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Fiscal, Contable y Nómina22 junio, 2020

¿Qué es un ERP? Definición, tipologías y ejemplos

Un sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning o ERP) es la solución que permite centralizar toda la gestión de la empresa, agilizado tareas y controlando eficazmente las diferentes áreas.

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¿Qué es un sistema ERP? Significado y definición de ERP

Cuando hablamos de ERP nos referimos a una herramienta de software que permite una gestión unificada de las diferentes áreas de una empresa (laboral, comercial, compras, logística, producción y financiera). Además, gracias a las soluciones verticales especializadas, se adapta a cada empresa y a cualquier sector de actividad.

En definitiva, es un sistema de planificación de recursos empresariales (por sus siglas, Enterprise Resource Planning o ERP) que supone una solución de gran ayuda para la gestión de empresas de todos los tamaños, también de las pequeñas o medianas, aunque no tengan grandes presupuestos.

Con la instalación de un ERP podemos ahorrar tiempo y dinero, y garantizar que todos trabajen con los mismos datos y KPIs como indicadores clave de rendimiento.

Tipos de ERP

Los ERPs pueden catalogarse según su tipología: que es erp

  • Por tamaño de empresa: Algunos están pensados exclusivamente para grandes corporaciones, mientras que otros están enfocados a cubrir las necesidades de las pequeñas y medianas empresas, incluso micropymes.
  • Por funcionalidad: Los ERPs "horizontales" o "generalistas" son los más habituales y cubren las necesidades de gestión estándar de cualquier empresa. En función de su capacidad de parametrización, hay algunos que pueden adaptarse a requerimientos concretos de la empresa. Otros son los llamados "verticales", que están diseñados específicamente para sectores o nichos concretos.
  • Por alojamiento: También podemos diferenciar un ERP considerando su alojamiento e instalación.
  • Por tipo de pago: Otra opción es el tipo de pago. Las dos opciones más habituales son comprar la licencia de uso y abonar un mantenimiento periódico, o bien pagar una suscripción, normalmente con cuotas mensuales o anuales.
  • Por propiedad del software: En este caso se podrá solicitar la opción "propietario" (el más solicitado) o "libre open source" (con menos frecuencia). En esta última opción, la licencia es gratuita, pero es posible que las versiones superiores o algunos módulos sean de pago, por lo que finalmente el coste puede resultar incluso superior a la primera opción. 

¿Para qué sirve un sistema ERP?

El ERP sirve para agilizar el trabajo diario, ya que conecta todos departamentos internos y las acciones que estos desempeñan. De esta manera, se produce un ahorro de tiempo considerable a diferencia del sistema tradicional de procesamiento de la información.

Al permitir que cualquier persona de la empresa tenga acceso, por ejemplo, al estado del pedido de un cliente, aumenta de inmediato la agilidad en su preparación, envío y facturación.

Ventajas y desventajas del software ERP  

Todas las empresas que han implementado un sistema ERP coinciden en destacar las siguientes ventajas competitivas:

  • Automatización. Las tareas cotidianas, por ejemplo, la generación de facturas, gestión de notificaciones electrónicas, o gestión de extractos bancarios por eso la eficacia empresarial aumentará.
  • Impulsa el crecimiento, como consecuencia de dar mejor servicio.
  • Comunicación interna. Una de las grandes ventajas de un sistema ERP es que mejora la comunicación entre las diferentes áreas de una organización.
  • Mayor control. Todos los movimientos quedan registrados dentro del software, por lo que es posible realizar un seguimiento de los procesos.
  • Mejora la toma de decisiones. Los ERPs promueven la colaboración compartiendo los datos obtenidos en la organización. Los datos compartidos permiten a los departamentos dedicar su tiempo a analizar los datos, sacar conclusiones y tomar mejores decisiones.
  • Disminuye los gastos en tecnología de la información.
  • Mejora Experiencia de usuario.
  • Aumento de la seguridad. Aunque la seguridad de una base de datos centralizada es crítica, es más eficaz y permite un mayor control cuando se encuentra centralizada que cuando esos datos están dispersos en cientos de servidores, en armarios o en escritorios.
  • Optimiza la eficiencia general de la empresa, controlando operaciones de forma sencilla e integral.

