Software ERP: qué es, tipologías y ejemplos

Ventajas y desventajas del software ERP

Todas las empresas que han implementado un ERP coinciden en destacar los siguientes beneficios:

• Automatización. Por ejemplo: las tereas cotidianas, la generación de facturas, gestión de notificaciones electrónicas, o gestión de extractos bancarios por eso la eficacia empresarial aumentará. 
• Impulsa el crecimiento de la empresa, como consecuencia de mejorar los procesos y el control del negocio.
• Comunicación interna. Una de los grandes beneficios de un sistema ERP es que mejora la comunicación entre las diferentes secciones de una organización.
• Control y trazabilidad. Todos los movimientos quedan registrados dentro del software de gestión, por lo que es posible realizar un seguimiento de los procesos.
• Mejora la toma de decisiones. Los ERP promueven la colaboración compartiendo los datos obtenidos en la organización. Los datos compartidos permiten a los departamentos dedicar su tiempo a analizar los datos, sacar conclusiones y tomar mejores decisiones.
• Disminuye los gastos en tecnología de la información, al tener todo los datos integrados en un único programa.
• Aumento de la seguridad. Aunque la seguridad de una base de datos centralizada es crítica, es más eficaz y permite un mayor control cuando se encuentra centralizada que cuando esos datos están dispersos en cientos de servidores, en armarios o en escritorios.
• Optimiza la eficiencia general de la empresa, controlando operaciones de forma sencilla e integral. 

En cuanto a desventajas, la puesta en marcha de un ERP, como de cualquier software, implica el traspaso de datos del antiguo sistema con el que se trabajaba, así como de aprendizaje del sistema por parte de los empleados y la posible revisión de ciertos procesos para adecuarlos a las posibilidades de mayor eficiencia y control que ofrece el software.  Esta puesta en marcha se puede agilizar si se opta por un ERP intuitivo y preparado para un fácil traspaso de información, así como escoger un proveedor con amplia experiencia y capacidad para acompañar el negocio en este proceso. 

Cómo escoger el mejor sistema de planificación de recursos empresariales

Decidir qué sistema de planificación de recursos se va a implantar es un paso muy importante, ya que debe cumplir con las expectativas de gestión integral de la empresa. Es necesario tener en cuenta:  

1. Necesidades de la empresa: se deben identificar los problemas que se esperan solucionar con el software. ¿Realizas tu actividad en un sector concreto? ¿Tu sistema ERP requiere de unas características muy marcadas? ¿A qué necesidades reales debe responder tu software? Son cuestiones esenciales que deben precisarse previamente a la elección del mejor ERP, puesto que son la base para las cuestiones posteriores.
2. Establecer un presupuesto: Estudia la rentabilidad, sin salirte del presupuesto.
3. Áreas de implantación: para implantar un ERP la empresa debe definir dónde se utilizará el software, así como los objetivos que se quieren alcanzar en cada una de ellas.

Es necesario tener bien definidas las funcionalidades y los departamentos en los que se debe implementar la medida. Así, se podrán acotar las funcionalidades, de manera más estrecha, para poder seleccionar la mejor elección que nos asegure el crecimiento certero de nuestra área de negocio.

Módulos o funcionalidades que cubre un sistema ERP

Estos son algunos de los módulos más habituales que cubre un software de gestión ERP, aunque existen muchos más.

• CRM: en el caso del Customer Relationship Management, este puede ser un módulo o bien puede estar integrado con nuestro ERP. A nivel conceptual, hay diferencias entre CRM y ERP. El CRM está diseñado para dar soporte y forma a las interacciones con los contactos y clientes. Este tipo de software permite planificar acciones comerciales medibles y gestionar campañas con total trazabilidad, mientras que el ERP permite una gestión integral del negocio. 
• Gestión de autoventa y preventa: pensada para que la fuerza de ventas de la empresa pueda realizar todas las gestiones de autoventa y preventa, en cualquier momento y lugar, desde una table o smartphone. Además, permite sincronizar la actividad comercial de forma automática con a3ERP, la solución integral de gestión para pymes.
• Almacén: tiene la capacidad de optimizar todas las operaciones que sean necesarias para ganar eficiencia, optimizar espacios y mejorar el rendimiento de los operarios.
• Gestión de proyectos: facilita la gestión de proyectos en cualquier área funcional que requiera un control de recursos. Ofrece una visión global y detallada de cada fase para tomar decisiones precisas.
• Análisis de negocio: facilita la evaluación del rendimiento del negocio y el reporting, así como la toma de decisiones estratégicas.
• Gestión de nómina: administra y gestiona las nóminas de los empleados del negocio.
• Producción: agrupa procesos como la entrada de pedidos multicanal, la logística de las compras y las expediciones o puntos de venta, entre otros.