortet ein paar Fragen – schon ist der Vertrag fertig.

IT-Knowhow ist dank intelligenter Entscheidungsbäume und intuitiver Benutzerführung genauso wenig erforderlich wie juristische Fachkenntnisse. Damit entlastet Legal SmartDocuments die Rechtsabteilung massiv: Der Aufwand für die Prüfung von Verträgen und anderen Dokumenten wie etwa Anträgen oder sogar Schriftsätzen sinkt deutlich; durch die Standardisierung sind die Rechtsdokumente häufig sogar sofort versandfertig. 

Dokumentenerstellung: Wie Unternehmen besser und schneller werden 

Das liegt daran, dass sich der Inhalt jetzt aus einer digitalen Vorlagendatenbank mit word-basierten Textbausteinen zusammensetzt, die ständig gepflegt und aktualisiert wird. Das sorgt wiederum dafür, dass Dokumente keine Klauseln oder Formulierungen enthalten, die auf überholten rechtlichen oder unternehmensinternen Standards basieren. 

Übrigens: Neben aufwändigen Prüfungen entfallen auch langwierige Abstimmungs- und Freigaberunden, die nach Änderungen am Entwurf sonst häufig notwendig sind. Sie kosten neben Zeit auch Nerven und können interne Konflikte auslösen.

Hinzu kommen zwei weitere entscheidende Vorteile. Erstens: Dank der Standardisierung sinken wirtschaftliche Risiken deutlich, weil fehlerhafte Klauseln ausgeschlossen sind. Und zweitens: Das Unternehmen wird agiler und schneller, was gerade in Zeiten wie diesen überlebenswichtig ist. Denn derzeit befeuern sich Digitalisierung und Globalisierung gegenseitig, was die Schlagzahl in der Wirtschaft erhöht und Innovationszyklen verkürzt. Diese Entwicklung stellt Entscheider quer durch alle Branchen vor große Herausforderungen – und macht schlanke, schnelle Prozesse von der Kür zur Pflicht.  

Das gilt erst recht in der Corona-Pandemie. Denn in Krisensituationen ist es besonders ärgerlich und riskant, wenn Vertriebsmitarbeiter einen neuen Kunden an Land gezogen haben und sich dann die Vertragserstellung verzögert. Das ist bestenfalls ein schlechter Start für die neue Geschäftsbeziehung – und schlimmstenfalls ein Grund für den Beinahe-Geschäftspartner, es sich doch noch anders zu überlegen und zur Konkurrenz zu gehen. 

Kanzleien: Großes Potenzial für komplexe Corona-Verfahren

In diesem Zusammenhang sollte niemand unterschätzen, dass die Ansprüche der Kunden im Zuge der digitalen Transformation gestiegen sind. Was früher Wochen dauern durfte, muss heute binnen Tagen oder gar Stunden erledigt sein. Das gilt auch für die Erstellung von Vertragsentwürfen und anderen Rechtsdokumenten.  Auf dem Rechtsmarkt dürfte Corona übrigens auch auf einer zweiten Ebene zum Treiber von Dokumentenautomatisierung und digitalem Vorlagenmanagement werden. Denn seit Ausbruch der Pandemie kommt es zu einer Vielzahl ähnlich gelagerter juristischer Streitfälle, zum Beispiel im Kontext mit Schließungen von Betrieben, Ausgleichszahlungen oder Entschädigungen.

Anwaltskanzleien sehen deshalb durchaus eine Klagewelle auf die Gerichte zukommen, stehen aber vor einer logistischen Herausforderung: Sie müssen eine Vielzahl von Fällen prüfen und bearbeiten. Das erhöht Anreiz, digitale Lösungen einzusetzen, um weite Teile des Prozesses zu automatisieren. Und gerade die automatisierte Erstellung von Dokumenten kann es deutlich erleichtern, ähnlich gelagerte Fälle zu bündeln und Ansprüche für eine Vielzahl von Geschädigten durchzusetzen. 

Letztlich zeigt sich damit, dass durch den Einsatz von Legal SmartDocuments Vertragsschwächen in -stärken umgewandelt werden und dass so die Corona-Krise zugunsten von Rechtsabteilungen und Anwaltskanzleien wirken kann. Dann lieber unter Druck handeln als sich ewig Chancen verspielen, oder!?