Leider läuft das jedoch nicht immer reibungslos: Der geschilderte Prozess, obwohl über Jahrzehnte eingespielt, birgt erhebliches Konfliktpotenzial und führt immer wieder zu heftigen Auseinandersetzungen. So erhalten Mitarbeiter von Rechtsabteilungen oft Vertragsentwürfe, bei denen schon eine Kurzanalyse zeigt: Hier besteht erheblicher Prüfungs- und Anpassungsaufwand, weil die Fachabteilung Klauseln verwendet hat, die wegen neuer Gesetze, Urteile oder Richtlinien veraltet sind.
Die Ankündigung, dass Prüfung und Freigabe leider ein paar Tage in Anspruch annehmen, sorgt dann regelmäßig für Unmut. Das ist durchaus verständlich – schließlich wollen Fachkollegen Verträge möglichst schnell unter Dach und Fach bringen, etwa wenn es um einen lukrativen Großauftrag geht. Denn solange nichts unterschrieben ist, besteht die latente Gefahr, dass der Kunde es sich doch noch anders überlegt.
Und dennoch: Manche Kollegen schießen übers Ziel hinaus, wenn sie ihren Unmut äußern. Bisweilen werden Hausjuristen pauschal als Verzögerer oder gar Verhinderer dargestellt. Und in extremen Fällen wird sogar unverhohlen mit Beschwerden an oberster Stelle gedroht, falls der Kunde doch noch abspringt.
Rechtsabteilungen: Die entscheidenden Vorteile der Dokumentenautomatisierung
In einigen Unternehmen ist es inzwischen aber deutlich schwieriger, der Rechtsabteilung den schwarzen Peter zuzuschieben. Denn die Möglichkeiten der Digitalisierung und der steigende Kostendruck befeuern seit einigen Jahren den Trend zur automatisierten Erstellung von Rechtsdokumenten. Corona hat diese Entwicklung weiter beschleunigt, immer öfter kommen nun automatisierte Softwarelösungen zum Einsatz.
Das bedeutet konkret, dass die Kollegen in den Fachabteilungen in Eigenregie rechtlich korrekte Arbeitsverträge, Lieferbedingungen, Erklärungen zum Geheimnisschutz und andere Dokumente erstellen können. Bei der interaktiven Plattform Legal SmartDocuments von Wolters Kluwer funktioniert das wie folgt: Mitarbeiter wählen eine vom Juristen freigegebene Vorlage aus, machen ein paar Angaben zum Sachverhalt – und mit wenigen Klicks ist das Dokument nicht nur fertig, sondern vor allem auch sicher erstellt worden. Für Unternehmen im Allgemeinen und Inhouse-Juristen im Besonderen hat dieses Vorgehen drei entscheidende Vorteile:
Erstens: Aufwand und Kosten sinken. Herkömmliche Entwürfe aus Fachabteilungen basieren oft auf alten Verträgen bzw. Dokumenten, deren Klauseln nicht mehr aktuell sind – zum Beispiel wegen neuer Gesetze, Richtlinien oder Urteile. Mit Legal SmartDocuments passiert das nicht mehr: Kernelement der Plattform ist eine digitale Vorlagendatenbank mit Textbausteinen und Klauseln, die ständig zentral aktualisiert werden und deshalb der geltenden Rechtslage genauso entsprechen wie den neuesten internen Compliance-Standards.
Dadurch sinkt der Prüfungs- und Freigabeaufwand für Inhouse-Juristen erheblich – in vielen Fällen sogar bis auf null. Statt Routineaufgaben können sie sich deshalb verstärkt anspruchsvolleren Herausforderungen widmen, für die individuelles Juristenhandwerk gefragt ist. Zudem sorgt die automatisierte Dokumentenerstellung gerade in dünn besetzten Rechtsabteilungen oft für unmittelbare Kostensenkungen, weil keine externen Juristen mehr eingeschaltet werden müssen.
Zweitens: Rechtsicherheit und Produktivität steigen. Durch die Pflege einer zentralen Datenbank mit Textbausteinen, die stets auf dem neuesten Stand sind, sinken die wirtschaftlichen Risiken deutlich. Schließlich ist es nun praktisch ausgeschlossen, dass Verträge wegen veralteter Klauseln oder manuellen Eingabefehlern rechtlich angreifbar sind.
Legal SmartDocuments ist damit ein Paradebeispiel dafür, wie Unternehmen das Wissen einzelner Mitarbeiter skalierbar machen können. Dadurch werden sie produktiver, agiler und womöglich sogar umsatzstärker – mit Verträgen sind schließlich meist auch die damit verbundenen Umsätze schneller unter Dach und Fach.
Zudem garantieren die digitalen Lösungen nicht nur in juristischer Hinsicht hohe Standards im gesamten Unternehmen. So erleichtert die Dokumentenautomatisierung auch ein einheitliches Auftreten bei vermeintlich weichen Faktoren wie Sprache und Layout. Das kann Corporate Identity und Unternehmenskultur gleichermaßen stärken.
Drittens: Stärkung der Reputation. Wie erwähnt werden Mitarbeiter der Rechtsabteilung bisweilen als Verzögerer von Fachabteilungen dargestellt, weil sie eilig zusammengeschusterte Vertragsentwürfe detailliert prüfen müssen, um juristische Risiken auszuschließen – zum Wohl des Unternehmens. Die Dokumentenautomatisierung entzieht solchen Vorwürfen endgültig die Grundlage und stärkt die Position der Rechtsabteilung als kompetenter und effizienter Partner innerhalb und außerhalb der Organisation.
Juristisches Fachwissen? IT-Kenntnisse? Nicht notwendig!
Um das Potenzial der automatisierten Dokumentenerstellung auszuspielen, kommt es aber darauf an, dass die Kollegen in den Fachabteilungen die Webanwendungen tatsächlich selbstständig nutzen können. Wenn sie regelmäßig bei den IT-Kollegen oder den Inhouse-Juristen anrufen müssen, weil sie allein nicht klarkommen, droht ein wichtiger Teil der Ressourcen-Einsparungen und Produktivitätszuwächse zu verpuffen.
Von herausragender Bedeutung ist deshalb, dass die interaktiven Plattformen einfach bedienbar sind. Wolters Kluwer hat deshalb bei der Entwicklung von Legal SmartDocuments großen Wert auf eine intuitive Nutzerführung mit Checklisten, Live-Vorschauen und verständlichen Hilfstexten gelegt.
Für die Nutzung der Softwareplattform ist deshalb weder juristisches noch technisches Wissen notwendig. Dank eines intelligenten Entscheidungsbaums führen wenige Klicks zum Ziel – selbst bei anspruchsvollen Verträgen oder Schriftsätzen.
Und wenn doch mal jemand draufschauen soll, ist auch das kein Problem: Die intelligente Berechtigungsverwaltung sorgt dafür, dass die Rechtsabteilung den fertigen Entwurf einsehen kann. Zudem können sie bei Bedarf auch andere relevante Fachabteilungen oder Teams durch das smarte Berechtigungsmanagement einbinden. Gerade Vertragsentwürfe werden auf diese Weise vom Spaltpilz zum Gemeinschaftswerk.