En lo relativo a las desventajas del software ERP, únicamente hay que detallar dos aspectos iniciales: el coste preliminar de su implementación (que posteriormente se verá amortizado) y el tiempo que requiere la formación de los empleados para su utilización. En este último aspecto, hay que destacar que su carácter sencillo e intuitivo impide que la productividad se vea afectada. 

 

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Sistema ERP - Planificación de Recursos Empresariales: qué significa para tu negocio y principales características

Los mejores ERP y módulos se adaptan a las características de la empresa, por lo suponen un apoyo entre las diferentes áreas, incrementando la productividad y operatividad. Por lo tanto, puede suponer para el negocio incidir en las siguientes cualidades de crecimiento empresarial:

  • Adaptabilidad. Los procesos empresariales deben poder adaptarse también a la manera de trabajar de cada negocio, ya que este cuenta con sus propios parámetros y estándares. Los sistemas ERP ofrecen diferentes configuraciones y módulos.
  • Acceder a la información global de la compañía. Por ejemplo, un nuevo pedido inicia automáticamente una verificación de crédito, consulta la disponibilidad del producto y actualiza el programa de distribución. Una vez enviado el pedido, se envía la factura.
  • Una base de datos común. Es una de las grandes ventajas del sistema ERP. Permite que los datos se registren una única vez y que cada departamento pueda acceder a los mismos.

Enterprise Resource Planning (ERP): ¿cuál se adapta mejor a tu empresa?

  • Gestión comercial: pensada para que la fuerza de ventas de la empresa pueda realizar todas las gestiones de autoventa y preventa, en cualquier momento y lugar, desde una tablet o smartphone. También permite sincronizar la actividad comercial de forma automática con a3ERP, la solución integral de gestión para pymes.
  • Customer Relationship Management(CRM): Diseñado para dar soporte y forma a la interacciones con los contactos y clientes. Permite planificar acciones comerciales medibles y a gestionar campañas con total trazabilidad.

¿Es compatible con un sistema CRM?

Mientras que el ERP ofrece distintas funcionalidades en un entorno 360 para cubrir todas las actividades de la empresa, el CRM suele usarse de manera más exclusiva, en particular para la gestión de clientes. Este es el ejemplo más habitual para explicar las diferencias entre ambos sistemas. que es erp

La compatibilidad entre sistemas ERP y CRM es una realidad. De hecho, si bien algunas empresas optan por instalar solo uno, otras se decantan por configurar ambos y, posteriormente, realizar un paso relevante para la correcta gestión empresarial: su integración. De este modo, se minimizan los procesos y el trabajo administrativo es más efectivo. Hay que puntualizar que, si bien el programa ERP es un sistema integrado que controla ámbitos tan extensos como producción, logística, contabilidad, distribución, facturación o finanzas, entre otros, y el CRM está más enfocado a la gestión integral con los clientes, la labor de ambos es complementaria y muy efectiva para el desarrollo de los departamentos a los que atañen.

La creación de bases de datos con información referente a los clientes permite un análisis más certero para la gestión de todas las tareas posteriores que se perfilan en un software ERP, con amplias soluciones, como automatización de los procesos de venta, finanzas o contabilidad. En definitiva, ambas soluciones son esenciales para disponer de un soporte informático desde el que gestionar todas las tareas, evitar duplicidades y contar con una herramienta 360º.

ERP con Business Intelligence

En este ámbito hay que destacar: 

  • Software gestión de proyectos: facilita la gestión de proyectos en cualquier área funcional que requiera un control de recursos. Ofrece una visión global y detallada de casa fase para tomar decisiones precisas. Para un mayor radio de acción, se integra con el sistema a3ERP.
  • Programa gestión de almacenes: tiene la capacidad de optimizar todas las operaciones que sean necesarias para ganar eficiencia, optimizar espacios y mejorar el rendimiento de los operarios.
  • Gestión de residuos: este programa de software permite cumplir con la normativa legal en materia medioambiental, tanto a nivel nacional como autonómico.

