Polityka prywatności Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o. dotycząca przetwarzania danych osobowych dla potrzeb rekrutacji

Spis treści:
1. Wprowadzenie. Cele Polityki.
2. Zakres zastosowania Polityki
3. Definicje
4. Zarządzanie
5. Zasady ochrony danych osobowych
6. Dane wrażliwe
7. Ochrona danych w fazie projektowania i ocena skutków dla ochrony danych
8. Informacje szczegółowe na temat przetwarzania danych osobowych przez Wolters Kluwer na potrzeby rekrutacji
9. Udostępnianie danych osobowych i/lub przekazywanie ich do państw trzecich
10. Prawa podmiotów danych
11. Postanowienia końcowe  

 

1. Wprowadzenie

Ochrona danych osobowych zawsze była traktowana jako jeden z najważniejszych aspektów w działalności Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o. (dalej: „Wolters Kluwer” lub zamiennie „Wolters Kluwer Polska”), jak i w całej grupie kapitałowej Wolters Kluwer. Jako wydawca, a także podmiot dostarczający publikacje zawierające informację prawną oraz narzędzia i oprogramowanie pomocne przy obsłudze wielu procesów w pracy profesjonalistów, przedsiębiorstw i administracji publicznej czujemy się szczególnie odpowiedzialni za bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych przez nas w związku z naszą działalnością – również w procesach rekrutacji. Naszym celem jest również należyte informowanie Państwa o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Niniejsza polityka odzwierciedla również pozostałe powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego w obszarze ochrony danych osobowych, w tym ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawę z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. ustawa wdrażająca RODO). Wszystkie dane osobowe, niezależnie od celów i metod ich zbierania, przetwarzania i wykorzystywania, muszą być przetwarzane zgodnie z bezwzględnymi przepisami prawa i niniejszą Polityką. Z tego względu, w niniejszym dokumencie informujemy o podstawach prawnych przetwarzania  danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych - w kontekście prowadzonych przez nas rekrutacji. Wszystkie informacje zawarte w niniejszej Polityce prywatności związane są zatem z ww. procesami rekrutacyjnymi prowadzonymi przez Wolters Kluwer.

Kluczowe cele przyświecające wprowadzeniu niniejszej Polityki to:
- odzwierciedlenie obowiązujących przepisów prawa o ochronie danych osobowych i jednoznaczne opisanie zasad przetwarzania danych osobowych w Wolters Kluwer, służących jako podstawa dla realizowanych procesów w kontekście rekrutacji
- dostarczenie dalszych wytycznych i promowanie przetwarzania w zgodzie z przepisami prawa o ochronie danych osobowych
- wdrożenie zobowiązań grupy kapitałowej Wolters Kluwer w zakresie ochrony prywatności i jej wytycznych (Data Privacy Commitments, Employee Data Privacy Policy) odzwierciedlających ogólną wizję i misję ochrony danych, a także podejście do wymogów dotyczących ochrony danych w kontekście zatrudnienia.

2. Zakres zastosowania Polityki

Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do tych przypadków, w których Wolters Kluwer jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe na potrzeby swoich rekrutacji. Dotyczy to zarówno przypadków, w których Wolters Kluwer przetwarza dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskaliśmy od podmiotów, które pomagają nam w procesie rekrutacji (np. agencji zatrudnienia). Wolters Kluwer realizuje swoje obowiązki informacyjne w obu powyższych przypadkach, określone odpowiednio w art. 13 i art. 14 RODO zgodnie z tymi przepisami. Poniżej wskazujemy pełne dane Wolters Kluwer jako administratora danych osobowych:

Wolters Kluwer Polska Sp. z. o.o. z siedzibą przy ul. Przyokopowej 33, 01-208 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS 0000709879, o kapitale zakładowym (kapitale wpłaconym w całości) w wysokości 19.919.527 PLN, NIP 583-001-89-31, REGON 190610277

 

Osoby, których dane osobowe dotyczą, mogą skontaktować się z nami w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych pisemnie na wyżej wskazany adres lub pocztą elektroniczną na adres e-mail naszego Inspektora Ochrony Danych Osobowych: [email protected]

3. Podstawowe pojęcia

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. W procesach swoich rekrutacji Wolters Kluwer przetwarza dane osobowe jako administrator danych osobowych, czyli decyduje o celach i środkach przetwarzania. Wolters Kluwer może przetwarzać dane w różnych celach, przy czym w zależności od celu, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania. W dalszej części Polityki wskazujemy i wyjaśniamy zarówno cele, jak i podstawy prawne przetwarzania.

4. Zarządzanie

W ramach globalnego programu ochrony danych osobowych grupa kapitałowa Wolters Kluwer firma wdrożyła strukturę zarządzania ochroną danych, w tym powołała Dział Ochrony Prywatności, pod kierownictwem Korporacyjnego Inspektora Ochrony Danych (Corporate Privacy Officer). Korporacyjny Inspektor Ochrony Danych nadzoruje globalną zgodność grupy kapitałowej Wolters Kluwer w zakresie ochrony danych, co obejmuje monitorowanie stosowania niniejszej Polityki przez Wolters Kluwer Polska, zwiększanie globalnej świadomości wśród pracowników zajmujących się procesami rekrutacji oraz doradztwo w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych w tym zakresie. Korporacyjny Inspektor Ochrony Danych podlega Zarządowi Wolters Kluwer N.V. Koordynatorzy Ochrony Danych w Pionach oraz lokalni Inspektorzy Ochrony Danych i/lub inne osoby odpowiedzialne za ochronę danych osobowych są pierwszym punktem kontaktu na poziomie Pionu lokalnego. Osoby te nadzorują realizację zgodności w zakresie ochrony danych na poziomie pionu lub na poziomie lokalnym w grupie kapitałowej Wolters Kluwer. W przypadku Wolters Kluwer Polska wyżej wspomnianym „pionem lokalnym” jest Inspektor Ochrony Danych Osobowych Wolters Kluwer Polska działający wraz prawnikiem/prawnikami specjalizującym/i się w ochronie danych osobowych.

5. Zasady ochrony danych osobowych

Zasady ochrony danych osobowych to powszechnie przyjęte, wywodzące się z przepisów prawa standardy przetwarzania tych danych. Wolters Kluwer dba o przestrzeganie tych zasad przy postępowaniu z danymi osobowymi w ramach procesów rekrutacji. Poniżej znajduje się opis tych zasad:

Zasada: Zgodność przetwarzania z prawem

Aby przetwarzanie danych osobowych było zgodne z prawem, wymaga w każdym przypadku ważnej podstawy przetwarzania, czyli podstawy prawnej, w oparciu o którą można przetwarzać dane osobowe. Przepisy prawa wyróżniają rodzaje tych podstaw. Przedstawiamy je poniżej (w kolejności niehierarchicznej) oraz staramy się je zwięźle opisać:
- wykonanie umowy
- wywiązanie się z obowiązku prawnego
- ochrona żywotnych podmiotu danych
- prawnie uzasadniony interes Wolters Kluwer jako administratora danych
- zgoda

Podstawa 1: Wykonanie umowy

Przetwarzanie danych osobowych może być zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do wykonania obowiązków wynikających z umowy, w tym z umowy o pracę lub o współpracę.

Podstawa 2: Wywiązanie się z obowiązku prawnego

Przetwarzanie danych osobowych może być zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne dla wywiązania się z obowiązków prawnych, których Wolters Kluwer musi przestrzegać.

Podstawa 3: Ochrona żywotnych interesów podmiotu danych

Przetwarzanie danych osobowych może być zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne dla ochrony „żywotnych interesów” danej osoby. „Żywotny interes” oznacza na przykład, że dana osoba może znajdować się w sytuacji zagrożenia życia i potrzebuje natychmiastowej pomocy medycznej, jednocześnie nie będąc w stanie wyrazić zgody na przetwarzanie danych osobowych w tej sytuacji.

Podstawa 4: Prawnie uzasadnione interesy Wolters Kluwer

Przetwarzanie danych osobowych może być zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne z uwagi na prawnie uzasadnione interesy administratora danych. Oznacza to, że Wolters Kluwer ma interes w przetwarzaniu określonych danych osobowych, a ten interes musi być „prawnie uzasadniony”. Zastosowanie tej podstawy zawsze wymaga starannej oceny interesów firmy Wolters Kluwer pod kątem praw i swobód osoby fizycznej będącej podmiotem danych, w tym również sprawdzenia, czy może ona zasadnie spodziewać się przetwarzania jej danych osobowych w kontekście rekrutacji czy przyszłego zatrudnienia. Względy, z uwagi na które Wolters Kluwer uznaje, że posiada prawnie uzasadniony interes w przetwarzaniu danych w każdym przypadku muszą być wyjaśnione, uzasadnione i udokumentowane. Za przeprowadzenie oceny odpowiada Inspektor Ochrony Danych Osobowych i/lub prawnik Wolters Kluwer Polska.

