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Fiscal, Contable y Nómina09 abril, 2021

Cómo implantar un sistema ERP

Elegir la solución de gestión empresarial que mejor se adapte a las necesidades de la empresa, con criterios objetivos, es la base para realizar una correcta implementación del sistema ERP.

Implementación del software ERP: qué es

Empecemos por lo más básico: ¿qué es un ERP? Por sus siglas en inglés, ERP significa Enterprise Resource Planning. Es decir, el ERP es una solución que integra y automatiza todos los procesos y datos desarrollados en el día a día de una empresa, optimizando su gestión y organización.  

Si ya hemos pasado por un proceso de análisis y hemos podido elegir el ERP más adecuado para las necesidades de nuestra empresa, lo siguiente será seguir avanzando con la precaución de no paralizar la actividad de nuestro negocio durante el periodo de tiempo que supone su instalación.De hecho, éste puede ser uno de los puntos más críticos del proyecto, por lo que es importante que llevemos a cabo estos pasos de manera ordenada para que sea un éxito:

  1. Nombrar a un responsable del proyecto, que disponga de una visión del proceso de negocio y, por tanto, pueda anticiparse a las posibles necesidades.
  2. Realizar un informe previo y pormenorizado de todos los servicios y recursos que van a necesitarse para que el proceso de implementación se realice con éxito.
  3. Mantener al equipo cohesionado para lograr involucrarlo en todas y cada una de las fases que conlleva la implementación del ERP.

La aplicación del ERP en una empresa beneficia amúltiples ámbitos del negocio. El aumento de ratio de ventas, el incremento de la productividad, la reducción de costes o la mejora de la comunicación e información con las diferentes delegaciones de nuestra empresa, son el resultado directo de la aplicación del software ERP y el motivo de su instalación por parte de la mayoría de negocios. Asimismo, también se valoran muy positivamente la optimización de los procesos empresariales, la mayor facilidad en la toma de decisiones y una mejora en el acceso a la información. 

Parametrización ERP: el análisis más exhaustivo 

Es uno de los aspectos más importantes en el proceso de implementación del ERP, puesto que lleva aparejado el análisis de los resultados del negocio.

como implantar erp Para comenzar, hay que señalar que los resultados no siempre serán inmediatos, puesto que existe un periodo de adaptación que debe tenerse en cuenta. Una vez pasada esta etapa, se deben definir en nuestra hoja de ruta los siguientes ítems:

  1.  Indicadores que queremos utilizar, puesto que son los más relevantes para el perfecto seguimiento de nuestro negocio.
  2. Los resultados parciales deben ser revisados semanal o quincenalmente. Gracias a este análisis podremos disponer de una visión muy realista del proceso de optimización de las diferentes áreas empresariales.
  3. El anterior punto nos permite responder a la pregunta de qué ventajas competitivas nos ha proporcionado la implementación del ERP. ¿Ha supuesto una mejora en nuestros datos de ventas? ¿se ha incrementado la productividad? ¿Se ha notado una mejoría en la comunicación con nuestros colaboradores?
  4. El proceso de crecimiento que conlleva la parametrización del sistema ERP permite añadir mejoras o nuevos objetivos, tomando como herramienta esencial el software y la visión de negocio en paralelo.

Instalación de un ERP: puntos clave

Elegir con acierto la solución ERP que más se ajusta a nuestra empresa lleva implícito seguir una serie de puntos clave para realizar una correcta instalación: 

  1. Crear una hoja de ruta. En ella, debemos establecer con claridad tiempos e hitos. De esto modo, la instalación del ERP estará monitorizada y sabremos que todos los pasos se abordarán de acuerdo a nuestras necesidades concretas.  
  2. Marcar muy claramente el alcance y los objetivos que deseamos abordar. Estos debemos cuantificarlos en recursos y tiempo. Además. el responsable del proyecto debe liderar el proceso de instalación y progresión del ERP, para evitar posibles desviaciones.
  3. La figura del asesor externo especializado en la instalación del software ERP adquiere, más que nunca, un papel predominante. Su apoyo permitirá indicarnos en el momento preciso qué aplicaciones permitirán responder con claridad a nuevas necesidades de la empresa. 

