Unter dem Leitthema „Ready for the Future?!” fand in der letzten Woche die 11. Herbsttagung des Bucerius Center on the Legal Profession statt. Wolters Kluwer begleitet die Veranstaltung bereits seit mehreren Jahren als strategischer Partner und lud am zweiten Veranstaltungstag zum Roundtable „Future Ready Lawyer“ ein. In diesem erläuterte zum einen u. a. Manfred Bachmann, Direktor Segment Kanzleien und Notariate bei Wolters Kluwer, den aktuellen Status Quo der Digitalisierung des Rechtsmarkts anhand der Future Ready Lawyer Studie 2021. Zum anderen gab das Anwaltsbüro Quirmbach & Partner spannende Einblicke in die eigenen Innovationsprozesse.
Mit Sven Wilhelmy, Rechtsanwalt und Partner der Kanzlei, trafen wir uns auf im Anschluss auf ein kurzes Gespräch.
Vor welcher Herausforderung standen Sie mit Ihrer Kanzlei?
Bei Quirmbach & Partner sind wir spezialisiert auf schwere Personenschäden nach Unfällen oder Arztfehlern. Als wir uns vor vier Jahren neu aufstellten und mit der neuen Partnerstruktur den Generationswechsel einläuteten, war uns allen klar, dass wir die Kanzlei weiterentwickeln müssen. Der Wettbewerbsdruck durch andere Mitbewerber auf der einen Seite und die immer stärker in den Markt drängenden Rechtsdienstleister auf der anderen Seite führten uns vor Augen, dass ein „weiter so“ keine Alternative darstellte. Unter dem Projektnamen „Kanzlei 4.0“, angelehnt an unsere Entwicklungsschleifen in der Vergangenheit, haben wir den Change-Prozess eingeläutet mit dem Ziel, uns digitaler aufzustellen, das Wachstum anzukurbeln und an neue Mandate zu gelangen.
Wie gelang Ihr Change-Prozess? Wie sind Sie vorgegangen?
Sehr wichtig für das Gelingen eines solchen Change-Prozesses ist vor allem, dass das ganze Team an einem Strang zieht, voll dahintersteht und eine agile Denkweise entwickelt. Ich würde sogar so weit gehen und sagen, dass der Rückhalt im Team die Schlüsselherausforderung ist. Darüber hinaus hatten wir das Glück, mit Sebastian Quirmbach einen Spezialisten für Change-Management in den eigenen Reihen zu haben. Denn auch die Zusammenarbeit mit Profis ist notwendig.
Wie sah unser Weg zur „Kanzlei 4.0“ nun aus? Gemeinsam mit Sebastian starteten wir Anfang 2019 mit einem großen Kick-off-Workshop, um agile Teamkultur, neue Hierarchien und (digitale) Prozesse zu initiieren.
Was war das Ergebnis des Workshops? Welche weiteren Maßnahmen haben Sie ergriffen?
Das Resultat unserer Workshops war unsere sogenannte Sonnenstrahl-Strategie, welche die neue Grundlage für unser zukünftiges Arbeiten darstellen sollte – und bis heute darstellt. Sie umfasst optimale Teamarbeit, Vorantreiben der Digitalisierung, schlanke Arbeitsabläufe, Weiterentwicklung des Akquise-Prozesses und Nachhaltigkeit für Mensch und Natur.
Die Nutzung von Kanzleisoftware spielt auf dem Weg zur „Kanzlei 4.0“ ebenfalls eine wichtige Rolle. Eines der Tools, welches wir verwenden, ist Legal Smart Document für unsere Dokumentenautomatisierung. Damit wir auch aus dem Homeoffice bestmöglich arbeiten können, nutzen wir Wolters Kluwer Online für unsere juristischen Recherchen. Neben dem Einsatz von Software, dem agilen Teamworkshop sowie der Sonnenstrahlen-Strategie haben wir für effektiveres Arbeiten die Scrum-Methode eingeführt und arbeiten in den einzelnen Sonnenstrahlen mit Kanban Boards.
Was hat sich durch die neue Arbeitsweise verändert?
Unsere Effizienz hat sich erheblich gesteigert. Denn durch die regelmäßigen Treffen im 2-4 Wochen Rhythmus befinden wir uns im ständigen Austausch und lassen so unsere Vision Schritt für Schritt zur Realität werden. Durch diese kurzen Intervalle – oder neudeutsch „Iterationen“ – können wir jederzeit flexibel auf die veränderten Gegebenheiten reagieren und die weiteren Schritte anpassen.
Wir arbeiten in crossfunktionalen Teams. Das bedeutet, dass vom Partner bis hin zur Auszubildenden alle gleichberechtigt nebeneinander an der Weiterentwicklung der Kanzlei arbeiten. Das möchten wir heute nicht mehr missen.
Sehen Sie den initiieren Change-Prozess nun als abgeschlossen an?
Der Prozess, den wir vor drei Jahren angestoßen haben, ist nie zu Ende und wird kontinuierlich hinterfragt. Was heute gut ist, ist morgen schon nicht mehr ausreichend. Wir halten die Augen offen nach Dingen, die uns und unsere Arbeitsabläufe verbessern.