Nowy wymiar zawierania umów, czyli wprowadzenie do rozwiązań CLM (Zarządzania Cyklem Życiowym Umów)
„LegalTech Trends” to seria artykułów, które przybliżą temat wykorzystania innowacyjnych narzędzi w procesach prawnych i okołoprawnych. W pierwszym artykule Michał Burek, LL.M., prawnik i doradca restrukturyzacyjny, poruszy tematykę generowania umów do podpisu elektronicznego oraz zarządzania nimi po ich podpisaniu. Zapraszamy do lektury!
Zawieranie umów online nieodłącznie kojarzy się z e-podpisem. Podpis elektroniczny to pojęcie, z którym spotkał się już niemal każdy (zarówno za sprawą coraz to popularniejszych dostawców e-podpisu, pandemii COVID, która zmusiła do poszukiwania rozwiązań do zdalnego zarządzania, oraz na upowszechnieniu profilu zaufanego, kończąc).
Sam podpis to jednak nie wszystko – tak naprawdę w ostatnim czasie rewolucję przechodzi cały cykl życia umowy (CLM).
Obszary CLM
O ile sam e-podpis staje się coraz bardziej powszechny w obrocie, technologia oferuje swoje możliwości w trakcie procesu przygotowania umowy oraz zarządzania umową po jej zawarciu. Segmentów w sferze CLM, gdzie technologia może usprawnić pracę, jest wiele. Zacznijmy od generowania umów, gdzie podstawowym narzędziem tworzenia umowy są edytory tekstu. Najnowsze narzędzia pozwalają na usprawnienie tego procesu poprzez udostępnienie bazy klauzul umownych, zastosowanie automatycznego generowania umowy na podstawie wprowadzonych danych, jak i masowe generowanie dokumentów.
Kolejnym etapem, gdzie technologia może pomóc, jest obieg szkicu umowy i negocjowania warunków. Generowanie kolejnych wersji w dokumentów w edytorach tekstu i wysyłka w wiadomości e-mail może prowadzić do pogubienia się w wersjach i chaosie informacyjnym.
Tymczasem najnowsze rozwiązania oferują kilka ciekawych funkcjonalności. Po pierwsze, możliwe jest zautomatyzowanie obiegu umowy (tzw. workflow) już na etapie wewnętrznych procesów. W większych organizacjach proces zatwierdzania kształtu umowy oraz jej warunków uzależniony jest od różnych czynników, np. kwot. Niektóre rozwiązania (np. amerykańskie rozwiązanie Ironclad) pozwalają na automatyczne wygenerowanie ścieżki do akceptacji przez odpowiednich dyrektorów w sytuacji, w której kwota w umowie przekracza określoną wartość. Dodatkowo określone klauzule umowy mogą zostać przypisane do poszczególnych działów wewnętrznych, dzięki czemu np. prawnicy zajmujący się specjalistyczną gałęzią nie będą tracić czasu na wyszukiwanie odpowiednich pól do edycji.
W przypadku negocjacji z kontrahentem na pomoc przychodzą rozwiązania wspomagające ten proces, np. możliwość nadawania kontrahentom określonych uprawnień edycji, komentowania lub sugerowania zmian na żywo. Powyższe rozwiązania z zakresu „Contract drafting” należą do tzw. narzędzi przed-podpisem.
Obecnie LegalTech oferuje bardzo dużo rozwiązań z zakresu analizy umów (ang. contract review), wspomaganych przez technologie nauczania maszynowego, w tym naturalnego przetwarzania języków. Systemy te, bazując na setkach przetworzonych dokumentów, pomagają w rozpoznaniu charakterystycznych klauzul umownych, takich jak klauzule indeksacyjne, warunki wypowiedzenia umowy, itp. w dziesiątkach umów na raz. Takie rozwiązania wciąż wymagają jednak pomocy wykwalifikowanych specjalistów, którzy „uczą” systemy i je wspomagają.
Stare problemy w nowej odsłonie
W dzisiejszych czasach, gdzie informacja oraz szybkość jej obiegu są kluczowymi wartościami, zarządzanie umowami staje się „wąskim gardłem” procesów sprzedaży, kadrowych, etapu negocjowania warunków oraz zarządzania przedsiębiorstwem. Pomimo upowszechnienia się podpisu elektronicznego, podpisane dokumenty są w istocie martwe – to znaczy że pomimo zmiany formy dokumentu z papierowego na cyfrowy – w efekcie to wciąż statyczny dokument. Nadal przechowujemy dokumenty w (elektronicznych) segregatorach i wciąż istnieje ryzyko ich zagubienia. Do tego, aby zweryfikować status umowy, jej terminy, kwoty oraz istotne klauzule, konieczne jest spojrzenie do jej treści.
Nawet z wykorzystaniem wyżej wspomnianych technologii proces ten obarczony jest ryzykiem błędu i jest czasochłonny. Aneksowanie wciąż odbywa się tradycyjnie: oparte na „martwych” dokumentach, polega na wygenerowaniu kolejnego dokumentu elektronicznego, który często przygotowywany jest przez prawnika, a przed jego sporządzeniem konieczne jest dokładne przeczytanie umowy i wskazanie konkretnych jej zapisów.
Technologia próbuje jednak przebić się z nowym standardem umów, gdzie umowy są „żywymi” dokumentami, samodzielnie podlegającymi zmianom i aktualizacjom.
Żywe umowy jako nadchodzący standard dokumentów
Niezależnie od swojej formy umowa to zbiór danych istotnych dla stron. W kompleksowych systemach CLM proces generowania, negocjowania, zawierania i aneksowania umów zintegrowany jest od samego początku z bazą danych – dzięki temu każdy zapis umowy jest katalogowany i możliwy do podejrzenia, bez otwierania całej umowy.
Po drugie, nowoczesne systemy CLM pozwalają na bieżące monitorowanie statusu podpisania umowy oraz jej aktualnych zapisów. Korzyści potęgować może dodatkowo efekt skali: w organizacjach posiadających setki umów (np. biura księgowe, agencje HR, szkoły, zarządcy nieruchomości, branża najmu sprzętu, branża leasingowa) może się to przełożyć na uszczelnienie procesów zarządzania, przyspieszenie procesu sprzedaży oraz więcej danych pozwalających na podejmowanie bardziej efektywnych decyzji.
Dzięki aktywnym, „żywym” umowom nie jest potrzebna dodatkowa weryfikacja zapisów umowy z bazą danych – ponieważ to umowy same tworzą bazę danych, którą następnie można zintegrować z innymi systemami, np. programem do księgowości czy, bardziej kompleksowo, z systemem ERP. Przy okazji warto podkreślić, jak ważna jest integracja – w obliczu mnogości narzędzi do komunikacji, wymiany dokumentów, zarządzania klientami (CRM) jest ona bardzo istotna. Programy CLM przygotowane na integracje znacząco skracają czas od momentu pozyskania kontaktu do podpisania umowy z klientem, co pomaga w szybszym oswojeniu się z nowym rozwiązaniem.
Podsumowując, obecne rozwiązania technologiczne z zakresu CLM powoli odchodzą od standardu „martwego”, statycznego dokumentu, który nie przekazuje żywych, aktualnych informacji, a zwracają się w stronę zestawu danych, którego obrazem staje się umowa. Pozwala to na szybki podgląd zawsze aktualnych danych umownych, tworzenie ich zestawień, obliczeń i statystyk oraz weryfikację statusów. Przekłada się to na oszczędność czasu w segmentach zarządzania procesem sprzedaży oraz administracji i może znaleźć zastosowanie w organizacjach, które posiadają wiele aktywnych umów (np. branże HR, księgowość, nieruchomości, szkolnictwo czy media).
Warto także odpowiedzieć na kilka pytań w tym temacie:
„Jakie są korzyści nowego standardu umowy?”