Podstawa 5: Zgoda

Wolters Kluwer może rozważyć, czy zgoda może posłużyć jako podstawa przetwarzania, wyłącznie w przypadku, gdy żadna z powyższych podstaw przetwarzania 1-4 nie ma zastosowania lub zgodę jako podstawę przetwarzania przewidują szczególne przepisy prawa. Taka zgoda może być więc wykorzystana wyłącznie wtedy, gdy czynność przetwarzania nie ma przewidywalnych negatywnych konsekwencji dla podmiotu danych lub jeżeli jest dopuszczalna na mocy obowiązującego prawa.

Zasada: Rzetelność i przejrzystość przetwarzania

Dane osobowe muszą być przetwarzane w sposób rzetelny i przejrzysty. Wolters Kluwer zawsze rozważa zasadne oczekiwania osób, których dane dotyczą, możliwy skutek przetwarzania oraz ich zdolność do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych osobowych w przypadkach przez prawo przewidzianych. Wymóg przejrzystości oznacza otwartość w zakresie przetwarzania danych, dzięki czemu podmioty danych wiedzą, kto jest administratorem ich danych osobowych i jakie dane osobowe są przetwarzane oraz w jakich celach. Kolejnym ważnym aspektem przejrzystości jest informowanie o prawach przysługujących im na podstawie obowiązujących przepisów o ochronie danych oraz o możliwości korzystania z tych praw. Więcej informacji na temat znajduje się w dalszej części niniejszej Polityki.

Zasada: Ograniczenie celu

Ta zasada oznacza, że dane osobowe mogą być zbierane wyłącznie w określonych celach. Każda czynność przetwarzania ma własny cel lub cele, które muszą zostać określone i udokumentowane przez Wolters Kluwer w tzw. rejestrze czynności przetwarzania. Gdy ww. dane są zbierane w określonym celu, mogą być wykorzystane do innego celu wyłącznie wówczas, gdy ten nowy cel jest kompatybilny z pierwszym celem. Jeżeli nowy cel nie jest kompatybilny, należy wybrać i zastosować nową podstawę przetwarzania.

Zasada: Minimalizacja danych

Wszystkie przetwarzane dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne i ograniczone do tych danych, które są niezbędne do celów czynności przetwarzania. Wolters Kluwer powinna przetwarzać dane wyłącznie w przypadku rzeczywistej potrzeby ich uzyskania.

Zasada: Prawidłowość danych

Ta zasada oznacza konieczność podjęcia kroków w celu zapewnienia prawidłowości i aktualności danych osobowych. W przypadku uzyskania wiedzy o niezgodności (w tym nieaktualności) danych osobowych, Wolters Kluwer dokona sprostowania lub usunięcia danych bez zbędnej zwłoki. Osoby, które uzyskają wiedzę o ww. niezgodnościach w zakresie swoich danych osobowych, muszą mieć możliwość zgłoszenia tej kwestii i w razie potrzeby ich sprostowania.

Zasada: Ograniczenie przechowywania

Dane osobowe nie mogą być przechowywane przez czas dłuższy niż potrzebny lub wymagany przepisami prawa. Dane muszą być regularnie weryfikowane i usuwane, jeżeli nie są już potrzebne. Zamiast usunięcia mogą być przechowywane w formacie, w którym nie ma już możliwości zidentyfikowania osoby; na przykład poprzez zanonimizowanie danych. Okres przechowywania wskazuje czas, przez jaki określone dane osobowe mogą być przechowywane. Długość okresu przechowywania jest zależna częściowo od celów i podstaw prawnych przetwarzania. Przy ustalaniu okresu przechowywania danych osobowych należy również uwzględnić prawne zobowiązania dotyczące przechowywania dokumentacji. Wolters Kluwer przechowuje dane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.

Zasady: Integralność i poufność

Dane osobowe muszą być przetwarzane w sposób bezpieczny i chroniony. Oznacza to na przykład ochronę przed nieuprawnionym dostępem do danych lub przed uszkodzeniem danych. Wolters Kluwer odpowiada za stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa ww. danych. Rodzaj tych środków zależy od rodzaju i wrażliwości przetwarzanych danych osobowych. Środki te należy ustalać indywidualnie w poszczególnych przypadkach. W przypadku wystąpienia incydentu związanego z naruszeniem poufności danych, skutkującego (lub potencjalnie skutkującego) ryzykiem dla bezpieczeństwa danych osobowych należy poinformować o tym incydencie Inspektora Ochrony Danych Osobowych Wolters Kluwer Polska.

