Verplichte e-facturatie vanaf 2026: boetes tot 5.000 euro voor wie niet klaar is

Verplichte e-facturatie: wat houdt dit precies in?

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen tussen btw-plichtige ondernemingen in België* verplicht elektronisch verzonden en ontvangen worden. Traditionele methodes zoals papieren facturen of pdf's via e-mail voldoen vanaf dan niet meer aan de wettelijke vereisten. Let wel: deze verplichting geldt uitsluitend voor transacties tussen bedrijven. Facturen aan particuliere consumenten (= B2C-context) vallen dus buiten deze regeling. Wil je meer weten over wat e-invoicing precies voor jouw bedrijf betekent? Via deze blog stoom je je bedrijf klaar.

*Let op: er zijn enkele uitzonderingen op deze regel. Je ontdekt ze hier.

Het Koninklijk Besluit bevestigt 1 januari 2026

Ondanks dat er verschillende stemmen opgingen om het mandaat uit te stellen, bevestigt het Koninklijk Besluit dat e-facturatie voor alle transacties tussen btw-plichtige ondernemingen verplicht wordt vanaf 1 januari 2026. Deze maatregel past in een bredere strategie van de overheid om de digitalisering aan te wakkeren, met als doel:

• Administratieve lasten te verlagen
• Facturatieprocessen te versnellen
• Btw-fraude beter aan te pakken

Bedrijven doen er dus goed aan om zich zo snel (en grondig) mogelijk voor te bereiden, aangezien de overstap naar e-facturatie doorgaans een technische aanpassing of herziening van bestaande processen vereist. Met dit stappenplan bereid je jouw onderneming voor op de verplichte e-facturatie.

Interessant: om de investeringskosten van e-invoicing te verlichten voor bedrijven, voorziet de fiscus tijdelijk een verhoogde kostenaftrek van 120 procent. Het gaat hierbij wel enkel om kosten verbonden aan factureringspakketten voor het opstellen, verzenden en ontvangen van elektronische facturen in een gestructureerde vorm.

Peppol als standaard, maar niét als enige optie

Het Koninklijk Besluit bevestigt dat Peppol dé standaard wordt voor e-facturatie in België, zowel qua formaat (= het zogenaamde Peppol BIS formaat ) als qua uitwisselingsnetwerk, omdat het Peppol-netwerk een veilige, gestandaardiseerde en betrouwbare facturatie tussen bedrijven garandeert. Betekent dit dat het gebruik van Peppol verplicht wordt? Nee, dat niet. Bedrijven mogen in principe andere netwerken of formaten gebruiken, maar enkel als beide partijen dit onderling uitdrukkelijk overeenkomen. In de praktijk is dit enkel haalbaar voor grotere bedrijven die gebruikmaken van sectorspecifieke formaten, zoals EDIFACT of ANSI X12.

Kortom, hoewel Peppol niet als enige optie geldt en dus niet 100% verplicht wordt, zal e-facturatie via Peppol voor de meeste kmo’s de norm worden vanaf 1 januari 2026. Deze Peppol-voorkeur wordt ook nog eens versterkt door het volgende: elk btw-plichtig bedrijf moet, zo stelt het Koninklijk Besluit, minstens in staat zijn om Peppol-facturen te kunnen ontvangen. Ongeacht of ze zelf een ander kanaal gebruiken. In deze gids ontdek je alles over Peppol en e-invoicing.

Boetes voor bedrijven die niet aan e-facturatie doen

Een opvallend nieuw element in het Koninklijk Besluit is de boeteregeling. Het Koninklijk Besluit heeft niet alleen duidelijke, maar ook oplopende sancties vastgelegd voor bedrijven die de verplichte e-facturatie niet naleven. Zo willen ze bedrijven nog meer stimuleren om zich klaar te stomen voor elektronische facturatie. Hieronder vind je de boetes voor wie niet in orde is:

• €1.500 voor een eerste overtreding
• €3.000 voor een tweede overtreding
• €5.000 voor elke daaropvolgende overtreding

Let op: tussen twee overtredingen geldt een ‘gratieperiode’ van drie maanden. Pas na die termijn wordt een nieuwe inbreuk beschouwd als volgende overtreding. Deze zal hoger beboet worden. Bovendien hoeft de fiscus geen waarschuwing te geven vooraleer een boete kan worden opgelegd. In theorie kunnen er dus meteen sancties volgen bij vaststelling.

Nieuwe regels rond btw-afronding, conform e-facturatie

Naast de verplichting tot e-facturatie (met een sterke voorkeur voor Peppol), introduceert het Koninklijk Besluit ook een belangrijke wijziging in de manier waarop btw mag worden afgerond: de afronding per factuurlijn wordt voortaan verboden. Voortaan moet de btw afgerond worden op het totaalbedrag van de factuur. Deze wijziging sluit niet alleen aan bij de vereisten van e-facturatieformaten zoals Peppol BIS en UBL, maar zorgt ook voor meer uniformiteit in de btw-berekening.

Waarom nú actie ondernemen cruciaal is

Hoewel 2026 voor velen nog ver weg lijkt, valt er geen tijd meer te verliezen om de overstap naar e-invoicing te maken. De overgang naar e-facturatie vereist namelijk niet alleen de nodige voorbereiding. Er wordt ook een ware stormloop verwacht van ondernemers die last-minute willen schakelen, wat kan leiden tot wachttijden, vertragingen en zelfs capaciteitsproblemen. Onze finale tip? Wacht niet te lang en zet vandaag nog de juiste stap voorwaarts. Bovendien biedt verplichte e-facturatie jouw onderneming heel wat kansen en groeimogelijkheden. Zéker met de juiste software - zoals de onze.