Cómo implantar un sistema ERP

Instalación de un ERP: puntos clave

Elegir con acierto la solución ERP que más se ajusta a nuestra empresa lleva implícito seguir una serie de puntos clave: 

1. Crear una hoja de ruta. En ella, debemos establecer con claridad tiempos e hitos. De esto modo, la instalación del ERP estará monitorizada y sabremos que todos los pasos se abordarán de acuerdo a nuestras necesidades concretas.  
2. Marcar muy claramente el alcance y los objetivos que deseamos abordar. Estos debemos cuantificarlos en recursos y tiempo. Además. el responsable del proyecto debe liderar el proceso de instalación y progresión del ERP, para evitar posibles desviaciones.
3. La figura del asesor externo especializado en la instalación del software ERP adquiere, más que nunca, un papel predominante. Su apoyo permitirá indicarnos en el momento preciso qué aplicaciones permitirán responder con claridad a nuevas necesidades de la empresa. 

Implementación de ERP en pymes

El sistema ERP no está al alcance, exclusivamente, de las grandes compañías. De hecho, se ha convertido en una excelente herramienta de crecimiento para las pymes, puesto que otorga relevantes ventajas competitivas y otros beneficios cuya implementación lleva aparejada, que detallamos a continuación: 

1. Mayor fluidez en los procesos internos: simplifica extraordinariamente todas las operaciones. Trámites administrativos, como pudieran ser facturación, inserción de datos de clientes… ganan en eficacia y velocidad, además de reducirse notablemente los errores manuales. 
2. Control exhaustivo: todos los datos diarios son analizados, generando una línea de información directa interdepartamental que conlleva una mejor toma de decisiones de cara al crecimiento del negocio.
3. Competitividad: se reducen los tiempos de respuesta al cliente, logrando incrementar la fidelización del mismo. Disponer de datos en tiempo real de producción, almacenamiento, logística o stock, así como recursos humanos, incide directamente en el posicionamiento de la pyme, sea del tamaño que sea.
4. El flujo informativo de la información gana en velocidad y eficacia: una cualidad que otorga una visión centralizada de la situación global de la pyme, facilitando una optimización comercial y manteniendo una interacción más productiva con el cliente. 

Cómo usar el software ERP

Ante la disyuntiva de cómo usar un ERP, la primera variable que debemos tener en cuenta es el fabricante que llevará a cabo la implementación. ¿Va a facilitarnos su implantación y el aprendizaje con un acompañamiento adecuado? Debemos informarnos sobre este punto, su perfil de innovación (cuánto esfuerzo dedica a I+D, por ejemplo), o la obsolescencia del producto a medio o largo plazo. Existe también la opción de consultar los testimoniales de empresas que ya han pasado por este proceso para ver su experiencia. 

Para un correcto uso del ERP, también contemplaremos estas variables relacionadas con la vida útil del sistema:

• Escalabilidad: A medida que nuestra empresa crezca, o se incrementen las necesidades, es importante incrementar las funcionalidades de la aplicación. Si nuestro ERP dispone de módulos que permitan crecer de forma rápida y sostenible seremos capaces de evolucionar más rápido y crecer apoyados por la herramienta.
• Adaptabilidad: el correcto uso del ERP conlleva una adaptación por parte del distribuidor a nuestras necesidades. Añadir conexión a otros módulos, integrar una programación a medida, opciones de business intelligence, etc. son aspectos relevantes que van a permitir poder usar nuestro ERP de la manera más eficaz. También prestaremos especial atención a su actualización a cualquier cambio normativo, como por ejemplo, la factura electrónica obligatoria.
• La solidez y capacidad de respuesta del fabricante, que asegurarán el perfecto uso a largo plazo y la resolución o ajuste de cualquier problema. 

Descubre también las diferencias entre un CRM y un ERP. 

Ejemplos para implementar un ERP

Los ejemplos de usos de ERP por áreas son muy diversos, por lo que a continuación se presentan a modo de ejemplo diversas funcionalidades dependientes del departamento en el que se implemente. Entre otros, destacamos:

• Gestión de inventario
• Compras
• Fabricación
• Gestión de Relaciones con el Cliente
• Gestión de Cadena de suministro
• Ventas
• Marketing
• Gestión de activos
• Gestión de Recursos Humanos
• Gestión de proyectos
• Optimización de TI

Para entender cómo funciona un ERP en una empresa, basta con fijarnos en algunas de sus funcionalidades clave:

• Control financiero y emisión de facturas en tiempo real
• Acceso online al Sistema, desde cualquier lugar/hora
• Comunicación con los clientes más fluida, mayor seguridad de la información
• Gestión Tributaria efectiva
• Control de stock exhaustivo 
• Incremento de ventas y disminución de costes.

En definitiva, el sistema ERP es el aliado perfecto para integrar y automatizar todos los procesos de una empresa, se trate de una gran compañía o pyme, y ganar en productividad. Su gran ventaja es el uso de una base de datos centralizada para almacenar y gestionar información de todos los departamentos, desde recursos humanos hasta gestión de inventarios. 

Si quieres profundizar en cómo las pymes afrontan este nuevo contexto, consulta el "Informe Future Ready Business 2026: ¿cómo afrontan el futuro las pymes?" y el modelo TÁNDEM para evolucionar hacia una gestión más integrada y adaptativa.