Zasada: Rozliczalność

Wolters Kluwer musi przyjąć odpowiedzialność za przestrzeganie opisanych powyżej zasad ochrony danych osobowych. Wolters Kluwer ma świadomość, że prawidłowe i zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych przyczynia się do sukcesu przedsiębiorstwa i pozwala na utrzymanie zaufania do nas.

6. Dane wrażliwe

Określone rodzaje danych osobowych, występujące w przepisach o ochronie danych jako dane osobowe „szczególnych kategorii”, są szczególnie wrażliwe, a tym samym podlegają bardziej rygorystycznym zobowiązaniom w zakresie ochrony danych i są często zwane danymi wrażliwymi. Przykładowe dane wrażliwe to: dane dotyczące stanu zdrowia, przynależności do związków zawodowych, pochodzenia rasowego lub etnicznego bądź orientacji seksualnej, lub dane uwzględniające prywatne opinie bądź przekonania polityczne.

Wolters Kluwer powinna unikać przetwarzania danych wrażliwych, o ile nie ma ku temu istotnych powodów lub ich przetwarzanie jest podyktowane przepisami prawa. Mogą to być sytuacje, w których przetwarzanie jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów danej osoby lub jeżeli udzieliła ona zgody na przetwarzanie takich wrażliwych danych. Inne przykłady to wykonywanie obowiązków prawnych. W każdym przypadku przetwarzania danych wrażliwych wprowadzone zostały dodatkowe środki bezpieczeństwa.

7. Ochrona danych w fazie projektowania i ocena skutków dla ochrony danych

Wolters Kluwer może opracowywać nowe systemy lub inicjować czynności biznesowe, które mogą obejmować przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy, a także jej pracowników i współpracowników. Celem firmy Wolters Kluwer jest zapewnienie uwzględnienia ochrony tych danych na wczesnym etapie opracowania nowego przetwarzania. Tym samym celem Wolters Kluwer jest wdrożenie środków na etapie projektowania w cyklu tworzenia oprogramowania lub w procesie konfiguracji. Te wdrożone środki będą obejmować wszystkie zasady ochrony danych, opisane w niniejszej polityce.

W określonych okolicznościach, w tym w razie potrzeby wywiązania się z obowiązku prawnego, Wolters Kluwer może ustalić według własnego uznania, że proponowane przetwarzanie obejmujące przetwarzanie danych osobowych może stwarzać zwiększone ryzyko dla ich praw i wolności. W tym celu Wolters Kluwer przeprowadza ocenę skutków dla ochrony danych. Ocena skutków obejmuje ocenę na przykład następujących aspektów przetwarzania: cele wykonywania danej czynności, ryzyko dla podmiotu danych, wykorzystanie nowych technologii oraz środki, które można wprowadzić w celu złagodzenia skutków dla danych osobowych.

8. Informacje szczegółowe na temat przetwarzania danych osobowych przez Wolters Kluwer na potrzeby rekrutacji

8.1.Pragniemy zachować przejrzystość w zakresie sposobów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, a także celów dla których Wolters Kluwer przetwarza dane osobowe na potrzeby rekrutacji. Dbamy o to, by każdorazowo wskazać niezbędne informacje w tym zakresie każdej osobie, której dane osobowe przetwarzamy jako administrator danych. Kierując się tym, by nasze wyjaśnienie tych kwestii było jak najbardziej czytelne, przedstawiamy poniższe informacje.

8.2. Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych osobowych. Na naszych stronach internetowych umożliwiających aplikowanie o pracę używamy szyfrowanej transmisji danych (SSL), co zapewnia ochronę identyfikujących Cię danych oraz znacząco utrudnia przechwycenie dostępu do Twoich danych przez nieupoważnione systemy lub osoby. Zapewniamy również techniczne i organizacyjne środki ochrony przy przechowywaniu i pozostałym przetwarzaniu Twoich danych osobowych w naszej siedzibie i biurach, a także przy wykorzystaniu naszych systemów informatycznych i sieci internet.

8.3. Cel przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie na potrzeby prowadzonego przez nas procesu rekrutacji. Przez proces rekrutacji należy rozumieć poszukiwanie kandydatów do świadczenia pracy (w oparciu o stosunek pracy w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1976 r. Kodeks pracy, dalej: „Kodeks pracy”) lub kandydatów do świadczenia pracy lub usług na podstawie innych niż stosunek pracy form zatrudnienia, w tym umów cywilnoprawnych. W dalszej treści niniejszej Polityki możemy występować jako przyszły pracodawca w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy i zwani jesteśmy w związku z tym „pracodawcą”, a niekiedy poszukujemy kandydatów na potrzeby zatrudnienia innego niż oparte o stosunek pracy i wówczas nie używamy określenia „pracodawca”, a możemy posługiwać się innymi nazwami, np. „zleceniodawcą”.

8.4. Podstawowe informacje dotyczące procesu rekrutacji

Proces rekrutacji możemy prowadzić samodzielnie, za pomocą strony www. http://www.kariera.wolterskluwer.pl/ (dalej: strona Kariera Wolters Kluwer) lub innych stron internetowych, jak i za pośrednictwem podmiotów trzecich, w tym agencji zatrudnienia. W sytuacji, w której proces rekrutacji prowadzimy samodzielnie, od początku jesteśmy administratorem Twoich danych osobowych udostępnionych nam w ramach tego procesu. Jeśli zaś na potrzeby rekrutacji posługujemy się podmiotami trzecimi, które przesyłają do nas aplikacje (podania o zatrudnienie, w tym CV) kandydatów, początkowo, tj. w fazie zbierania tych danych podmioty te są niezależnymi od nas administratorami danych osobowych, a my stajemy się administratorem danych osobowych zawartych w ww. aplikacjach (podaniach o pracę) dopiero w momencie otrzymania ww. aplikacji (podań o pracę) i zawartych w nich danych osobowych. Każdorazowo podpisujemy z tego rodzaju podmiotami (agencjami zatrudnienia) stosowne umowy o współpracy i umowy dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym zobowiązujemy te podmioty do działania zgodnego z prawem i należytej ochrony danych osobowych. Pamiętaj jednak, że póki Wolters Kluwer nie otrzyma ww. aplikacji (podania o pracę), nie ma dostępu do Twoich danych ani wpływu na to, jak dane te są przetwarzane i nie ponosi za to odpowiedzialności. Niniejsza Polityka ma zastosowanie do Wolters Kluwer od momentu, w którym stajemy się administratorem Twoich danych osobowych.

8.5. Jakie dane osobowe przetwarzamy i na jakiej podstawie prawnej? Jak długo przechowujemy dane?

8.5.1. Kierujemy się zasadą minimalizacji przetwarzania, która jest jedną z podstawowych zasad RODO i nie pozyskujemy nadmiarowych danych osobowych. Oznacza to, że w naszych formularzach służących aplikowaniu o pracę oczekujemy podania wyłącznie tych danych osobowych, których pozyskanie jest zgodne w świetle obowiązujących przepisów prawa. Opieramy się tu na katalogu danych osobowych, które zostały wskazane w art. 221 Kodeksu pracy:
- imię (imiona) i nazwisko;
- data urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez osobę,
a gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, również:
- informacje o wykształceniu;
- informacje o kwalifikacjach zawodowych
- informacje o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

8.5.2. Pamiętaj zatem, że jeśli zdecydujesz się podać inne dane osobowe, dostarczając w tym celu dokumenty, kopie dokumentów, CV, robisz to dobrowolnie i udzielasz nam zgody na ich przetwarzanie w celach przeprowadzania procesu rekrutacji na zasadach opisanych w niniejszej Polityce. Innymi słowy, Twoja zgoda jako osoby ubiegającej się o zatrudnienie może stanowić dla nas podstawę do przetwarzania Twoich danych osobowych wyłącznie wtedy, gdy przekazanie tych danych (objętych zgodą, dla których nie mamy innej podstawy prawnej przetwarzania) następuje z Twojej inicjatywy. Brak tej zgody lub jej wycofanie nigdy nie jest podstawą niekorzystnego potraktowania Ciebie ani nie powoduje wobec Ciebie jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza zaś nie stanowi przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia.

8.5.3. Szanując Twoją prywatność zniechęcamy do podawania informacji o stanie zdrowia (chyba że jest to niezbędne z uwagi na szczególne okoliczności towarzyszące stanowisku pracy lub z uwagi na Twoją sytuację), czy innych wrażliwych danych.