Por otro lado, entre los sistemas ERP más usados, es necesario hacer alusión a estos tipos, en los que la gestión certera como aplicación para pymes está asegurada:

  • Las herramientas de gestión del inventario te permitirán realizar un seguimiento al detalle del stock, convirtiéndose en una plataforma extraordinariamente útil.
  • A partir del ítem anterior, el inventario, las compras son un elemento crucial para optimizar la gestión de cada negocio.
  • Gestión de pedidos, facturación, presupuesto, etc. el módulo de finanzas es el aliado perfecto para disponer de una visión 360º de la tesorería de la empresa, partiendo de las ventas
  • Recursos humanos. Nóminas, bajas laborales, vacaciones, etc. El ERP adecuado a tu pyme o empresa optimiza continuamente las prestaciones y cuenta con la posibilidad de añadir módulos para responder a las necesidades que puedan surgir en cada empresa, según su perfil y sector.

A la hora de seleccionar el software de gestión ERP que mejor se adapta a la línea de negocio de tu pyme o empresa, es interesante partir de una serie de puntos clave para optar por el que mejor pueda responder a las necesidades concretas, si bien lo ideal es elegir un software escalable, es decir, que su adaptación sea eficaz a lo largo de todo el proceso de crecimiento de tu pyme o empresa. Para elegir el mejor erp para pymes que se adapte a tu empresa la premisa debe estar marcada por la posibilidad de añadir módulos en base a ese crecimiento comentado con anterioridad. Para ello, partimos de los siguientes criterios:

  • Establece un presupuesto: Estudia la rentabilidad, sin salirte del presupuesto.
  • Análisis de tus necesidades reales: ¿Realizas tu actividad en un sector concreto? ¿Tu sistema ERP requiere de unas características muy marcadas? ¿a qué necesidades reales debe responder tu software? Son cuestiones esenciales que deben precisarse previamente a la elección del mejor ERP, puesto que son la base para las cuestiones posteriores.
  • ¿Qué tipo de módulos debe incluir? En relación al anterior ítem, tener bien definidos los módulos, escalables, y los departamentos en los que se debe implementar la medida nos permite acotar las funcionalidades, de manera más estrecha, para poder seleccionar la mejor elección que nos asegure el crecimiento certero de nuestra área de negocio.

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¿Qué es una plataforma ERP? ¿por qué tu empresa lo necesita?

El sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Plannnig o ERP) es la plataforma adecuada para la gestión empresarial, puesto que, dada su estructura en módulos, permite responder a diferentes ámbitos y departamentos. De manera centralizada, desde un mismo programa, se puede realizar el seguimiento y control de contabilidad, facturación, stocks, comercial, gestión de nóminas y relación con los clientes. Se dispone, de este modo, de un software con el que poder organizar las diferentes áreas empresariales, logrando un impacto inmediato en el crecimiento del negocio. 

Cuando se habla de software ERP, a menudo se relaciona con grandes empresas. Sin embargo, cualquier negocio puede necesitar un sistema integral que facilite su gestión con una base de datos única, especialmente una pyme. De hecho, las pymes disponen de ERPs pensados para sus necesidades específicas y adaptados a su presupuesto.

Además, son las empresas pequeñas, a partir de 5 o 10 trabajadores, las que más se benefician de la agilidad de trabajo que supone para el día a día: de esta forma consiguen ser más competitivas en el mercado. Pero, de forma independiente al número de empleados, un ERP puede apoyar a la actividad de la pyme sea cuál sea su sector, siendo especialmente útil para las dedicadas a la compra-venta, sea cual sea el tipo de producto que comercialicen.
 
Con el software a3ERP, por ejemplo, se puede disponer en tiempo real de una visión global de todos los procesos productivos y administrativos de la empresa, lo que garantiza una gestión más eficiente para la toma de decisiones. Además, se adapta a cualquier sector de actividad, gracias a las soluciones verticales especializadas, cualidades por las que ha sido reconocida con el Premio Byte TI al Mejor ERP de 2018.

En definitiva, disponer de un software ERP en una pyme permitirá agilizar al máximo el acceso a la información e indicadores de negocio, obtener la información clave del estado de la empresa y generar informes y documentos personalizados según las necesidades. ¡Una solución de gran ayuda para el control y crecimiento de cualquier empresa! 

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