Pieczęć elektroniczna nie tylko zapewnia pełną zgodność z regulacjami prawnymi, lecz także pozwala zwiększyć efektywność zarządzania dokumentacją firmową. Automatyzacja procesów, ochrona przed manipulacją dokumentów oraz wiarygodność na międzynarodowym rynku to kluczowe korzyści dla firm i instytucji. W artykule przedstawimy krok po kroku, jak wdrożyć kwalifikowaną e-pieczęć.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczęci firmowej, który umożliwia organizacjom potwierdzenie autentyczności dokumentów oraz zapewnienie, że treść dokumentu nie została zmieniona po jego opieczętowaniu. W odróżnieniu od podpisu elektronicznego pieczęć potwierdza tożsamość organizacji, a nie osoby fizycznej.
Pieczęcie elektroniczne mogą być tworzone w pełni automatycznie przez organizację, na przykład przy generowaniu kwalifikowanych pieczęci elektronicznych dla faktur, umów czy dokumentów urzędowych.
Jak wdrożyć kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?
Proces wdrożenia kwalifikowanej pieczęci elektronicznej można podzielić na kilka kluczowych etapów:
1. Analiza potrzeb organizacji
Na początku warto dokładnie przeanalizować, w jakich obszarach organizacja zamierza wykorzystywać pieczęć elektroniczną. Czy ma to być zabezpieczenie faktur lub dokumentów urzędowych? Dobrze zdefiniowane potrzeby pozwolą na wybór odpowiedniego rozwiązania.
2. Wybór dostawcy usług zaufania
Wdrożenie pieczęci elektronicznej wymaga współpracy z kwalifikowanym dostawcą, który figuruje na liście EU Trusted List (EUTL) lub firmą z nią współpracującą i dostarczającą rozwiązania do pieczętowania dokumentacji w oparciu o kwalifikowane certyfikaty od dostawcy usług zaufania.
3. Wdrożenie e-pieczęci i jej integracja z systemami organizacji
SIGNIUS oferuje 3 modele wdrożenia kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w organizacji:
- Rozwiązanie w chmurze – pieczęć jest dostępna jako usługa w modelu SaaS (Software as a Service).
- Rozwiązanie lokalne – pieczęć jest instalowana i obsługiwana w infrastrukturze organizacji.
- Rozwiązanie hybrydowe – połączenie lokalnej infrastruktury z usługą w chmurze.
Następnym krokiem jest integracja e-pieczęci z istniejącymi systemami organizacji, takimi jak np. DMS, CRM czy ERP.
4. Szkolenie pracowników
Kluczowym elementem wdrożenia rozwiązania do elektronicznego pieczętowania dokumentacji jest przeszkolenie zespołu z obsługi e-pieczęci oraz zasad jej wykorzystania w codziennych procesach.
Modele wdrożeń e-pieczęci
Warto również poznać najpopularniejsze modele wdrożeń kwalifikowanej pieczęci elektronicznej:
1. Pieczęć w chmurze
Rozwiązania w chmurze cieszą się rosnącą popularnością dzięki swojej elastyczności i łatwości wdrożenia. Dostawca usług e-pieczęci, np. SIGNIUS, zarządza całym procesem, od konfiguracji po utrzymanie. Organizacja klienta korzysta z pieczęci za pomocą interfejsu API lub aplikacji webowej.
Zastosowanie:
- Automatyczne pieczętowanie faktur elektronicznych
- Szybka wysyłka dokumentów z zabezpieczeniem przed modyfikacją
2. Pieczęć lokalna (on-premise)
Model lokalny polega na instalacji pieczęci elektronicznej bezpośrednio w systemach IT organizacji. Jest to rozwiązanie dedykowane dla dużych firm, które chcą zachować pełną kontrolę nad infrastrukturą i danymi. Lokalna pieczęć elektroniczna zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, jednak wymaga inwestycji w sprzęt oraz regularnej konserwacji.
3. Pieczęć hybrydowa
Model hybrydowy łączy zalety pieczęci lokalnej i w chmurze. Organizacja może korzystać z własnej infrastruktury w kluczowych procesach, jednocześnie integrując się z usługami w chmurze.
Zastosowanie:
- Obsługa dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych
- Praca zdalna w połączeniu z centralnym zarządzaniem dokumentami
Dlaczego warto wdrożyć kwalifikowaną e-pieczęć?
Pieczęć elektroniczna nie tylko zapewnia pełną zgodność z regulacjami prawnymi, lecz także pozwala zwiększyć efektywność zarządzania dokumentacją firmową. Automatyzacja procesów, ochrona przed manipulacją dokumentów oraz wiarygodność na międzynarodowym rynku to kluczowe korzyści dla firm i instytucji. Dokumenty opatrzone kwalifikowaną e-pieczęcią są uznawane we wszystkich państwach członkowskich UE, co bardzo ułatwia współpracę transgraniczną.
– Wdrożenie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej to krok w stronę nowoczesnej i bezpiecznej organizacji, która sprosta wyzwaniom cyfrowej rzeczywistości. Z odpowiednim wsparciem i technologią proces ten może być szybki, efektywny i w pełni zgodny z obowiązującymi regulacjami – wyjaśniają eksperci SIGNIUS.
SIGNIUS Seal to rozwiązanie od firmy SIGNIUS – partnera platformy LEX Hub
Zapraszamy po więcej artykułów nt. zdalnego podpisywania dokumentów:
