La factura simplificada, a veces conocida como factura simple, es uno de los conceptos clave en la contabilidad de cualquier autónomo, pyme o gran empresa. Se trata de una tipología concreta que, desde 2013, sustituye al antiguo ticket, y que debe cumplir una serie de requisitos para su validez. En este artículo te contamos cuándo usar la factura simplificada y cuál es el contenido de cualquier modelo de factura simplificada.
- ¿Qué es una factura simplificada?
- Requisitos de la factura simplificada: ¿cuándo se puede hacer?
- ¿Qué diferencia hay entre factura y factura simplificada?
- ¿Cuál es el importe máximo de una factura simplificada?
- Casos en que no se puede usar la factura simple
- Soluciones de facturación para pymes y autónomos
¿Qué es una factura simplificada?
Si ya sabes cómo hacer una factura, te interesará conocer la factura simplificada, el documento mercantil que expiden empresarios y profesionales por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen. Sustituye al antiguo ticket y tiene su origen en el Reglamento de Facturación, en vigor desde el 1 pasado de enero de 2013.
Este tipo de factura se puede usar en sustitución de la factura ordinaria en ciertos casos. El contenido obligatorio de una factura simplificada es más reducido que el de una factura ordinaria: por eso se reserva su uso a operaciones de pequeña cuantía o de menor relevancia.
Requisitos de la factura simplificada: ¿cuándo se puede hacer?
Una factura simplificada puede emitirse:
- Cuando su importe, IVA incluido, se mantenga dentro de unos límites determinados: en general, menos de 400 euros, o hasta 3.000 euros en el caso de determinados servicios.
- Cuando se trate de una factura rectificativa.
Tanto en el caso de la factura simplificada como en el de la factura ordinaria, es necesario entregar una copia de la factura al cliente o comprador y conservar una copia propia.
Para evitar cometer errores que puedan suponer multas y sanciones, te recomendamos el uso de un software de facturación especializado que se adapte a tus necesidades.
¿Qué diferencia hay entre factura y factura simplificada?
La principal diferencia entre factura ordinaria y factura simplificada es su contenido: básicamente, la factura simplificada no necesita especificar (salvo excepciones) información sobre el receptor de la factura, es decir, sobre la persona o empresa que contrata un servicio o compra un bien.
Estos datos sí deben aparecer en la factura ordinaria. Algunos ejemplos de factura simplificada son los que se emiten a diario en pequeñas transacciones comerciales en tiendas de alimentación, peluquerías, restaurantes…
Contenido de la factura ordinaria
Cualquier factura ordinaria debe contener siempre unos datos mínimos: número y serie de factura, fecha de factura y fecha de operación, datos del cliente y de la empresa o profesional obligado a emitir la factura (nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio), descripción de las operaciones, base imponible, tipo impositivo, cuota tributaria e importe final.
Para evitar errores, podemos crear una primera factura proforma en forma de borrador para garantizar que todos los datos son correctos.
Contenido de la factura simplificada
Sin embargo, la factura simple debe contener menos datos para resultar válida:
- Número y, en su caso, serie de la factura.
- Fecha de expedición y de operación.
- Número de Identificación Fiscal (NIF), así como nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.
- Identificación del tipo de bienes entregados o servicios prestados.
- Tipo impositivo asociado (opcionalmente, también la expresión ‘IVA incluido’)
- Importe total
Solo cuando el destinatario sea empresario o profesional, o cuando no lo sea pero te lo solicite para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales o para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria, deberás incluir también NIF, nombre y apellidos y domicilio del destinatario, así como la cuota tributaria.
Por último, en caso de tratarse de una factura rectificativa haremos referencia de forma expresa a los datos modificados y a la factura a la que equivale la rectificación.
Cumplir con los requisitos de la factura simplificada es, por tanto, más sencillo que en el caso de la factura completa. Se trata de una herramienta para simplificar la contabilidad del empresario o profesional autónomo.
Eso sí, el hecho de que exista este contenido mínimo de la factura simplificada no impide que el empresario o profesional pueda incluir en ella otros datos que considere relevantes. Del mismo modo, es posible que, por otros motivos relacionados con diferentes normas, sea obligatorio aportar más información.
En cuanto al logo de la empresa o persona física que emite la factura, no es un elemento obligatorio en ningún caso.
Usar una plantilla de presupuesto inicial o una plantilla de factura puede ayudar a simplificar el proceso de creación de nuevas facturas. Infórmate también sobre datos como la dirección de facturación.
¿Cuál es el importe máximo de una factura simplificada?
Existe un importe máximo para la factura simplificada: si el precio del servicio o del bien supera los 400 euros, IVA incluido, deberá emitirse una factura ordinaria.
Este límite máximo se amplía hasta los 3.000 euros con IVA si se trata de una de las siguientes operaciones:
- Ventas al por menor (también las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
- Servicios prestados por discotecas y salas de baile.
- Servicios telefónicos mediante cabinas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Uso instalaciones deportivas.
- Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
- Alquiler de películas.
- Servicios de tintorería y lavandería.
- Utilización de autopistas de peaje.
Todas estas operaciones podrán justificarse mediante factura simple siempre que no superen el valor de 3.000 euros, IVA incluido.
Siguiendo esta lógica, un ejemplo de factura simplificada sería aquella emitida por comprar una prenda de ropa por valor inferior a 400 euros, IVA incluido o por una sesión de fotografía que no supere los 3.000 euros, IVA incluido.
En cuanto a quién puede emitir factura simplificada, puede hacerlo cualquier profesional autónomo o empresario, siempre que cumpla con lo requisitos mencionados.
