Contractor Safety Management: stopzetten samenwerking

De veiligheidsrondgang met vooraf vastgelegde parameters

Afspringen van de werkrelatie kan bv door repetitieve veiligheidsovertredingen van de (sub)contractormedewerkers, gewijzigde contract- of prijsvoorwaarden door de opdrachtgever, voortdurende kwaliteitsproblemen, continue achterstal van werken door onvoldoende inzet van bekwaam personeel, foutief ingeschatte verwachtingen van een opdrachtgever t.o.v. een contractorfirma ….

Afscheid nemen is niet leuk en prettig, voor beide partijen. Hoe hiermee toch constructief omgaan en valkuilen vermijden ?

Ga na of de samenwerking echt op een eindpunt is gekomen

De samenwerking plots beëindigen is een gemakkelijke oplossing. Echter dient te worden nagegaan of de hoofdcontractor op vele punten slecht scoort of slechts op een beperkt aantal punten. In die optiek is het soms beter om samen te gaan zitten en na te gaan of verbetering op korte termijn van deze vastgestelde punten nog mogelijk is. Aangewezen is om deze verbeterpunten door de hoofdcontractor vast te laten leggen in een verbeterplan en om de status van dit plan om de 14 dagen te evalueren. Op die manier kan worden gekeken of de verwachte verbetering zich alsnog realiseert.

Maak een goede kosten-batenanalyse inzake een mogelijke wisseling

Indien een wisseling van een hoofdcontractor onvermijdelijk aan de orde is, maak dan een inschatting van alle (verdoken) kosten die hiermee gepaard gaan.
Een nieuwe hoofdcontractor haalt in de eerste maanden van een nieuw contract niet altijd onmiddellijk het verwachte rendement en heeft een inloopperiode nodig om te wennen aan de nieuwe omgeving, de aanwezige (veiligheids)cultuur en contactpersonen van de opdrachtgever. Dit vraagt ondersteuning van de opdrachtgever in de vorm van uren, en tijd is geld. Ook herinrichting van een contractorpark/-keten, uitgifte van nieuwe badges en heropleidingskosten van (sub)contractormedewerkers dienen in de kosten-batenanalyse te worden meegenomen.

Vermijd één centrale vervaldag voor meerdere contractdisciplines

Organiseer intern uw uitschrijvingsproces op dusdanige wijze dat niet alle langetermijncontracten met hoofdcontractoren op dezelfde vervaldatum eindigen. Op die manier vermijd je dat bepaalde divisies in je eigen organisatie op korte tijd geconfronteerd worden met een aantal nieuwe hoofdcontractoren voor diverse disciplines. Tracht het intern uitschrijvingsproces zo te organiseren dat een bepaalde discipline (bv. isolatiewerken) in jaar 1 wordt uitgeschreven (en mogelijk wordt gewisseld van hoofdcontractor), dat een andere discipline (Elektriciteit en Instrumentatie) in jaar 2 wordt uitgeschreven en nog een andere (kraanwerk) in jaar 3. Indien het volume van werken groot is op de site, beperk u dan in het tenderproces tot max. 2 hoofddisciplines per jaar.

Verbied overname van personeel van de vorige contractorfirma

In praktijk ziet men vaak gebeuren dat nieuwe, inkomende contractorfirma’s een (groot) aantal personeelsleden van afscheidnemende contractorfirma’s overnemen. Voor hen is dat gemakkelijk: hun personeelsbestand wordt op die manier snel en efficiënt uitgebreid met ervaren medewerkers die hun weg bij de opdrachtgever kennen. Buiten een verwisseling van de firmanaam op de werfkeet gebeurt er in praktijk dus niet. Vraag is of de opdrachtgever dit wel wil. Immers, het afscheid is er toch om bepaalde redenen gekomen… ?

Vermijd een bitter of verzuurd afscheid/h2>

Een afscheid met slaande deuren is voor beiden geen oplossing. Mogelijk heb je elkaar nog nodig in de toekomst of hervormt de afscheidnemende contractorfirma zich na een aantal jaren terug tot een betrouwbare partner? Organiseer in die optiek een gefaseerd afscheid op basis van objectieve, zakelijke en duidelijke parameters. Spreek deze uit  tegenover elkaar zodat beiden er nog lessen uit kunnen trekken.

Maak uw interne eigen evaluatie over de gevoerde samenwerking

Vaak liggen (snel)terugkerende redenen tot een gedwongen afscheid waarvan er een deel ook bij de opdrachtgever kunnen liggen. Echter is dit waardevol leermateriaal om lessen uit te trekken. Door kritisch en objectief terug te blikken op een afgesprongen samenwerking kunnen nieuwe inzichten worden bekomen welke in toekomstige samenwerkingsverbanden met andere partijen kunnen worden geïmplementeerd.

Lees meer over Werken met derden op senTRAL, dé online tool voor alle HSE informatie.