Dyrektywa o jawności wynagrodzeń a RODO - 5 kluczowych pytań i odpowiedzi

Czego dowiesz się z tego artykułu?

1. Czy dyrektywa 2023/970 nakazuje ujawnianie indywidualnych wynagrodzeń pracowników?
   Nie. Dyrektywa nakłada obowiązki informacyjne, ale nie przewiduje ujawniania indywidualnych wynagrodzeń – dane muszą być prezentowane w sposób chroniący tożsamość pracowników.
2. Czy informacja o wynagrodzeniu konkretnej osoby może być publicznie dostępna?
   Nie. Dane o wynagrodzeniu są danymi osobowymi i ich ujawnienie musi mieć podstawę prawną, zgodę osoby lub wynikać z uzasadnionego interesu administratora.
3. Czy wszyscy pracownicy mogą poznać wynagrodzenia innych osób w firmie?
   Nie. Pracodawca udostępnia jedynie średnie wynagrodzenia w podziale na płeć i kategorie pracowników, a nie dane indywidualne.
4. Jakie konsekwencje grożą pracownikowi, który ujawni dane o wynagrodzeniach innych osób?
   Może ponieść odpowiedzialność dyscyplinarną lub karną, jeśli wykorzysta dane niezgodnie z celem, w jakim je otrzymał.
5. Jak pracownik może sprawdzić, czy nie jest dyskryminowany płacowo?
   Poprzez dostęp do informacji o strukturze wynagrodzeń, widełkach płacowych i średnich wynagrodzeniach w podziale na płeć i kategorie stanowisk.
6. Jakie dokumenty należy przygotować, by wdrożyć dyrektywę zgodnie z RODO?
   Należy zaktualizować klauzule informacyjne, opracować procedury przetwarzania danych i zawrzeć umowy powierzenia z podmiotami zewnętrznymi.

RODO jedynie mówi, że dane osobowe mają być chronione, a nie zabrania ich ujawniania. Czy prawdą jest, że informacja o zarobkach, jeżeli wynika z przepisów, że ma być jawna, to powinna być publicznie dostępna?

Nie, to nie jest prawda. „informacja o zarobkach” konkretnej osoby jest daną osobową. Jej przetwarzanie, a zatem również ujawnianie, upublicznianie czy rozpowszechnianie (gdyż nie są to pojęcia tożsame) powinno się odbywać zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO. Ujawnienie danych osobowych powinno mieć podstawę – może nią być wykonanie obowiązku wynikającego z przepisu prawa, może być to zgoda osoby, której dane dotyczą, a może to być cel wynikający z prawnie usprawiedliwionych interesów administratora.

Czy wszyscy pracownicy mogą zobaczyć poziom wynagrodzenia na wszystkich stanowiskach w firmie? O ile na stanowiskach podległych mamy pewną liczbę osób, to niestety na stanowisku kierowniczym są 2 osoby, czyli w sumie wszyscy zatrudnieni znaliby ich wynagrodzenie.

Dyrektywa wprowadza obowiązki informacyjne, ale dane należy prezentować tak, aby chronić dane osobowe pracowników.

Pracodawca powinien udostępniać pracownikowi, na jego wniosek informacje dot. JEGO indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz ŚREDNICH poziomów wynagrodzenia w PODZIALE NA PŁEĆ – w odniesieniu do KATEGORII pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości.

Dyrektywa nie przewiduje mechanizmu ujawniania średnich poziomów wynagrodzenia poszczególnych pracowników wszystkim pracownikom.

Jaka byłaby sankcja dla pracownika, który poznawszy wynagrodzenie innych, choćby tego komparatora, rozgłasza to po całej firmie? Może? Czy powinien zobowiązać się do tajemnicy?

Pracownik, który uzyskał dostęp do informacji o wynagrodzeniach innych osób – np. w ramach procedury równościowej lub jako przedstawiciel pracowników – ma obowiązek korzystać z tych danych wyłącznie w granicach celu, w jakim je otrzymał. W szczególnych przypadkach może to prowadzić do odpowiedzialności dyscyplinarnej (art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy), a nawet odpowiedzialności karnej (np. z art. 107 ustawy o ochronie danych osobowych).

W jaki sposób jesteśmy w stanie zweryfikować czy ktoś nie zarabia więcej niż my? Pracownik nie musi ujawniać zarobków. Z widełek na stanowisku może wynikać jedno, a pracodawca może dać swoją kwotę i skąd mamy wiedzieć czy jesteśmy należycie wynagradzani za swoją pracę lub czy nie dochodzi do dyskryminacji?

Weryfikacja, czy pracownik jest równo wynagradzany, nie opiera się na ujawnianiu konkretnych pensji współpracowników, lecz na dostępie do systemowych informacji – takich jak umożliwiająca porównanie struktura wynagrodzeń, widełki, kryteria ustalania płac, przypisanie stanowiska do kategorii wartości pracy. Dyrektywa 2023/970 przyznaje pracownikom prawo do uzyskania informacji, czy ich wynagrodzenie jest niższe niż średnie wynagrodzenie osób przeciwnej płci wykonujących taką samą pracę lub pracę tej samej wartości. Pracodawca musi umożliwić taką ocenę, m.in. przez przejrzyste przypisanie stanowisk do kategorii, zrozumiałe zasady wynagradzania oraz – w razie potrzeby – udzielenie odpowiedzi na indywidualny wniosek pracownika.

A jak się Dyrektywa ma do ochrony danych? Jakie dokumenty należy przygotować (procedury, klauzule itp.)? Na co zwrócić uwagę? Wiemy jedynie o umowach powierzenia z Podmiotami przetwarzającymi (początek szkolenia), którym zlecimy (ewentualnie) pracę nad analizą wynagrodzeń dla danych stanowisk.

Wdrożenie Dyrektywy 2023/970 wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych pracowników – zwłaszcza w zakresie wynagrodzenia, płci, stanowiska czy kategorii zaszeregowania. Pracodawcy powinni zaktualizować klauzule informacyjne, opracować procedury wewnętrzne przetwarzania danych na potrzeby obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych oraz – w razie współpracy z podmiotami zewnętrznymi – zawrzeć odpowiednie umowy powierzenia. Należy także zadbać o zasadę minimalizacji, przejrzystość procesu i ograniczenie ryzyka identyfikacji konkretnych pracowników na etapie raportowania.