8.5.4. Wskazujemy jednocześnie, że możemy prosić Cię o podanie innych informacji (jak np. informacji o preferowanej lokalizacji pracy czy oczekiwanych zarobkach), ale nie są to dane osobowe. Na podstawie tego rodzaju informacji możemy dokonywać segmentacji podań o pracę na podstawie określonych kryteriów, które są zgodne z prawem, jako niezbędnych do aplikowania na dane stanowisko, w tym na przykład oczekiwanych zarobków lub lokalizacji. Możemy stosować w tym zakresie mechanizmy, które ułatwiają nam pracę w zakresie analizy tego rodzaju informacji, w tym narzędzia umożliwiające zautomatyzowaną selekcję podań o pracę. Podkreślamy jednak, że nie stosujemy tych narzędzi w odniesieniu do zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, w tym profilowania, ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

8.5.5. Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe zawarte w podaniu o pracę w zakresie niezbędnym do zabezpieczenia dochodzenia ewentualnych roszczeń, zarówno na potrzeby dochodzenia ich przez nas, jak i obrony przed ewentualnymi roszczeniami czy postępowaniami sądowymi, sądowo-administracyjnymi lub administracyjnymi. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym zakresie nasz prawnie uzasadniony interes jako administratora danych.

8.5.6. W przypadku zakończenia rekrutacji, jeśli nie doszło do zatrudnienia, co do zasady dane osobowe usuwamy lub anonimizujemy niezwłocznie po wyczerpaniu celu, dla którego zostały zebrane (czyli po zakończeniu rekrutacji), chyba, że:
- kandydat wyrazi zgodę na dłuższe ich przechowywanie dla celów ew. przyszłych rekrutacji;
- dojdziemy do wniosku, na podstawie okoliczności procesu rekrutacyjnego, że przysługuje nam prawnie uzasadniony interes administratora danych w zabezpieczeniu ewentualnych roszczeń związanych z danym procesem rekrutacji i możemy na jego podstawie przechowywać dane dłużej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; w takim przypadku okres ten trwa jednak nie dłużej niż dwanaście miesięcy.

8.5.7. Nadto, na stronach internetowych służących pozyskiwaniu przez nas zgłoszeń kandydatów do pracy, w tym na stronie Kariera Wolters Kluwer posługujemy się również małymi plikami tekstowymi zwanymi cookies oraz możemy przetwarzać Twój numer IP, dla celów weryfikacji ruchu na stronie i celów statystycznych. Zasady postępowania z ww. plikami określa nasza ogólna polityka zarządzania cookies dostępna na naszych stronach internetowych, w tym na ww. stronie.

9. Udostępnianie danych osobowych i/lub przekazywanie ich do państw trzecich

9.1.Spółki z grupy kapitałowej Wolters Kluwer
Z uwagi na wewnętrzną strukturę organizacyjną grupy kapitałowej może zdarzyć się tak, że na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych mamy prawo przesyłać dane osobowe zawarte w Twojej aplikacji (podaniu o pracę) osobom zatrudnionym przez inne spółki z grupy Wolters Kluwer. Jest to podyktowane faktem, że Wolters Kluwer należy do większej grupy kapitałowej, której pewne procesy, jak to bywa we współczesnym świecie, są scentralizowane lub znajdują się pod pewną kontrolą po to, by zapewnić zgodność działania poszczególnych spółek z przepisami prawa i wartościami przyjętymi w Grupie, mającymi na celu ochronę przed nierównym traktowaniem, dyskryminacją czy naruszeniem dóbr osobistych.

9.2. Nasi podwykonawcy
W proces przetwarzania danych osobowych zaangażowani są również nasi dostawcy systemów informatycznych, z których korzystamy w naszej podstawowej działalności w zakresie serwisowania oprogramowania operacyjnego lub narzędziowego, czy usług hostingu. Z podmiotami tymi mamy podpisane odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych:
- Gavdi Polska S.A. ul. Emilii Plater 28, 00-001 Warszawa
- People Doc. Inc. 535 Eighth Avenue, 18th Floor, Suite 1800, New York, NY 10018

9.3. Przekazywanie danych do państw trzecich
Poza niektórymi spółkami z grupy kapitałowej Wolters Kluwer i podwykonawcą wskazanym w pkt 8.6.2. powyżej, wszystkie pozostałe podmioty zaangażowane przez nas w proces rekrutacji mają swoje siedziby w Polsce lub na terenie EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego). Jedynie w przypadkach, w których dla potrzeb naszego prawnie uzasadnionego interesu konieczne jest przekazywanie danych osobowych poza obszar EOG, dokonujemy takiego przekazania tylko w oparciu o zawarte umowy, gwarantujące wysoki stopień ochrony danych osobowych, tj. adekwatne zasady ochrony, wynikające z zobowiązania do stosowania standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE) lub uczestnictwa w programie "Tarcza Prywatności" ustanowionym na mocy decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA.

