Nu advocatenkantoren volop inzetten op generatieve AI en automatisering, ondergaat de juridische sector een snelle en ingrijpende transformatie.
Ruud Helmes, Director Product Management bij Kleos (Wolters Kluwer Legal Software), deelt zijn visie op de nieuwste trends in legal tech. Hij legt uit hoe praktijkbeheersoftware zoals Kleos de efficiëntie verhoogt en kantoren helpt om te blijven voldoen aan regelgeving en hoge normen inzake gegevensbescherming.
Van de opkomst van generatieve AI tot de invoering van verplichte e-facturatie: Ruud toont hoe Kleos advocatenkantoren wendbaar houdt in een snel evoluerend juridisch landschap.
Hoe ziet u het softwarelandschap voor advocatenkantoren de komende jaren evolueren?
Ruud Helmes: Goede vraag. We zien duidelijke verschuivingen richting geïntegreerde, cloudgebaseerde oplossingen die gebruikers meer flexibiliteit en toegankelijkheid bieden. Generatieve AI en automatisering spelen daarin een centrale rol, omdat ze processen stroomlijnen en de efficiëntie verhogen.
Tegelijk groeit het belang van gegevensbescherming en compliance, zeker met de steeds strengere Europese en nationale regels rond privacy en e-facturatie. Ik verwacht ook vooruitgang op vlak van gebruiksvriendelijke interfaces en betere tools voor samenwerking met cliënten. Het doel blijft: praktijkbeheer zo efficiënt mogelijk maken.
AI is een hot topic. Hoe ziet u de rol van generatieve AI binnen juridische software, en wat zijn de plannen voor Kleos?
Ruud Helmes: Generatieve AI biedt enorme mogelijkheden voor legal tech. We integreren deze technologie in Kleos om taken zoals samenvatten, kernpunten extraheren en het analyseren van deadlines of pleitnota’s te ondersteunen. Die informatie kan dan eenvoudig worden hergebruikt in de volgende fase van een dossier. Zo houden advocaten meer tijd over voor strategisch werk.
Software moet het werk eenvoudiger maken. Daarom onderzoeken we ook toepassingen zoals automatische controles, slimme zoekfuncties en taakautomatisering. We staan nog maar aan het begin, maar de eerste toepassingen zijn veelbelovend. De eerste concrete functie die we uitrollen heet Kleos AI Document Assistant: daarmee kunnen gebruikers documenten automatisch laten samenvatten.
Hoe bereidt Kleos zich voor op nieuwe regelgeving in de juridische sector?
Ruud Helmes: Neem bijvoorbeeld de nieuwe EU-regels rond e-facturatie, die vanaf 2025 van kracht worden. Die verplichten elektronische facturatie in alle lidstaten en zijn bedoeld om belastingfraude tegen te gaan en de digitale transformatie te versnellen.
Met Kleos lopen we daarin voorop. In België en Duitsland, waar e-facturatie vanaf 2025 verplicht wordt voor B2B-transacties, passen we onze software hierop aan. In België ondersteunen we het PEPPOL-netwerk, het verplichte formaat voor elektronische facturen. In Duitsland integreren we XRechnung en ZUGFeRD.
Ook in Spanje bereiden we ons voor op Verifactu, een maatregel tegen witwaspraktijken. Onze software helpt klanten om aan deze regels te voldoen.
Kortom: ons doel is om de overgang naar nieuwe regelgeving zo vlot mogelijk te laten verlopen, zodat onze klanten zonder onderbreking kunnen blijven werken.
Welke stappen zetten jullie om gegevensbeveiliging in Kleos te versterken?
Ruud Helmes: Gegevensbescherming is voor ons cruciaal. Onze klanten verwerken gevoelige informatie en rekenen erop dat die veilig is. Daarom gebruiken we geavanceerde encryptie, multi-factor authenticatie en voeren we regelmatig beveiligingsaudits uit.
Kleos helpt kantoren ook om te voldoen aan regelgeving zoals de GDPR. We zorgen ervoor dat alle cliëntgegevens met de grootste zorg worden behandeld.
Hoe verandert het dagelijkse werk van advocaten volgens u in de komende jaren?
Ruud Helmes: De komende jaren zal het werk van juristen sterk evolueren. Denk aan AI-ondersteunde documentcreatie, contractanalyse, integratie van systemen en de overstap naar cloudoplossingen.
Generatieve AI zal bijvoorbeeld veel tijd besparen bij het opstellen van documenten. Advocaten starten niet meer van nul, maar bewerken AI-gegenereerde voorstellen. Dat verhoogt de productiviteit én de consistentie.
Daarnaast zullen juridische tools naadloos integreren met platformen zoals Microsoft 365 en Teams. Denk aan slimmer e-mailbeheer, automatische tijdsregistratie en directe toegang tot opsteltools – allemaal in één omgeving.
Cloudoplossingen zoals Kleos bieden veilige en schaalbare toegang tot dossiers, samenwerkingstools en communicatie met cliënten, ongeacht locatie. En uiteraard is er ook onze mobiele app voor iOS en Android, zodat gebruikers ook onderweg hun werk kunnen beheren.
Welke uitdagingen ziet u voor de legal tech-sector?
Ruud Helmes: Cliënten verwachten steeds snellere, transparantere en betaalbare juridische dienstverlening. We zien ook een verschuiving van reactief naar proactief juridisch advies.
Kantoren zullen flexibeler moeten worden, met nieuwe prijsmodellen, betere digitale communicatie en technologische ondersteuning. Investeren in tools die samenwerking en datagedreven inzichten mogelijk maken, wordt essentieel.
De grote uitdaging? Die nieuwe verwachtingen combineren met het behouden van hoge juridische standaarden en naleving van regelgeving.
Tot slot: hoe ziet u de toekomst van software voor juridisch praktijkbeheer? En hoe past Kleos daarin?
Ruud Helmes: Onze ambitie is om een volledig geïntegreerd platform te bouwen dat alle aspecten van praktijkbeheer ondersteunt of ermee integreert.
We blijven voortdurend vernieuwen en luisteren goed naar wat onze klanten nodig hebben. In de toekomst zal Kleos nog intuïtiever zijn, met krachtige AI-functies en vlotte koppelingen met andere juridische tools. Zo kunnen advocaten blijven meegroeien met de sector: efficiënter, slimmer en klantgerichter dan ooit.
Ruud Helmes
Director Product Management bij Kleos
Wolters Kluwer Legal Software
