Fiscal, Contable y Nómina05 marzo, 2020

Programas de facturación: qué tener en cuenta para elegir el mejor

En el momento de implementar herramientas que faciliten los procesos empresariales, una de las prioridades es el programa de facturación para las grandes, medianas y pequeñas empresas, incluso para las asesorías profesionales.


  

A menudo, encontrar el tipo de programa que mejor se puede adaptar a nuestro negocio genera dudas. Esta respuesta se suele dar en las características y funcionalidades de cada una de estas herramientas, que deben adaptarse a las características de cada despacho profesional; al modelo de los autónomos y las pymes.

 

Programas de facturación para autónomos y pymes: ¿qué funcionalidades debemos buscar? 

programa de facturación sencilla

Gestionar la facturación de forma sencilla e intuitiva es clave en la actividad del autónomo y la pyme.

Facturación rápida y control del negocio

Además de permitir la generación de facturas y su envío de forma ágil y personalizada, una solución de facturación adecuada facilitará, además, el seguimiento del estado del negocio con información clave de forma centralizada y clara. 
La posibilidad de disponer de la información desde cualquier punto y en cualquier momento también será clave, así como la seguridad de los datos. La opción de un software de facturación cloud será por ello interesante, además de garantizar la actividad en todo momento.  

Agilidad, seguimiento de estado y automatización contable

Otras funcionalidades interesantes y que pueden agilizar el día a día en las tareas de facturación son la posibilidad de consultar si el cliente ha descargado la factura enviada, la captura con el móvil de los tickets de gasto para integrarlos en la contabilidad del negocio, la automatización contable mientras se trabaja con la aplicación -generando automáticamente los asientos contables de los movimientos realizados como factura de venta, compras, cobros y pagos, etc. 

Finalmente, como funcionalidad también interesante cabe destacar las opciones colaborativas y mutiusuario, con las que podemos colaborar con el asesor sin ningún coste adicional y olvidarnos del envío de excels y papeles para poder trabajar ambos directamente sobre el programa.

 

Programas de facturación para asesorías: las claves para elegir bien

Si el negocio está relacionado con la asesoría profesional, el programa de facturación más interesante es el que se adapte mejor a las características específicas de su actividad.

Automatización, velocidad e información a medida

La automatización aquí será un punto clave, para permitir al Despacho agilizar las tareas de facturación, cobro y contabilidad con pocos clics, facilitando de esta forma la gestión de clientes y el control de los costes. Asimismo, será interesante la posibilidad de crear listados e informes personalizados para disponer siempre de la mayor visibilidad y comprensión de la propia actividad y cómo evoluciona.

Gestión integral 

El sector del Despacho Profesional valora también de forma muy positiva la posibilidad de gestionar de forma integral la rentabilidad, la facturación y la gestión comercial de la asesoría, con opciones de integración con otras soluciones y acceso en todo momento a los asientos directamente generados en contabilidad. 

Análisis de la rentabilidad y acciones comerciales 

Finalmente, disponer de datos relacionados con la rentabilidad será clave para el Despacho: automatismos para evitar la facturación de expedientes por debajo de coste, minutación detallada de servicios, consulta de coste por tareas, plantillas para el alta de procedimientos... Todo ello permitirá reaccionar a tiempo cuando los indicadores nos señalen un punto crítico, así como detectar oportunidades de forma proactiva y preparar campañas, ofertas y circulares personalizadas para los clientes.

 

¿Por qué es importante un buen programa de facturación? La factura electrónica

La factura electrónica, es decir, aquella que se expide y recibe en formato electrónico, mejora de un modo radical la gestión de los negocios, reduciendo los posibles errores humanosy eliminando gastos añadidos, como impresión y envío postal. El artículo 4 de la ley 25/2013 de 27 de diciembre fue el impulso normativo definitivo para su uso junto con la creación del registro contable de facturas en el sector público, un claro paso hacia adelante para la administración pública y un empujón a favor de la facturación electrónica.

Una apuesta de la Administración para el futuro

Esta iniciativa ha supuesto un impacto positivo en el ámbitoB2B(entre empresas) ya que afianzan su transformación digital y representa un pilar esencial para lalucha contra el fraude fiscal. Lejos de ser un globo sonda o un test,la facturación electrónica ya es una apuesta de la administración pública y ha llegado para quedarse.

Parte de la transformación digital de la empresa

La transformación digital de los negocios empieza en muchos casos en la adaptación a la facturación electrónica, puesto que permite no solo acortar los ciclos de tramitación (incluido el cobro), sino también mejorar el servicio al cliente, facilitando el acceso rápido y ágil a las facturas almacenadas.

Mayor agilidad, seguridad y eficacia en la facturación

Estas son las tres cualidades sobre las que se asienta la facturación electrónica; un tema que ha dejado de ser una cuestión del futuro, para convertirse en una prioridad, imprescindible para aquellas empresas que buscan rentabilidad y eficiencia.

En definitiva, la facturación electrónica, refuerza no sólo la seguridad en los datos económicos y transacciones de las empresas, si no que supone dotar a las mismas de una mayor precisión en los trámites administrativos.

 

La facturación del futuro: ¿qué es el sistema Ticket BAI?

Una de las medidas de actualidad sobre facturación y control fiscal nos traslada al País Vasco con Ticket Bai, un proyecto conjunto de las Haciendas Forales y del Gobierno Vasco dirigido específicamente a los softwares de facturación de las empresas, que dota de identidad única a cada dispositivo y se identifica en el lugar donde se emite la factura.

A partir de la adaptación al sistema Ticket BAI, cada factura incluirá un código identificativo (TBAI) y un código QR que recopila toda la información. Todo ello con el objetivo de luchar contra el fraude fiscal y proveer de una mayor protección al consumidor, así como facilitar el cumplimiento fiscal de las empresas. 

Si bien el proyecto ha nacido adscrito por el momento a las Haciendas Forales de Guipuzkoa, Araba y Bizkaia, en el futuro el proyecto puede llegar a aplicarse en todo el territorio, como ya han aplicado otros países de la UE, en el marco de su lucha contra el fraude.

 

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