Er is een nieuwe circulaire over de belastingvrije thuiswerkvergoeding. De fiscus bevestigt nu ook officieel dat die gecombineerd kan worden met bepaalde andere vergoedingen. Zo mag de werkgever bijkomend kantoormeubilair en informaticamateriaal vergoeden of ter beschikking stellen. Hij moet dan wel de facturen kunnen voorleggen en een reeks andere beperkingen respecteren. De thuiswerkvergoeding mag voorts ook gecumuleerd worden met de gekende onkostenvergoedingen voor het gebruik van eigen computer of internet. Op dat punt wordt zelfs een bijkomende tolerantie geïntroduceerd. De circulaire staat overigens los van de geplande tijdelijke verhoging van de vergoeding tot € 144,31.
Als gevolg van de coronacrisis en de lockdown werd thuiswerken het nieuwe normaal voor heel veel werknemers in het voorjaar van 2020. Uit de rulingpraktijk bleek toen dat een forfaitair bedrag van € 129,48 per maand fiscaal aanvaardbaar is als vergoeding voor ‘kantoorkosten’, d.w.z. de kosten die de werknemer maakt om van thuis uit te kunnen werken. Dat bedrag geldt als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever en blijft dus belastingvrij voor de werknemer, ook zonder bewijsstukken. Middels een circulaire van 14 juli 2020 werd die regeling geofficialiseerd en veralgemeend. Het was daardoor niet meer nodig om een ruling aan te vragen om volledige rechtszekerheid te krijgen, en de regeling werd ook losgekoppeld van de coronacrisis. D.w.z. dat de vergoeding, volgens dezelfde regels, ook toegekend mag worden buiten een crisissituatie die verplicht thuis¬werk met zich meebrengt.
Er bleven echter nog vragen open. Zo werd slechts officieus bevestigd dat de nieuwe ‘algemene’ vergoeding gecombineerd kan worden met bepaalde andere vergoedingen. Daar gaat de nieuwe circulaire nu wel op in.
Vergoeding voor kantoormeubels en IT-materiaal
De werkgever mag, naast de forfaitaire kantoorvergoeding, ook tussenkomen in de kosten die de werknemer maakt voor de aankoop van kantoormeubilair en informaticamateriaal. Van de zijde van de werknemers was er immers veel vraag naar kantoormateriaal dat ze op kantoor ter beschikking hadden maar niet thuis, en dat nochtans onontbeerlijk is om gezond en efficiënt te kunnen werken. Typevoorbeeld is een speciale ergonomische bureaustoel.
Terbeschikkingstelling van materiaal
In plaats van (een deel van) de kosten terug te betalen die de werknemer maakt voor dergelijke aankopen, kan de werkgever het materiaal ook zelf aankopen en ter beschikking stellen van de werknemer. Fiscaal komt dat op hetzelfde neer: de werknemer wordt niet belast op een voordeel van alle aard m.b.t. de bureaustoel. Daarbij gelden dezelfde voorwaarden en beperkingen (inclusief de limitatieve lijst en eventuele belasting van de restwaarde) als voor een terugbetaling (zie hierboven).
Gebruik van privé-pc en -internet
Bovenop de thuiswerkvergoeding mag de werkgever, naast de terugbetaling van bureaustoelen e.d., ook nog eens een forfaitaire vergoeding betalen als de werknemer zijn eigen computer en eigen internetabonnement gebruikt voor het werk. Die vergoeding bedraagt telkens maximaal € 20 per maand. Dat is het al jaren gekende bedrag. Die vergoeding is ook niet gekoppeld aan de specifieke voorwaarden voor de thuiswerkvergoeding, zoals het “regelmatige” thuiswerk. Nieuw is dus alleen dat combinatie met de thuiswerkvergoeding toegelaten is.
Minstens (equivalent van) 1 dag per week
Voor de rest brengt de circulaire geen nieuws. Ze gaat wel uitgebreid in op het belangrijke punt dat de vergoeding niet afhangt van het aantal thuiswerkdagen (weliswaar minstens 8 uur per week op maandbasis), niet evenredig verminderd hoeft te worden bij deeltijds werk, en doorbetaald mag worden tijdens normale vakantieperiodes (maar niet tijdens andere afwezigheden van een volledige maand bv. wegens ziekte, loopbaanonder¬breking of tijdelijke werkloosheid). Een werknemer die één volledige week per maand thuis werkt en de overige weken op kantoor, valt dus ook onder de regeling. Hetzelfde geldt voor een werknemer die elke dag, om de spits te vermijden, eerst twee uur thuis werkt en pas daarna naar kantoor vertrekt. Maar een deeltijdse werknemer valt in beide situaties niet onder de regeling. Hij/zij komt immers niet aan de vereiste 8 uur per week. Idem voor een voltijdse werknemer die tijdens die maand toevallig 2 weken afwezig is wegens ziekte.
Niet voor bedrijfsleiders
De regeling is op een hele reeks categorieën en situaties niet van toepassing:
- bedrijfsleiders;
- werknemers die buiten de normale werkuren (’s avonds of in het weekend) thuis werken;
- werknemers die werken in een ‘sattelietkantoor’ van hun werkgever;
- of die onder een bijzonder regime vallen (buitenlandse kaderleden, salary split …).
Dat belet niet dat ook die mensen forfaitaire onkostenvergoedingen kunnen krijgen. Maar dat moet dan geval per geval bekeken worden, vindt de fiscus. Er kan natuurlijk ook een ruling aangevraagd worden. De regels uit de circulaire zijn van toepassing vanaf 1 januari 2020 (ook al treedt ze formeel pas “in werking” op 1 maart 2021). Ze doet geen afbreuk aan eerder toegestane rulings.
Deze tekst in een samenvatting van het artikel ‘Bureaustoel en IT-materiaal mag bovenop thuiswerkvergoeding’, verschenen in Fiscale Actualiteit (nr. 10 Jaargang 40) op monKEY. Meer diepgaande info over dit onderwerp vindt u in Fiscale Actualiteit nr. 2021, 7/11 en 2020, 28/14 en 13/8.
