Interview Legal Ops
Juridisch09 april, 2021

Legal Operations moderniseert de traditionele juridische sector

In gesprek met Cindy de la Fuente en Douwe Groenevelt

Legal Operations is een relatief nieuw vakgebied in de juridische sector. Volgens Cindy de la Fuente, Legal Excellence Manager bij AkzoNobel en Douwe Groenevelt, Deputy General Counsel bij ASML, is de sector een relatieve laatbloeier als het gaat om optimaliseren van werkprocessen. Waarom is dit vakgebied in opkomst en wat is het voordeel van het aanstellen een Legal Operations manager? Een interview met Cindy en Douwe over de meerwaarde van Legal Operations.

Cindy de la Fuente werkt sinds 2019 bij AkzoNobel als Legal Excellence Manager. AkzoNobel was een van de eerste bedrijven in Nederland die deze rol op strategisch niveau positioneerde. Douwe Groenevelt werkt sinds 2014 bij ASML, waarvan sinds 2019 als Deputy General Counsel. Hij is onder andere verantwoordelijk voor de Legal Operations strategie van de juridische afdeling.

 

De noodzaak van Legal Operations

Volgens Douwe loopt de juridische sector in de optimalisering van de werkprocessen achter op andere afdelingen: “In disciplines als IT, HR en Finance werken ze al een tijd met operations managers.” Cindy legt uit: “Pas sinds de financiële crisis worden er echt strenge eisen gesteld aan de budgetten van juridische afdelingen en kwam er meer nadruk te liggen op de manier waarop het werk werd gedaan. Het werd steeds belangrijker dat de juiste mensen de juiste dingen deden. Daarmee groeide de noodzaak om juridische afdelingen te optimaliseren: de behoefte aan Legal Operations ontstond.”

Legal Operations was een dienst waar Cindy een jaar of tien geleden zelf naar op zoek was: “In 2012 werkte ik als interim legal counsel. Ik wilde mij focussen op het inhoudelijke werk en daarom zocht ik naar een organisatie die mijn werkprocessen wilde structureren en optimaliseren. Deze dienst bestond in die tijd nog niet en daarom besloot ik om dit werk zelf aan te gaan bieden.”

 

Het juridisch werk wordt steeds meer in stukjes gehakt: er wordt steeds kritischer gekeken welke stukken echt gedaan moeten worden door een jurist of advocaat.
Douwe Groenevelt,  Deputy General Counsel bij ASML

De toegevoegde waarde van Legal Operations

Wat Legal Operations precies is hangt volgens Cindy af van de persoon aan wie je de vraag stelt. “Het is een managementrol in brede zin: je doet alles behalve de inhoud. Je zorgt ervoor dat de processen worden geoptimaliseerd. De aandacht gaat dan al snel uit naar technologie, maar dat is in mijn ogen het eindpunt. Je begint met je mensen en de processen en daarna kijk je naar technologische oplossingen. Technologie kan je hierbij volgens Douwe zien als een ondersteunend instrument: “Je wilt niet beginnen met het inzetten van technologie voor het oplossen van problemen of het optimaliseren van werkprocessen. Eerst moet je in kaart brengen wat je doet en waarom je dat doet. Vervolgens bekijk je of het werk is dat kan worden geoptimaliseerd door andere procesafspraken met de ‘business’ (de interne klant). Ten slotte beoordeel je of technologie hierbij kan ondersteunen. En pas als je die eventuele technologische support niet kunt realiseren met bestaande (standaard) software binnen de onderneming, kijk je buiten de deur.”

 

Het automatiseren van handelingen die je helemaal niet zou hoeven doen is tijd- en geldverspilling.
Cindy de la Fuente, Legal Excellence Manager bij AkzoNobel

Een proces van vallen en opstaan

Het optimaliseren van de werkprocessen van een juridische afdeling gaat volgens Douwe niet zonder slag of stoot: “Het is een transformatieproces en dat is een kwestie van vallen en opstaan. Het valt of staat met verwachtingsmanagement. Het gaat niet altijd soepel, dat moet je je realiseren.” Dat is precies wat Cindy aan haar medewerkers wil meegeven: “Juristen willen het maken van fouten voorkomen hetgeen begrijpelijk is bij juridisch werk, maar dit kan innovatie wel afremmen. Om te vernieuwen wil je een product of dienst het liefst in een zo vroeg mogelijk stadium testen en niet teveel energie spenderen aan het verfijnen daarvan. Inherent aan deze ‘agile’ werkwijze is dat dit er toe zal leiden dat een product of dienst soms de eindstreep niet haalt. Dit moet niet worden gezien als een fout, maar als een leermoment”.

 

Veranderen is niet makkelijk, je zal onderweg fouten maken. Leer jezelf en je medewerkers aan dat fouten maken niet erg is.
Cindy de la Fuente, Legal Excellence Manager bij AkzoNobel

Medewerkers overtuigen om anders te gaan werken

Als je de veranderingen op je juridische afdeling echt een kans wil geven, dan moet je volgens Douwe iemand aanstellen die toegewijd is. “Als je een medewerker de rol van Legal Operations manager geeft terwijl deze persoon ook bezig is met de inhoud, dan gaat de inhoud uiteindelijk altijd voor. Daarom zou ik het anders aanpakken. Onderzoek eerst wat de behoefte is van jouw organisatie, wat wil je bereiken? In plaats van het aanstellen van een vaste medewerker kun je ook eerst iemand inhuren op projectbasis. Op die manier kun je de basis goed neerzetten en van daaruit bekijken hoe je de processen kan onderhouden. Het meekrijgen van het senior management binnen en buiten de juridische afdeling is een van de essentiële elementen voor succes, en daarom is het heel belangrijk om de verantwoordelijkheid voor Legal Operations in de juridische staf (dus op het hoogste niveau binnen de afdeling) te beleggen, bij iemand met de juiste skills maar ook met senioriteit. Om draagvlak te creëren, zeker bij een populatie die van nature meer weerstand heeft tegen verandering, heb je simpelweg voldoende autoriteit nodig. En om Legal Operations vervolgens zo breed mogelijk te laten landen, kun je ‘ambassadeurs’ benoemen. Dat zijn juristen in sub-afdelingen of in de verschillende regio’s, die je verantwoordelijk maakt voor het drijven van een bepaald project.

 

Zorg ervoor dat je de verantwoordelijkheid voor Legal Operations belegt bij iemand in de juridische staf, die direct aan de General Counsel rapporteert. Je hebt die autoriteit nodig om een transformatieproces succesvol te kunnen doorvoeren.
Douwe Groenevelt, Deputy General Counsel bij ASML

Cindy meent dat je geen juridische achtergrond nodig hebt om van Legal Operations een succes te maken: “Tegelijkertijd moet je wel weten hoe de juridische sector in elkaar zit. Mijn team bestaat niet uit juristen, ik zie de meerwaarde in van diversiteit. Ik heb mijn inhoudelijke kennis niet nodig voor mijn rol, maar het feit dat ik ook als advocaat en inhouse counsel heb gewerkt maakt het voor mij wel makkelijker om juristen te overtuigen van mijn ideeën.” Douwe is het daarmee eens. Hij vult aan: “Het ligt ook aan de volwassenheid van de juridische afdeling, en de bekendheid van de markt met deze functie. Een aantal jaar geleden zouden veel juridische afdelingen nog geen raad hebben geweten met een “Lean Six Sigma Black Belt” in de staf die hen kwam vertellen hoe het allemaal beter kon. Maar hoewel er ook nu nog niet veel van deze functies zijn, zie je wel dat de bereidheid en interesse hierin duidelijk toeneemt. Wij zien het ook als onze missie om dit vakgebied verder te ‘emanciperen’; een dergelijke dedicated functie betaalt zich vaak direct uit.”

Legal Operations op de kaart krijgen

De kennis en praktijkervaring op het gebied van Legal Operations is in Nederland nog zeer beperkt. Er zijn niet zoveel mensen die zich daar full-time mee bezig houden. Cindy merkt dat er behoefte bestaat aan het uitwisselen van kennis en ervaring: “Douwe en ik krijgen wekelijks vragen binnen van mensen die zich op projectbasis bezig houden met Legal Operations over hoe wij dingen aanpakken. Om te voorkomen dat zij het wiel opnieuw moeten uitvinden, willen we onze kennis gaan delen. Samen met een aantal ervaringsdeskundigen, dat zijn Harm Cammel (Voxius), Leonie van Gulik (Xebia), Ron Henham (Irdeto) en Michaël van Leeuwen (Philips), hebben wij daarom Law & Ops opgericht, om Legal Operations als vakgebied duidelijk op de kaart te zetten.

Een van deze initiatieven is de Legal Operations Academy, een opleiding voor en door Legal Operations professionals, waarin alle kernonderdelen van het vakgebied uitvoerig aan bod komen, met een nadruk op de strategische aspecten, en uitgewerkt aan de hand van voorbeelden uit onze eigen praktijk. Vanuit Law & Ops werken wij samen met Wolters Kluwer om een breder platform te creeeren voor (innovatieve) kennisdeling op dit gebied.”

'Dit interview is het eerste deel in de serie over Legal Operations. In de komende maanden publiceren wij diverse artikelen over dit onderwerp, waarmee wij juristen willen informeren over de meerwaarde van dit vakgebied. Deze content komt voort uit een samenwerking van Wolters Kluwer en Law & Ops. Houd LinkedIn in de gaten voor updates.'