Dziś tradycyjna korespondencja papierowa ustępuje miejsca elektronicznym metodom wymiany dokumentów. e-Doręczenia dla radców prawnych to rozwiązanie, które pozwala na szybkie, bezpieczne i skuteczne przesyłanie dokumentów, umów czy decyzji administracyjnych. W tym artykule wyjaśnimy, jak działają e-Doręczenia dla radców prawnych, jakie przynoszą korzyści i w jaki sposób zapewniają bezpieczeństwo korespondencji.
e-Doręczenia to usługa umożliwiająca przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną w sposób zapewniający ich integralność i dowód doręczenia. Jest to cyfrowa alternatywa dla tradycyjnej korespondencji poleconej. Doręczenia elektroniczne dla radców prawnych mają taką samą moc prawną jak listy polecone wysyłane pocztą, a ich otrzymanie jest rejestrowane w systemie.
Jak działa system e-Doręczeń?
Proces doręczenia elektronicznego składa się z kilku kroków:
- Nadanie e-przesyłki – Radca prawny wysyła dokument, np. umowę, do adresata za pomocą skrzynki e-doręczeń.
- Doręczenie e-przesyłki – System przesyła dokument na adres do doręczeń elektronicznych odbiorcy. Dzięki Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) przesyłka zawsze trafia do właściwej osoby lub organizacji, eliminując ryzyko pomyłki adresowej – niezależnie od tego, kto ją wysyła.
- Odbiór e-przesyłki – Odbiorca otrzymuje powiadomienie (e-mail/SMS) o nowej e-przesyłce, loguje się do skrzynki i jednym kliknięciem pobiera dokumenty. System automatycznie rejestruje moment odbioru jako prawnie wiążące potwierdzenie.
WAŻNE: Fikcja doręczenia.
Jeśli odbiorca nie odbierze przesyłki w ciągu 14 dni (dla korespondencji publicznej), zostaje ona uznana za doręczoną, nawet jeśli nie została otwarta.
Od kiedy obowiązują e-Doręczenia dla radców prawnych?
Od 1 stycznia 2025 roku, zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, niektóre zawody zaufania publicznego, w tym radcowie prawni, są zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i prowadzenia korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń. Nowe przepisy mają na celu przyspieszenie obiegu dokumentów, zwiększenie bezpieczeństwa i zmniejszenie kosztów związanych z korespondencją tradycyjną.
Typy dokumentów obsługiwanych przez e-Doręczenia dla radców prawnych
Umowy handlowe – radcowie prawni często przygotowują i negocjują umowy między przedsiębiorcami. Dzięki e-Doręczeniom mogą je szybko przesyłać do klientów, kontrahentów i urzędów.
Dokumentacja korporacyjna – uchwały zarządów i zgromadzeń wspólników, pełnomocnictwa czy regulaminy wewnętrzne mogą być doręczane elektronicznie, co usprawnia komunikację między spółkami a organami nadzoru.
Ugody – w przypadku sporów sądowych lub mediacji szybkie dostarczenie treści ugody jest kluczowe dla zakończenia sprawy. e-Doręczenia pozwalają na natychmiastowe przesłanie dokumentu do drugiej strony, lub organu administracyjnego.
Decyzje administracyjne – radcowie prawni reprezentują klientów w postępowaniach administracyjnych. Dzięki e-Doręczeniom mogą otrzymywać decyzje urzędowe bez konieczności wizyt w instytucjach publicznych oraz składać odwołania w formie cyfrowej.
Efektywność e-Doręczeń – jakie korzyści dla kancelarii?
• Automatyczne doręczanie umów i aneksów klientom
Dzięki e-Doręczeniom radca prawny może szybko i bezpiecznie wysyłać umowy, aneksy oraz inne dokumenty prawne do klientów. Nie ma potrzeby drukowania, podpisywania ręcznego ani wysyłania przesyłek pocztowych. Wszystko odbywa się online, a każda wysłana wiadomość ma potwierdzenie doręczenia.
• Skrócenie czasu obsługi spraw – mniej biurokracji, szybsze decyzje
Zamiast czekać na pocztę lub umawiać się na odbiór dokumentów osobiście, radca prawny może natychmiast przesyłać pisma drogą elektroniczną. Klienci szybciej otrzymują umowy i decyzje, co przyspiesza podejmowanie działań prawnych.
• Lepsza organizacja dokumentów – cyfrowa archiwizacja zamiast papierowych teczek
Kancelarie nie muszą już przechowywać dużej ilości dokumentów w formie papierowej. e-Doręczenia umożliwiają cyfrową archiwizację, dzięki czemu wszystkie pisma są łatwo dostępne i uporządkowane. Radca prawny może w każdej chwili znaleźć potrzebne dokumenty, bez konieczności przeszukiwania akt.
• Sprawniejsza korespondencja z urzędami
Współpraca z organami administracji publicznej staje się prostsza, ponieważ e-Doręczenia pozwalają na bezpośredni i szybki kontakt z urzędami. Radca prawny może wysyłać wnioski, skargi i inne dokumenty bez konieczności wizyt osobistych.
Bezpieczeństwo e-Doręczeń – czy można im ufać?
Ochrona danych i szyfrowanie – jak e-Doręczenia zabezpieczają korespondencję?
W przeciwieństwie do tradycyjnej poczty, gdzie dokumenty mogą zostać zagubione lub przejęte, e-Doręczenia dla radców prawnych wykorzystują nowoczesne metody szyfrowania. Każda przesyłka jest zabezpieczona na poziomie technologicznym i prawnym, co gwarantuje poufność treści.
Dzięki zaawansowanym systemom bezpieczeństwa tylko nadawca i odbiorca mają dostęp do dokumentów. Nie można ich zmienić ani przechwycić w trakcie przesyłania, co daje większą pewność niż tradycyjna korespondencja papierowa.
Dowody dostarczenia i niepodważalność dokumentów
Każde doręczenie elektroniczne generuje kwalifikowany znacznik czasu oraz dowód doręczenia, który może posłużyć jako dowód w postępowaniu sądowym. Radca prawny ma więc gwarancję, że dokument został dostarczony, a jego treść pozostaje niezmieniona.
Co ważne, w przypadku sporów nie ma ryzyka podważenia faktu doręczenia – system rejestruje dokładny czas nadania i odbioru dokumentu.
Porównanie e-Doręczeń do tradycyjnej korespondencji – który system jest bezpieczniejszy?
|
Aspekt |
E-doręczenia |
Tradycyjna poczta |
|
Poufność danych |
Szyfrowanie, brak dostępu osób trzecich |
Ryzyko zagubienia lub przechwycenia |
|
Dowód doręczenia |
Kwalifikowany znacznik czasu |
Potwierdzenie odbioru |
|
Czas doręczenia |
Natychmiastowe |
Od kilku do kilkunastu dni |
|
Ryzyko zagubienia |
Brak |
Możliwe błędy w doręczeniu |
|
Koszty |
Niższe (brak kosztów przesyłek papierowych) |
Wyższe (opłaty pocztowe, kurierzy) |
Wdrażanie e-Doręczeń w kancelarii radcy prawnego
Podczas wdrażania systemu e-Doręczeń w swojej kancelarii, radcowie prawni mogą skorzystać z usług dostawców kwalifikowanych co pozwoli im zaoszczędzić czas. Ponadto, współpraca z profesjonalnym dostawcą gwarantuje:
- Bezpieczeństwo prawne – podleganie regularnym audytom
- Łatwą integrację – proste wdrożenie bez konieczności inwestowania w infrastrukturę IT.
Jakie są dostępne narzędzia i dostawcy usług?
W przypadku dostawców, na szczególną uwagę zasługuje Autenti eDelivery, system dostosowany do potrzeb radców prawnych, zapewniający pełną zgodność z regulacjami, wysoki poziom wsparcia technicznego oraz bezpieczeństwa. Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń Autenti?
