Von Thomas Henseler, Verlagsleiter Bildungsmanagement bei Wolters Kluwer in Deutschland.
In den vergangenen Jahren ist der Fachkräftemangel im Bereich der frühkindlichen Bildung, Erziehung und Betreuung zu dem bestimmenden Thema geworden. Das spiegelt sich auch in unserer neuen „Zukunftsstudie Kita-Management 2024 - Digitalisierung im Leitungsalltag“ wider, für die wir über 500 Kita-Leitungen aus ganz Deutschland befragt haben.
Leitungen von Kindertageseinrichtungen stehen täglich vor der Herausforderung, den Fachkräftemangel zu bewältigen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Das beinhaltet beispielsweise die tägliche Aktualisierung des Dienstplans oder das Zusammenlegen von Gruppen. Diese organisatorischen Veränderungen müssen allen Beteiligten im System direkt zu Beginn des Tages mitgeteilt werden, damit beispielsweise Eltern alternative Betreuungsmöglichkeiten finden und alle Beteiligten ihre Abläufe entsprechend anpassen können. Aufkommende Unzufriedenheit und Verärgerung wird dann häufig bei der Kita-Leitung abgeladen, obwohl diese keine Schuld an der Situation trägt, sondern nur die schlechte Nachricht überbringt.
Wenn es darum geht, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, sind die Antworten oft vage und bringen den Leitungen keine Entlastung im beruflichen Alltag. In vielen Bereichen der Wirtschaft werden personalintensive Prozesse durch den Einsatz digitaler Technologien automatisiert. Natürlich ist dies im pädagogischen Bereich der frühkindlichen Bildung, Erziehung und Betreuung keine Option. Pädagogische Fachkräfte und Leitungen können nicht durch künstliche Intelligenz ersetzt werden. Im Gegenteil: ihre Bedeutung und Systemrelevanz können nicht oft genug betont werden. Dennoch gibt es insbesondere bei Leitungsaufgaben in den Bereichen Verwaltung, Organisation und Qualitätsmanagement Aufgaben und Arbeitsabläufe, die durch Digitalisierung und den Einsatz digitaler Tools effizienter gestaltet werden können. Dadurch haben Leitungen mehr Zeit, sich anderen wichtigen Aufgaben wie der Personalentwicklung zu widmen. Mit der „Zukunftsstudie Kita-Management 2024“ möchten wir von Wolters Kluwer dazu beitragen, Potenziale zu identifizieren, die es ermöglichen, den Leitungsalltag effizienter zu gestalten und mehr Raum für wichtige Themen zu schaffen.
Um digitale Tools zur Effizienzsteigerung nutzen zu können, muss zunächst eine entsprechende Infrastruktur in den Einrichtungen vorhanden sein. Die Studie zeigt, dass in vielen Kindertagesstätten bereits Fortschritte bei der Integration digitaler Technologien erzielt wurden. Die Mehrheit der befragten Kita-Leitungen bewertet die digitale Infrastruktur ihrer Einrichtungen insgesamt als „gut“ oder „befriedigend“. Dies betrifft sowohl die Ausstattung mit Computern als auch die Internetverbindung. Es gibt jedoch auch Bereiche, in denen Verbesserungen notwendig sind. Die WLAN-Verfügbarkeit wird oft kritisiert und auch die Verfügbarkeit von mobilen Geräten könnte verbessert werden. Die Ergebnisse der Studie zeigen auch, dass die professionelle Betreuung der digitalen Infrastruktur in der Regel in der Verantwortung der Träger liegt und die Leitungen bei der Entscheidung für oder gegen den Kauf bestimmter Geräte nur eine beobachtende Rolle spielen. In Bezug auf die Nutzung digitaler Recherche- und Workflowlösungen zeigt die Studie, dass diese Tools bereits einen wichtigen Platz im Kita-Management einnehmen. Sie werden als bedeutender Faktor angesehen, um die Qualität in den Einrichtungen zu verbessern. Es gibt jedoch auch hier Herausforderungen, insbesondere bei der Auswahl und Implementierung geeigneter Software. Die aktuelle Ausstattung wird überwiegend als „befriedigend“ wahrgenommen.
Die Studie offenbart auch interessante Erkenntnisse über das Potenzial digitaler Tools in den Bereichen Verwaltung, Kommunikation, Recht und Personal sowie beim Qualitätsmanagement und der systematischen Entwicklung der Einrichtungsqualität. Insbesondere im Bereich der Qualitätsentwicklung können digitale Tools aus Sicht der befragten Kita-Leitungen beispielsweise bei der Aktualisierung und Pflege des Qualitätshandbuchs, bei der internen und externen Prozessevaluation sowie bei der Dokumentation von Qualitätsentwicklungsmaßnahmen dazu beitragen, dass viel Zeit eingespart werden kann.
Insgesamt bietet die Digitalisierung im Kita-Management zahlreiche Chancen, den Alltag der Leitung effizienter zu gestalten und in Zeiten von Fachkräftemangel den Fokus auf das Wesentliche zu legen. Die Studienergebnisse zeigen, dass Kita-Leitungen die Vorteile digitaler Tools in den Bereichen Verwaltung, Organisation und Qualitätsmanagement erkannt haben. Um diese Potenziale voll auszuschöpfen, ist es jedoch wichtig, die digitale Infrastruktur in den Einrichtungen weiter auszubauen. Es ist auch entscheidend, dass Kita-Leitungen stärker in die Beschaffungsprozesse von digitalen Tools einbezogen werden, um sicherzustellen, dass die Tools den Anforderungen des Leitungsalltags gerecht werden.
Der Studienbericht zur „Zukunftsstudie Kita-Management 2024“ ist kostenfrei unter wolterskluwer.com/de-de/know/zukunftsstudie-kita-management-2024 erhältlich.