Ab dem 1. April 2019 werden Nachrichten aus dem beA Postfächern automatisch gelöscht. Dies teilte die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) am 21. März 2019 mit. Man könne sich den Vorgang, so die BRAK in ihrem Newsletter, so vorstellen wie das Leeren eines regulären Briefkastens: Der Bestimmungsort eines Schreibens ist nicht der Briefkasten selbst, sondern der zuständige Bearbeiter oder die Bearbeiterin. Dorthin müssten die Nachrichten weitergeleitet werden. Im Briefkasten selbst werden sie jedoch gelöscht.
Dieses Verschieben in den Papierkorb funktioniert ab dem 1. April nun also automatisch, und zwar dann, wenn Nachrichten mehr als 90 Tage alt sind. Im Papierkorb findet nach mehr als 30 Tagen eine endgültige Löschung statt. Diese Löschung ist dann unwiederbringlich, auch eine selektive Wiederherstellung von Nachrichten nicht mehr möglich. Bevor zum 1. April die ersten automatischen Löschungen erfolgen, erhalten die Postfachinhaber jedoch eine E Mail, in der dies angekündigt werde, so die BRAK.
Unsere Empfehlung zur Sicherung Ihrer beA Kommunikation
Wir empfehlen Anwältinnen und Anwälten dringend, für die Speicherung Ihrer Nachrichten Sorge zu tragen. Falls Sie keine Anwaltssoftware nutzen, die die Speicherung Ihrer beA Nachrichten und Anlagen für Sie automatisch übernimmt, müssen Sie den Export Ihrer Nachrichten händisch vornehmen. Wichtig: Prüfen Sie, welche E Mail Adresse für die Benachrichtigungen der anstehenden Löschung hinterlegt haben. Diese Information finden Sie in den Einstellungen Ihres beA Postfachs. Und aktualisieren Sie die Adresse bei Bedarf.
Ebenfalls wichtig: Exportieren Sie alle Nachrichten, die Sie benötigen, noch vor dem 1. April 2019. Speichern Sie diese an anderer Stelle ab, ein Ausdrucken der Nachrichten allein reicht nicht aus, um auf alle Details (wie beispielsweise Zeitpunkt des Versands und des Zugangs der Nachricht) zugreifen zu können.
Leider muss jede Nachricht einzeln gesichert werden. Und so funktioniert es: Um eine Nachricht zu exportieren, öffnen Sie diese. Erzeugen Sie unter der Funktion „sonstige Funktionen“ eine ZIP Datei und speichern Sie diese unter sprechendem Namen und der Nachrichten ID lokal ab. Weitere Details finden Sie hier.
Aktualisierung vom 24. März 2019: Aufgrund technischer Besonderheiten – die beA KSW Schnittstelle und die dahinterliegende EGVP Struktur laufen derzeit nicht synchron – ist eine an das beA erfolgreich übergebene Nachricht nicht gleichbedeutend mit einer erfolgreichen Zustellung der Nachricht bei Gericht. Die EGVP Struktur gibt dies so vor und demzufolge tritt diese Besonderheit bei jeder Kanzleisoftware auf, die die KSW Schnittstelle nutzt. Wir empfehlen Ihnen daher, die Handlungsempfehlungen Ihres Software Anbieters zu diesem Punkt zu konsultieren. Die BRAK kündigte an, diese Situation in einem kommenden Update der KSW Schnittstelle zu beheben.
Umstieg auf elektronische Aktenführung von der BRAK empfohlen
Häufig nutzen Anwältinnen und Anwälte noch ein doppeltes System aus Papier und elektronischer Akte. Die Zukunft der Kanzleiorganisation liegt in der elektronischen Aktenführung. So empfiehlt die BRAK, ganz auf die elektronische Variante umzusteigen, um Mehrarbeit, Medienbrüche und Informationsverlust durch unterschiedliche Wissensstände zu vermeiden.
