Kennis van Contract- & Entiteitsbeheer in 2025

Het belang van efficiënt contract- en entiteitsbeheer

Juridische teams spelen een cruciale rol in het beheer van de belangrijkste operationele processen, waarbij contractbeheer (81%) en entiteitsbeheer (71%) tot de belangrijkste werkgebieden in het kantoor behoren.

De hoeveelheid contracten in beheer varieert sterk, naargelang de grootte van het team. 29% van de respondenten zegt bijvoorbeeld jaarlijks 100–500 contracten te behandelen. Bedrijfsjuristen die alleen werken, beheren minder dan 500 contracten per jaar (84%), terwijl 79% van de grote juridische teams met meer dan 50 leden jaarlijks meer dan 5000 contracten behandelt.

Op het vlak van entiteitsbeheer zijn de meeste juridische afdelingen verantwoordelijk voor relatief eenvoudige structuren, 53% beheert 1 tot 10 juridische entiteiten. Echter, voor 15% stijgt de complexiteit flink want die is verantwoordelijk voor het beheer van meer dan 100 entiteiten.

Efficiënte methodieken op deze gebieden zijn cruciaal om risico's terug te dringen, compliance te verzekeren en de groei van het bedrijf te stimuleren.

Belangrijke uitdagingen voor juridische afdelingen binnen bedrijven in 2025

De Legisway Benchmark van 2025 geeft fascinerende inzichten in de problemen die juridische afdelingen tegenkomen op het gebied van contractbeheer en de toepassing van technologie. Dit is wat de gegevens laten zien:

Problemen Contractbeheer

1. Gebrek aan zichtbaarheid (60%)
   Gebrek aan zichtbaarheid (60%) is het meest algemene probleem als het gaat om contractbeheer. Respondenten zijn niet altijd in staat hun contractgegevens na te speuren, zoals verlengingsdata of KPI’s. Zonder de juiste tools wordt dat een tijdrovende bezigheid die organisaties kwetsbaar maakt voor contractuele risico's.
2. Standaardisatie
   Meer dan de helft van de respondenten (52%) stelde dat hun organisatie geen gestandaardiseerde processen heeft voor contract lifecycle management (CLM), hetgeen resulteert in inconsistente workflows.
3. Verlies van Contracten
   Kwijtgeraakte of verloren contracten vormen een terugkerend probleem voor bijna de helft van de respondenten (49%) en zijn een risico voor compliance en relaties met klanten.
4. CLM software toepassing
   Terwijl 42% van de teams nu CLM software gebruikt (was 33% vorig jaar), is het gebruik ervan lager in kleinere teams. Slechts 16% van de zelfstandige bedrijfsjuristen gebruikt CLM software, terwijl bijna de helft van de teams met 2-5 leden dat wel doet en 71% van de teams met meer dan 50 medewerkers.

Problemen Entiteitsbeheer

1. Afhankelijkheid van gedeelde harde schijven
   Ongeveer 30% van de juridische is nog altijd afhankelijk van gezamenlijke harde schijven voor entiteitsgegevens, wat kan zorgen voor wanordelijkheden en fouten bij audits of toetsen op compliance.
2. Budgettaire beperkingen
   Terwijl sommige teams entiteitsbeheer software gebruiken, stelt 34% van de respondenten dat ze geen speciale budgetten hebben voor juridische technologie, hetgeen een hinderpaal kan zijn bij het vinden van een oplossing.

Aanbevolen oplossingen

Het benchmark rapport vestigt de aandacht op het toenemende gebruik van technologie om deze werk-gerelateerde problemen te overwinnen.

De belofte van technologie ligt in efficiëntie, accuratesse en strategische waarde. Dit is wat uw team tot stand kan brengen met de juiste tools ter beschikking:

1. Volg de statistieken en verhoog de zichtbaarheid
   Gebruik CLM tools om contractuele prestatiestatistieken zoals doorlooptijd, percentages verlengingen en risico blootstelling te kunnen volgen. Met dashboards en analyses kunnen juridische teams heldere inzichten bieden aan zakelijke belanghebbenden. Meer info over deze functies hier.
2. Processen Automatiseren
   Tools zoals Legisway Legisway maken geautomatiseerde documenten mogelijk met templates, waardoor tijd wordt bespaard op het opstellen van contracten en consistentie wordt gegarandeerd. Voorwaardelijke logica en geïntegreerde workflows vereenvoudigen de cycli voor onderhandeling en toestemming.
3. Beperk compliance risico's
   Platforms voor entiteitsbeheer helpen bij het centraliseren van gegevens, van compliance dossiers tot gegevens van belanghebbenden, zodat u altijd klaar bent voor een audit. Automatische waarschuwingen voorkomen gemiste deadlines. Ontdek de mogelijkheden hier.
4. Focus op strategische waarde
   Door routineklussen te automatiseren kunnen professionele bedrijfsjuristen meer tijd vrijmaken voor strategisch advies en zo het bedrijf versterken met gegronde besluitvorming.

Belangrijkste conclusies

De Legisway Benchmark benadrukt de dringende noodzaak voor juridische afdelingen om hun werkwijze ten aanzien van contract- en entiteitsbeheer te moderniseren. Met groeiende werklasten en slinkende budgetten moeten juridische teams op de meest efficiënte manier te werk gaan om concurrerend te blijven, wat wil zeggen:

	Investeren in CLM software om workflows te automatiseren en compliance te garanderen.
	Overgaan op gestructureerde entiteitsbeheer tools voor betere zichtbaarheid en verslaglegging van gegevens.
	Budgetten afstemmen op doelstellingen betreffende digitale overgang om de juiste tools toe te passen, zelfs voor kleinere teams.

Met deze werkwijzen kan uw juridische team risico's beperken, tijd besparen en strategische mogelijkheden openen die een grotere waarde aan uw organisatie geven.