Przede wszystkim poczucie bezpieczeństwa, większej kontroli i spokoju. Umowy są zawsze w jednym miejscu, posortowane i uporządkowane. Nie można ich zgubić ani podrobić, umowy raz zawarte – nie ulegają zmianie. Dzięki oparciu umów o zestawy danych, od razu wiadomo, jakie są ich postanowienia oraz w jakim stanie się znajdują: czy są obecnie u kontrahenta, który je analizuje, czy są w trakcie podpisu, a może zostały już podpisane i konieczne jest ich aneksowanie z uwagi na zbliżający się termin zakończenia.
Wszystkie dane dostępne są na żywo i od ręki, bez konieczności sprawdzania każdej umowy po kolei. Dzięki podejściu do umów jako „żywego” zbioru danych możliwa jest ich dalsza automatyzacja, np. masowe podpisywanie czy automatyczne aneksowanie w przypadku spełnienia się określonych warunków.
„Czy to jest bezpieczne”?
Nie mniej bezpieczne niż zawieranie umów w sposób tradycyjny. Nowoczesne narzędzia tworzone są w pełnej zgodności z regulacjami RODO, a ochrona danych osobowych staje się ich wizytówką. Połączenia są odpowiednio szyfrowane, a umowy nie mogą trafić w niepowołane ręce.
„Czy zawarte elektronicznie umowy są ważne?”
Podpis elektroniczny zgodny z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (Rozporządzenie eIDAS) ma moc formy dokumentowej – to znaczy, że jego użycie zapewnia ważność tych umów, których zawarcie nie wymaga dla swojej ważności zachowania formy pisemnej. W przypadku niektórych umów, gdzie wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności, niezbędne jest zachowanie formy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który również oferowany jest przez niektórych dostawców e-podpisu.
„Jak wygląda oryginał elektronicznie zawartej umowy?”
W przypadku elektronicznych dokumentów pdf – ich potwierdzeniem jest dokument, który jest wysyłany na skrzynkę elektroniczną i zawiera w sobie certyfikat podpisu. Nie ma „dwóch jednobrzmiących egzemplarzy po jednej dla każdej ze stron”, ale jest dokument, który choć może być powielany, zawiera w sobie znacznik e-podpisu, identyfikujący osoby podpisujące, czas podpisu oraz zapewniające integralność dokumentu.
Z tego powodu nie jest możliwe wycięcie niektórych stron umowy lub ich podmiana bez ingerencji w certyfikat podpisu. Co za tym idzie – w przypadku podpisania umowy nie ma jednego lub dwóch egzemplarzy, ale jest jeden dokument, który może być powielany nieskończoną ilość razy, a każda kopia zawiera w sobie ten sam certyfikat podpisu. Powoduje to, że zgubienie takiego dokumentu jest dużo mniej prawdopodobne niż dokumentu papierowego.
W nowoczesnych systemach CLM dokumenty zachowują dwojaką formę: z jednej strony są przetrzymywane w formie dokumentu pdf, ale jednocześnie istnieją w formie „żywej”. Dzięki temu możliwe jest monitorowanie ich aktualnych zapisów, statusu podpisania, a także ustawienie np. alertów związanych z nadchodzącymi terminami, o których przypomni system.
„Czy istnieją inne formy elektronicznych umów niż dokumenty pdf?”
Tak, obecnie jednym z ciekawszych standardów umów są tak zwane „smart kontrakty”. W dużym uproszczeniu smart kontrakt to program, który zawiera szereg postanowień realizujących się automatycznie w przypadku spełnienia się określonych warunków – np. dokonania przelewu na konto kontrahenta.
Tematyka „smart kontraktów” poruszana będzie w kolejnych artykułach.
Autor artykułu:
Michał Burek, LL.M. – prawnik i doradca restrukturyzacyjny, specjalizujący się w prawie handlowym i restrukturyzacyjnym oraz w wykorzystaniu nowych technologii w prawie; pisze obecnie pracę doktorską na Uniwersytecie Karola Ruprechta w Heidelbergu, poruszając tematykę smart kontraktów i technologii blockchain w prawie upadłościowym; współzałożyciel Pactt – narzędzia do zarządzania cyklem życiowym umów, dostępnego na platformie LEX Hub.