Mit zunehmender Kommunikation über das beA Postfach kommt ein weiteres Argument für den Umstieg hinzu: Wer ausschließlich den Webclient verwendet, für den wird sich der administrativen Aufwand der Nachrichtenverwaltung und sicherung deutlich erhöhen: Allein für den Empfang eines elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB) werden im beA Postfach sieben Dateien erzeugt, die es zu sichern gilt. Bei Nachrichten mit Schriftsatz und Anlagen steigt die Zahl der Dateien um ein Vielfaches: um die Dokumente selbst und die entsprechenden Signaturdateien. Und das pro Nachricht.
Kanzleimanagement Lösungen schaffen Abhilfe
Der große Vorteil einer Kanzleisoftware, wie etwa wie etwa AnNoText oder die Cloud-Kanzleisoftware Kleos, besteht in der nahtlosen Integration des beA Anwaltspostfachs in die Fachsoftware. Eine einheitliche Anwenderoberfläche erhöht den Komfort und erspart dem Anwender und der Anwenderin aufwendige Tätigkeiten wie das oben beschriebene Exportieren von Nachrichten aus dem beA Webportal: der Export ihrer Nachrichten in die Kleos Datenbank wird vollautomatisch vorgenommen. Nachrichten samt Anlagen lassen sich einfach und aktenbezogen sichern.
Ähnlich komfortabel gestaltet sich bei Kleos das Versenden von Dokumenten über das beA, da die beA Versandroutinen im Hintergrund ablaufen. Softwarezertifikate für die qualifizierte elektronische Signatur sind beispielsweise in Kleos hinterlegt. Außerdem werden die Arbeitsprozesse zwischen Fachangestellten und Anwälten praxistauglich abgebbildet: wenn beispielsweise der Sachbearbeiter die Dokumente erstellt, der Anwalt signiert und der Sachbearbeiter wiederum für den Versand verantwortlich ist. Außerdem können mehrere Anwender gleichzeitig auf das beA zugreifen.
Auch der Umgang mit dem elektronischen Empfangsbekenntnis (eEB) ist für Anwälte bei Kleos intuitiv und praxisnah gedacht. Das eEB ist voll in Kleos integriert und kann auch arbeitsteilig genutzt werden. Kleos speichert die Informationen des eEB in der Akte – so auch, wann Sie ein eEB abgegeben oder auch abgelehnt haben. Sie müssen sich also nicht mehr in das beA Webportal einwählen und dort nach den relevanten Informationen suchen. Damit Sie für alle Fälle gerüstet sind, löscht die Kanzleisoftware Kleos abgeholte Nachrichten nicht aus Ihrem beA Postfach. So haben Sie die Möglichkeit, die relevanten Nachrichten zu einem Vorgang einzusehen, bis die Löschroutinen der BRAK greifen.
Das beA liefert gute Gründe für die digitale Kanzleiführung
Das beA erhöht bei Anwälten das Notwendigkeit, die Kommunikation mit den Gerichten auf elektronischem Wege zu führen. Eine digitale Aktenführung und eine technologische Unterstützung sind heute fast unausweichlich – besonders wenn Sie mit den aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihrer Mandanten mithalten wollen. Dabei wird eine leistungsstarke Kanzleisoftware zum zentralen Datenhub in der Kanzlei werden und als Arbeitsmittel für Fachangestellte aber auch den Anwalt selbst immer wichtiger werden.
Dabei ist es im Interesse der Kanzleien, wenn Ihnen neben eine Software zur Stammdaten und Aktenverwaltung auch smarte Tools für optimierte Kanzleiabläufe zur Verfügung stehen. Die Kanzleisoftware Kleos von Wolters Kluwer verfügt über zukunftssichere Module wie das sichere Mandantenportal Kleos Connect oder die Anbindung an innovative LegalTech Lösungen aus dem Hause Wolters Kluwer, die vom digitalen Diktat mit Spracherkennung bis hin zur Dokumenten Automatisierung reichen.
