Vom Büro aus werden die auftragsrelevanten Daten sowie das eigentliche Auftragsformular als PDF an den Monteur gesendet. Zusätzlich können beliebige Dateien als Anhang mitgeschickt werden, wie z. B. Fotos, Pläne, Einbauanleitungen, Beschreibungen etc.

Der Monteur empfängt diese Aufträge manuell oder automatisiert mit allen auftragsrelevanten Daten. Per Fingertip startet der Monteur die Auftragsbearbeitung – die Uhr läuft für ihn mit. Der Auftrag kann jederzeit unterbrochen werden, z. B. für die Mittagspause oder weil ein Folgetermin stattfinden muss. Wenn der Monteur beim Kunden fertig ist, beendet er den Auftrag – Datum und Uhrzeit werden gestempelt und die benötigte Dauer angezeigt. Nun öffnet der Monteur das PDF-Formular, füllt es aus und lässt es vom Kunden unterschreiben. Anschließend sendet er den Auftrag zurück ins Büro. Ein Auftrag kann auch unter Angabe von Gründen vom Monteur abgelehnt werden, bspw. weil er diesen Auftrag zeitlich nicht mehr an diesem Tag abarbeiten kann.

Im Büro ist durch eine Übersicht schnell ersichtlich, welcher Auftrag sich in welchem Status befindet und auch für welchen Auftrag bereits die Rechnung erstellt werden kann. Bei der Rechnungsstellung wird das vom Monteur ausgefüllte und vom Kunden unterschriebene PDF mit dem Rechnungsbeleg verknüpft. Im optimalen Fall können also vormittags erledigte Aufträge bereits am selben Tag abgerechnet und an den Kunden verschickt werden – das verkürzt Ihre Auftragsdurchlaufzeiten erheblich!

Vorteile von ADDISON Mobile Auftragsbearbeitung

Senden der Aufträge an den Mitarbeiter

Im Mobil-Center im Büro werden in einer Übersicht die offenen Aufträge angezeigt. Pro Auftrag werden alle auftragsrelevanten Daten gesammelt und der zuständige Monteur (laut Auftrag) markiert. Es können mehre Aufträge gleichzeitig zum Senden markiert werden. Zusätzlich können pro Auftrag verschiedene Dateien wie z. B. Wartungsanweisungen, Schaltpläne, Bohrschablonen usw. hinzugefügt werden.

Sind die Aufträge, Mitarbeiter und Zusatzdateien ausgewählt, werden die Daten an einen FTP-Server in das Verzeichnis des jeweiligen Mitarbeiters gesendet.

Empfangen und Bearbeiten der Aufträge auf dem mobilen Gerät

Der Mitarbeiter ruft auf dem mobilen Windows-8-Endgerät per Knopfdruck die für ihn übermittelten Aufträge vom FTP-Server ab. Dieser Abruf kann auch zeitgesteuert automatisiert werden.

Der Mitarbeiter sieht je Auftrag die relevanten Daten wie Termin, Uhrzeit, Inhalt (Welches Problem hat der Kunde? Was ist zu tun?) sowie Kontaktdaten. Der Mitarbeiter startet dann den gewünschten Auftrag und bestimmt damit die Startzeit des Auftrags.

Der Status des Auftrags wechselt auf “begonnen". Dieser Status und die Startzeit werden direkt ins Büro übertragen, wo in der Übersicht anhand verschiedener Farben und Texte ersichtlich ist, in welchem Bearbeitungsstatus sich jeder Auftrag befindet.

Sind die Arbeiten ausgeführt, ruft der Mitarbeiter die PDF-Datei auf, füllt diese auf seinem mobilen Gerät aus und lässt den Kunden unterschreiben. Ist die PDF-Datei vollständig, wird der Auftrag als erledigt gekennzeichnet. Dies führt der Mitarbeiter wieder per Knopfdruck aus. Dabei wird die Endzeit gesetzt sowie der Status des Auftrags auf “erledigt” gesetzt und zusammen mit dem PDF ins Büro zurück übertragen.

Besteht zum diesem Zeitpunkt keine Verbindung zum FTP-Server, wird die Übermittlung bei der nächsten Möglichkeit durchgeführt.

Weiterverarbeitung und Auswertung in der Firma

Im Mobil-Center des Handwerksprogramms können die erledigten Aufträge des jeweiligen Mitarbeiters aufgelistet und abgerufen werden. Es ist auf einen Blick ersichtlich, welche Aufträge noch nicht begonnen wurden, welche sich in Arbeit befinden und welche fertig gemeldet wurden und zur Abrechnung bereit stehen.

Per Knopfdruck wird eine neue Rechnung erzeugt und das vom Monteur ausgefüllte PDF geöffnet. Die zu berechnenden Werte können nun in der Rechnung erfasst werden. Beim Drucken bzw. Speichern wird die vom Kunden unterschriebene PDF mit der Rechnung verknüpft und ist über diese jederzeit abrufbar.

Ablehnung eines Auftrages

Der Monteur hat die Möglichkeit, unter Angabe eines Grundes (Freitext oder Auswahl) einen Auftrag abzulehnen, bspw. wenn er an diesem Tag keinen weiteren Auftrag mehr abarbeiten kann. Auch dieser Status wird direkt ins Büro übertragen. Somit sieht man in der Zentrale sofort, welche Aufträge man anderweitig zuordnen muss.

Weitergabe von Textnachrichten

Des Weiteren kann der Monteur am Mobilgerät eine Textnachricht verfassen, die dann im Büro in der Mobilzentrale angezeigt wird. Dort kann auf diese Nachricht geantwortet werden. Dieser Weg geht auch vom mobilen Büro aus.

Die Leistungen im Überblick

  • Manueller oder zeitgesteuerter Abruf von Aufträgen und Nachrichten
  • Empfang von auftragsrelevanten Daten sowie beliebigen Dateien als Anhang
  • Setzen von Startdatum und -zeit
  • Unterbrechen/Pausieren von Aufträgen
  • Wiederaufnahme von Aufträgen
  • Setzen von Enddatum und -zeit
  • Anzeige der für einen Auftrag benötigten Zeit
  • Erstellen und Versenden von auftragsbezogenen Fotos aus der mobilen App heraus
  • Senden von sonstigen Anhängen
  • Ausfüllen und Unterschreiben des Auftrags im PDF-Formular
  • Ablehnen von Aufträgen mit Angabe von Gründen (vordefinierte Auswahl oder Freitext)
  • Fertigmelden des Auftrags mit Rücksendung der auftragsrelevanten Daten sowie des ausgefüllten PDFs ins Büro
  • Schreiben von Textnachrichten und Versenden ins Büro

Voraussetzungen:

Zum Abrufen und Zurücksenden der Aufträge ist eine Internetverbindung erforderlich. Die eigentliche Auftragsbearbeitung kann offline erfolgen. Neben einer bestehenden Internetverbindung für den Abruf und das Senden von Aufträgen und Nachrichten gibt es zwei weitere wesentliche Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz:

  • ADDISON Handwerk Mobile Auftragsbearbeitung als Modul für die ADDISON-Handwerkssoftware
  • Ein eingerichteter FTP-Zugang

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