Implementación de ERP en pymes

El sistema ERP no está al alcance, exclusivamente, de las grandes compañías. De hecho, se ha convertido en una excelente herramienta de crecimiento para las pymes, puesto que otorga relevantes ventajas competitivas y otros beneficios cuya implementación lleva aparejada, y detallamos a continuación: 

  1. Mayor fluidez en los procesos internos: simplifica extraordinariamente todas las operaciones. Trámites administrativos, como pudieran ser facturación, inserción de datos de clientes… ganan en eficacia y velocidad, además de reducirse notablemente los errores manuales. 
  2. Control exhaustivo: todos los datos diarios son analizados, generando una línea de información directa interdepartamental que conlleva una mejor toma de decisiones de cara al crecimiento del negocio.
  3. Competitividad: se reducen los tiempos de respuesta al cliente, logrando incrementar la fidelización del mismo. Disponer de datos en tiempo real de producción, almacenamiento, logística o stock, así como recursos humanos, incide directamente en el posicionamiento de la pyme, sea del tamaño que sea.
  4. El flujo informativo de la información gana en velocidad y eficacia: una cualidad que otorga una visión centralizada de la situación global de la pyme, facilitando una optimización comercial y manteniendo una interacción más productiva con el cliente. 

Cómo usar el software ERP

Ante la disyuntiva de cómo usar un ERP, la primera variable que debemos tener en cuenta es el fabricante que llevará a cabo la implementación. ¿Va a facilitarnos su implantación y el aprendizaje con un acompañamiento adecuado? Debemos informarnos sobre este punto, su perfil de innovación (cuánto esfuerzo dedica a I+D, por ejemplo), o la obsolescencia del producto a medio o largo plazo. 

Para un correcto uso del ERP, también contemplaremos estas variables, puesto que están muy relacionadas con la vida útil del sistema:

  • Escalabilidad: A medida que nuestra empresa crezca, o se incrementen las necesidades, es importante incrementar las funcionalidades de la aplicación. Si nuestro ERP dispone de módulos que permitan crecer de forma rápida y sostenible seremos capaces de evolucionar más rápido y crecer apoyados por la herramienta.
  • Adaptabilidad: el correcto uso del ERP conlleva una adaptación por parte del distribuidor, según nuestras necesidades, que no impliquen costes ocultos o añadidos. Añadir conexión a otros módulos, integrar una programación a medida, etc.  son aspectos relevantes que van a permitir poder usar nuestro ERP de la manera más eficaz.
  • La solidez y capacidad de respuesta del fabricante, que asegurarán el perfecto uso a largo plazo y la resolución o ajuste de cualquier problema. 

implantacion ERP


Ejemplos para implementar un ERP

Los ejemplos de usos de ERP por áreas son muy diversos, por lo que a continuación se presentan a modo de ejemplo diversas funcionalidades dependientes del departamento en el que se implemente. Entre otros, destacamos:

  • Gestión de inventario
  • Compras
  • Fabricación
  • Gestión de Relaciones con el Cliente
  • Gestión de Cadena de suministro
  • Ventas
  • Marketing
  • Gestión de activos
  • Gestión de Recursos Humanos
  • Gestión de proyectos
  • Optimización de TI

Para entender cómo funciona un ERP en una empresa, basta con fijarnos en algunas de sus funcionalidades clave:

  • Control financiero y emisión de facturas en tiempo real
  • Acceso online al Sistema, desde cualquier lugar/hora
  • Comunicación con los clientes más fluida, mayor seguridad de la información
  • Gestión Tributaria efectiva
  • Control exhaustivo de stocks
  • Incremento de ventas y disminución de costes.

En definitiva, el sistema ERP es el aliado perfecto para integrar y automatizar todos los procesos de una empresa, se trate de una gran compañía o pyme, y ganar en productividad. Su gran ventaja competitiva es el uso de una base de datos centralizada para almacenar y gestionar información de todos los departamentos, desde recursos humanos hasta gestión de inventarios. 

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