Eén Peppol-ID voor meerdere vestigingen: hoe automatiseer je dit slim met je ERP-systeem?

Het is bijna zover: de e-invoicing wetgeving nadert

Vanaf 2026 wordt elektronische facturatie de norm in België. Dit betekent dat bedrijven verplicht zullen worden om hun B2B-facturen digitaal uit te wisselen, bij voorkeur via het Europese Peppol-netwerk. De voordelen zijn duidelijk en de weg ernaar toe hebben wij in 4 duidelijke stappen opgesomd, maar e-invoicing biedt pas écht meerwaarde als je erin slaagt om je proces te automatiseren. En daar knelt voor veel bedrijven, zeker bij complexe organisaties met meerdere vestigingen of juridische entiteiten, nog het schoentje.
 

Probleem: één Peppol-ID voor meerdere vestigingen

In principe werkt Peppol met unieke identifiers per juridische entiteit. Toch kiezen veel bedrijven ervoor om één Peppol-ID te gebruiken voor meerdere vestigingen. Dit lijkt efficiënter, maar roept tegelijk een belangrijke vraag op: hoe weet je welke vestiging een factuur heeft ontvangen of goedgekeurd? En belangrijker nog: hoe zorg je ervoor dat je factuur automatisch in de juiste boekhouding of kostenrekening terechtkomt? Zonder heldere codering, metadata of structuur, wordt het moeilijk om al jouw facturen automatisch te splitsen per entiteit of afdeling. Met als risico? Handmatige tussenkomsten, foutieve toewijzingen en vooral: frustratie bij de boekhoudafdeling. Hoe kunnen we dit voorkomen?

De verwerking door jouw ERP-systeem onder de loep

Als je het maximale uit Peppol en e-invoicing wilt halen, moet je volop kunnen inzetten op automatisering. En hier komt je ERP-systeem op het voorplan. Het is namelijk essentieel dat je ERP-systeem de inkomende e-facturen op basis van slimme logica kan interpreteren. Enkele opties:

• Je kunt gebruikmaken van specifieke invoicecodes of projectcodes die leveranciers op de factuur dienen te vermelden.
• Je kunt facturen koppelen met aankooporders en/of goedkeuringflows, die gelinkt zijn aan specifieke entiteiten.
• Je kunt werken met AI-gestuurde regels, toegepast op basis van herkende patronen (leverancier X, altijd kostenplaats Y).

Kortom, door de vele mogelijkheden van je ERP-systeem op een slimme manier te gebruiken, kan je inkomende facturen automatisch leiden naar de juiste vestigingseenheid én correct boeken op de juiste kostenrekening. Zonder handmatige validatie, zonder tijdverlies!

De oplossing: slim automatiseren met AI-accounting

AI-accounting biedt extra intelligentie en slagkracht. En het is aan jou om artificiële intelligentie te laten werken voor jou. Door machine learning toe te passen op historische boekingen kan je systeem bijvoorbeeld voorspellingen doen over welke kostenrekening het meest logisch is voor een bepaalde leverancier, specifieke productgroep of concreet bedrag. Combineer dit bovendien met een herkenning van referenties (zoals PO-nummers of kostenplaatsen) op de factuur zelf en je krijgt een proces dat (bijna) volledig geautomatiseerd verloopt. Zo benut je de volle kracht van e-invoicing.

Zorg dat je onderneming klaar is voor e-invoicing

E-invoicing is meer dan alleen maar ‘facturen digitaal ontvangen’. Waanzinnig veel meer. De e-invoicing wetgeving van 1 januari 2026 vormt immers de uitgelezen kans om je volledige facturatieproces onder de loep te nemen. En vervolgens efficiënter, sneller en volledig foutloos te maken. Heeft jouw organisatie meerdere vestigingen en maar één Peppol-ID? Dan moet je wél even goed nadenken hoe je deze uitdaging aanpakt. Hopelijk zet deze blog jou alvast op goede weg! Wil je bovendien nog meer weten over e-invoicing? Download ons gratis e-book en ontdek hoe je jouw organisatie optimaal voorbereidt op de toekomst van morgen!