9.4. Udostępniane danych osobowych jako wypełnienie obowiązku prawnego
Jeśli na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa zostaniemy zobowiązani do udostępnienia Twoich danych osobowych uprawnionym do tego w myśl tych przepisów organów publicznych, będziemy musieli to zrobić. W szczególności chodzi tu o jednostki organizacyjne prokuratury, sądy, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W miarę możliwości, o ile będzie to dozwolone prawem, poinformujemy Cię o takim udostępnieniu.

10. Prawa podmiotów danych

Osoby fizyczne, których dane osobowe przetwarzamy, czyli podmioty danych, mają określone prawa dotyczące swoich danych osobowych, a Wolters Kluwer jako administrator tych danych odpowiada za realizację tych praw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku wszelkich pytań i próśb dotyczących zakresu i realizacji praw, a także w celu skontaktowania się z nami właśnie w celu skorzystania z określonego uprawnienia w zakresie ochrony danych osobowych prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych Wolters Kluwer Polska („IODO”), pod adresem e-mail: [email protected].
Wolters Kluwer zastrzega prawo realizacji poniższych uprawnień po pozytywnym zweryfikowaniu tożsamości osoby ubiegającej się o dokonanie danej czynności, a nadto w każdym przypadku otrzymaną prośbę IODO może przekazać do realizacji do odpowiedniej osoby z obszaru HR.

Prawo dostępu do danych osobowych
Prawo to polega na możliwości uzyskania od Wolters Kluwer informacji o danych osobowych przetwarzanych przez nią w związku z rekrutacją i uzyskania dostępu do tych danych.

Jak to zrobić? By skorzystać z tego prawa, podmiot danych Wolters Kluwer powinien wysłać stosowną prośbę o udzielenie informacji o danych osobowych przetwarzanych przez Wolters Kluwer w związku z zatrudnieniem do Inspektora Ochrony Danych Osobowych Wolters Kluwer i postępować dalej zgodnie z jego instrukcjami. Wysłanie prośby winno nastąpić na adres e-mail IODO wskazany wyżej.

 

Prawo do zmiany (sprostowania) danych osobowych
Prawo to polega na możliwości żądania sprostowania, a więc zmiany - w tym zaktualizowana - swoich danych osobowych, które przetwarza Wolters Kluwer w związku z procesem rekrutacji.

Jak to zrobić? Jeżeli jest to możliwe z uwagi na stosowane systemy informatyczne w ramach tzw. samoobsługi, podmiot danych powinien dokonać sprostowania danych samodzielnie. Jeśli nie jest to możliwe lub z innych względów podmiot danych wolałby skierować prośbę do Wolters Kluwer, wówczas powinien on wysłać stosowną prośbę o sprostowanie danych do Inspektora Ochrony Danych Osobowych Wolters Kluwer i postępować dalej zgodnie z jego instrukcjami. Wysłanie prośby winno nastąpić na adres e-mail IODO wskazany wyżej.

 

Prawo do wycofania zgody
W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, podmiot danych ma prawo w dowolnej chwili wycofać tę zgodę. Informujemy o tym prawie w każdym momencie zbierania zgód i umożliwiamy wycofanie zgody w tak łatwy sposób, jak jej udzielono.

Jak to zrobić? Jeżeli jest to możliwe z uwagi na stosowane systemy informatyczne w ramach tzw. samoobsługi lub jeśli podano inny sposób odwołania zgody, podmiot danych powinien odwołać zgodę przy wykorzystaniu tych systemów/wskazanego sposobu. Jeśli w danym przypadku nie jest to możliwe lub z innych względów podmiot danych wolałby skierować prośbę do Wolters Kluwer, wówczas powinien on wysłać stosowne oświadczenie o odwołaniu zgody – wskazując, czego to odwołanie zgody dotyczy - do Inspektora Ochrony Danych Osobowych Wolters Kluwer i postępować dalej zgodnie z jego instrukcjami. Wysłanie oświadczenia winno nastąpić na adres e-mail IODO wskazany wyżej.