Zakładanie skrzynki do e-Doręczeń w Autenti jest bardzo proste i odbywa się w kilku krokach:
1. Zaloguj się na swoje konto na platformie Autenti
Aby rozpocząć, zaloguj się na swoje konto na platformie Autenti. Jeśli jeszcze go nie posiadasz, załóż nowe konto i aktywuj je zgodnie z instrukcjami. Po zalogowaniu przejdź do zakładki „Autenti e-Doręczenia”.
2. Ustaw silne zabezpieczenie konta
Zgodnie z wymogami prawnymi, aby korzystać ze skrzynki e-Doręczeń, musisz mieć aktywne co najmniej dwie metody zabezpieczenia konta. Możesz wybrać spośród trzech grup metod:
- Wiedza (np. hasło),
- Posiadanie (np. kod SMS lub aplikacja uwierzytelniająca),
- Biometria (np. odcisk palca używany w aplikacji mobilnej Autenti).
3. Zweryfikuj konto – firmowe lub prywatne
Następnie musisz przejść proces weryfikacji konta. W przypadku konta firmowego oznacza to podpisanie oświadczenia przez uprawnionych reprezentantów firmy. Jeśli rejestrujesz konto indywidualne, weryfikacja tożsamości odbywa się np. poprzez aplikację mObywatel.
4. Utwórz skrzynkę e-Doręczeń
Po pomyślnej weryfikacji konta możesz przystąpić do utworzenia skrzynki:
- W sekcji „Aktywuj usługę” kliknij „Utwórz skrzynkę”.
- Podaj nazwę skrzynki i kliknij „Utwórz”.
5. Ujawnij adres w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE)
Aby Twoja skrzynka była widoczna dla innych podmiotów, musisz ujawnić jej adres w BAE:
- W sekcji „Adres BAE” kliknij „Wygeneruj” i skopiuj adres.
- Kliknij „Ujawnij adres BAE”, uzupełnij dane i zatwierdź.
6. Korzystaj z e-Doręczeń
Dlaczego e-Doręczenia to przyszłość pracy radcy prawnego?
Wprowadzenie e-Doręczeń dla radców prawnych to jeden z najważniejszych kroków w cyfryzacji sektora prawnego. Od 1 stycznia 2025 roku każdy radca prawny będzie zobowiązany do korzystania z systemu doręczeń elektronicznych. Ponadto, odejście od papieru na rzecz rozwiązań cyfrowych wiąże się ze znaczącymi korzyściami:
- Oszczędność czasu – dokumenty dostarczane są natychmiast, bez konieczności wizyt na poczcie.
- Redukcja kosztów – brak wydatków na drukowanie, przesyłki i archiwizację papierową.
- Pełna kontrola nad doręczeniami – możliwość śledzenia statusu każdej przesyłki i automatyczne generowanie dowodów dostarczenia.
- Większe bezpieczeństwo – szyfrowanie i ochrona danych przed nieautoryzowanym dostępem.
Cyfrowa wymiana dokumentów już teraz staje się codziennością w kancelariach prawnych. Dzięki e-Doręczeniom radcowie prawni mogą szybciej prowadzić sprawy klientów, unikając ryzyka zagubienia przesyłek czy opóźnień wynikających z procedur pocztowych.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o e-Doręczenia dla radców prawnych
- Czy e-Doręczenia są obowiązkowe dla wszystkich radców prawnych?
Tak, od 1 stycznia 2025 roku każdy radca prawny musi posiadać skrzynkę do e-Doręczeń i korzystać z niej w komunikacji z administracją publiczną - Co się stanie, jeśli odbiorca nie otworzy e-Doręczenia?
Jeśli odbiorca nie odbierze przesyłki w ciągu 14 dni (dla korespondencji publicznej), zostaje ona uznana za doręczoną, nawet jeśli nie została otwarta. - Jakie są główne zalety e-Doręczeń w kancelarii prawnej?
e-Doręczenia zapewniają natychmiastowe doręczenie dokumentów, zmniejszają koszty korespondencji papierowej, pozwalają na cyfrową archiwizację i gwarantują bezpieczeństwo dzięki szyfrowaniu oraz dowodom doręczenia.
Artykuł przygotowali eksperci Autenti, partnera platformy LEX Hub
