Een algemene vergadering organiseren in tijden van Corona: het juridisch kader

Eerste mogelijkheid: de algemene vergadering afgelasten of verdagen

Indien u uw algemene vergadering wilt afgelasten of verdagen met als reden dat de Corona-crisis de samenkomst van de leden onmogelijk maakt, moet u dit per brief of e-mail doen. Voor veel ondernemingen is dit niet een echte oplossing omdat de nieuwe datum voor de vergadering voor 30 juni 2020 moet vallen (= de datum van de voorlegging ter goedkeuring van de jaarrekening aan de aandeelhouders indien het einde van het boekjaar op 31 december valt). Bovendien vergt een uitstel zelf ook een besluit van de algemene vergadering of het bestuursorgaan, waarvoor dan toch nog samengekomen moet worden…

Tweede mogelijkheid: de schriftelijke algemene vergadering

Om een schriftelijke algemene vergadering te kunnen houden, moet aan een aantal voorwaarden voldaan worden:

• Statuten: uw statuten mogen deze mogelijkheid niet uitsluiten, maar ze moeten ze ook niet expliciet voorzien
• Type vennootschap: dit is enkel mogelijk in de BV, NV en de CV
• Unanieme/eenparige besluitvorming door de aandeelhouders
• Agendapunten: op de agenda staan geen punten die niet tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren of die een authentieke akte vereisen. Voor dit laatste denken we aan een kapitaalverhoging of -vermindering, een ontbinding, een fusie, …

Derde mogelijkheid: de elektronische algemene vergadering

De deelname aan de algemene vergadering via elektronische weg kan enkel indien dit uitdrukkelijk in de statuten voorzien is. Bovendien geldt dit zowel voor aandeelhouders als voor houders van obligaties, certificaten, … . Belangrijk is dat de elektronische wijze waarom de algemene vergadering zal plaatsvinden vermeld wordt in de uitnodiging.

Bij het elektronisch stemmen gaat men best in 2 fasen te werk:

Eerst geven bedrijven de aandeelhouders, maar in casu ook de obligatiehouders, certificaathouders, e.a. de mogelijkheid om gedurende een aantal dagen voor de algemene vergadering hun vragen te stellen aan de bestuurders en commissaris. Dit is aan te raden aangezien de wet niet toelaat dat de bestuurders of commissaris deelnemen aan de elektronische algemene vergadering, maar zo vooraf toch vragen kunnen beantwoorden. Ook de termijn van antwoord wordt vastgelegd. Aangezien de bestuurders en commissaris niet mogen deelnemen, worden er best verzakingsbrieven opgesteld.

In de tweede fase, de vergadering zelf, wordt dan toelichting gegeven bij de onderwerpen en vragen en gestemd over de punten die dit vereisen. Bovendien moet er bij het vaststellen van het aantal aanwezigen ook de identiteit van de stemmende aandeelhouders kunnen worden geverifieerd. Dit kan onder andere door middel van de e-ID. Indien de statuten dit toelaten, kan er ook reeds vooraf schriftelijk (en eventueel elektronisch) een stem uitgebracht worden.

Achteraf worden de notulen gepubliceerd. Dit verslag bevat een duidelijke vermelding van de gebruikte telecommunicatiemiddelen en het aantal stemmen bij elk van de besluiten. Indien er zich storingen zouden voordoen tijdens de algemene vergadering zelf, worden deze ook vermeld in de notulen.

Vierde mogelijkheid: volmachten

Aandeelhouders kunnen er ook steeds voor kiezen om een andere aandeelhouder of een derde volmacht te geven om in hun plaats de algemene vergadering bij te wonen en besluiten goed te keuren. Dit hoeft niet voorzien te zijn in de statuten, die hier natuurlijk wel beperkingen kunnen opleggen. Zorg zeker dat de volmacht duidelijk de datum en agenda van de algemene vergadering vermeldt, inclusief de opdracht voor de gevolmachtigde om zowel de vergadering bij te wonen als te stemmen.