 

Prawo do ograniczenia przetwarzania
Podmiot danych może żądać od Wolters Kluwer ograniczenia lub zaprzestania przetwarzania jego danych przez określony czas lub na czas nieoznaczony w pewnych szczególnych przypadkach. W pewnych okolicznościach zaakceptowanie wniosku o zaprzestanie przetwarzania może nie być możliwe (np. gdy przetwarzanie jest wymagane w celu wywiązania się z obowiązku prawnego). Podpowiadamy, że prawo to przysługuje np. gdy dana osoba zauważy, że jej dane są nieprawidłowe - wówczas może żądać ograniczenia przetwarzania danych na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych.

Jak to zrobić? By skorzystać z tego prawa, podmiot danych Wolters Kluwer powinien wysłać stosowną prośbę o ograniczenie przetwarzania – wskazując dane, których ograniczenia przetwarzania się domaga i dlaczego - do Inspektora Ochrony Danych Osobowych Wolters Kluwer i postępować dalej zgodnie z jego instrukcjami. Wysłanie prośby winno nastąpić na adres e-mail IODO wskazany wyżej.

 

Prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania
Podmiot danych ma prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w dowolnej chwili, ze względu na swoją szczególną sytuację, chyba że przetwarzanie jest wymagane zgodnie z przepisami prawa. Uwaga: prawo do wniesienia sprzeciwu przysługuje, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, a sprzeciw jest uzasadniony przez ww. szczególną sytuację.

Jak to zrobić? By skorzystać z tego prawa, podmiot danych Wolters Kluwer powinien wysłać stosowne oświadczenie o wyrażeniu sprzeciwu - wskazując dane, wobec przetwarzania których sprzeciwia się i dlaczego - do Inspektora Ochrony Danych Osobowych Wolters Kluwer i postępować dalej zgodnie z jego instrukcjami. Wysłanie prośby winno nastąpić na adres e-mail IODO wskazany wyżej.

 

Prawo do usunięcia danych
Podmiot danych może żądać usunięcia jego danych osobowych w przypadku, gdy dane te nie są już potrzebne dla celów przetwarzania. W pewnych okolicznościach zaakceptowanie wniosku o usunięcie danych może nie być możliwe (np. gdy przetwarzanie danych jest wymagane w celu wywiązania się z obowiązku prawnego, np. przechowywania dokumentacji pracowniczej przez określony czas).

Jak to zrobić? By skorzystać z tego prawa, Podmiot danych Wolters Kluwer powinien wysłać stosowną prośbę wskazując dane, których usunięcia się domaga - do Inspektora Ochrony Danych Osobowych Wolters Kluwer i postępować dalej zgodnie z jego instrukcjami. Wysłanie prośby winno nastąpić na adres e-mail IODO wskazany wyżej.

 

Prawo do przenoszenia danych
Prawo do przenoszenia danych przysługuje osobie wówczas, gdy przetwarzanie danych osoby odbywa się na podstawie jej zgody lub umowy zawartej z nią oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.
Podmiot danych może żądać od Wolters Kluwer otrzymania swoich danych osobowych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem w powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie, na przykład w formacie .CSV lub Excel.

Jak to zrobić? By skorzystać z tego prawa, podmiot danych Wolters Kluwer powinien wysłać stosowną prośbę do Inspektora Ochrony Danych Osobowych Wolters Kluwer i postępować dalej zgodnie z jego instrukcjami. Wysłanie prośby winno nastąpić na adres e-mail IODO wskazany wyżej.

 

Naturalnie, nie ograniczamy kontaktu z nami i umożliwiamy kontakt bezpośredni w siedzibie Wolters Kluwer, a także kontakt listowy (pocztą) lub kontakt telefoniczny i w tym celu podajemy poniższe dane kontaktowe:
Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o.
ul. Przyokopowa 33
01-208 Warszawa

Informujemy, że masz również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

11. Postanowienia końcowe

Zobowiązujemy się do regularnego przeglądu niniejszej Polityki prywatności i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na: nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych, najlepsze praktyki stosowane w obszarze ochrony danych osobowych (Kodeksy dobrych praktyk, jeśli Wolters Kluwer będzie związana takimi Kodeksami, o czym wówczas będziemy informować). Zastrzegamy również możliwość zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmian technologii, przy wykorzystaniu której przetwarzamy dane osobowe (o ile zmiana jej wpływa na brzmienie niniejszego dokumentu), a także w razie zmiany sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzania przez nas danych osobowych.

Ostatnia aktualizacja niniejszego dokumentu miała miejsce dnia 04 maja 2019 r.