Première possibilité: annulation ou report de l’assemblée générale
Si vous souhaitez annuler ou reporter votre assemblée générale parce que la pandémie empêche que les membres se réunissent, vous devez les en informer par courrier ou par e-mail.
Pour de nombreuses entreprises, cette solution n’en est pas une, car l’assemblée doit avoir lieu avant le 30 juin 2020 (= date de présentation des comptes annuels aux actionnaires pour approbation si l’exercice comptable est clôturé au 31 décembre).
De plus, un report exige également une décision de l’assemblée générale ou de l’organe d’administration, ce qui exige une réunion...
Deuxième possibilité: l’assemblée générale écrite
Il est possible d’organiser une assemblée générale écrite moyennant le respect de plusieurs conditions :
- Statuts: vos statuts ne doivent pas exclure cette possibilité, mais ils ne doivent pas non plus la prévoir explicitement
- Type de société: possible uniquement pour la SRL, la SA et la SC
- Prise de décision à l’unanimité par les actionnaires
- Points à l’ordre du jour: aucun point ne relevant pas de la compétence de l’assemblée générale ou exigeant un acte authentique ne peut être inscrit à l’ordre du jour. Pour ce dernier point, nous pensons à une augmentation ou une réduction de capital, une dissolution, une fusion...
Troisième possibilité: l’assemblée générale virtuelle
La participation à l’assemblée générale par voie numérique n’est possible que si les statuts le prévoient expressément. Ceci vaut en outre aussi bien pour les actionnaires que pour les détenteurs d’obligations, de certificats... Il importe de mentionner dans l’invitation la voie électronique choisie pour l’organisation de l’assemblée générale.
En cas de vote électronique, il est préférable de procéder en 2 phases:
- Dans un premier temps, et pendant plusieurs jours avant l’assemblée générale, les entreprises donnent aux actionnaires, mais aussi - le cas échéant - aux détenteurs d’obligations, de certificats... la possibilité de poser leurs questions aux administrateurs et au commissaire. Cette première phase est recommandée étant donné que la loi n’autorise pas les administrateurs ou le commissaire à participer à l’assemblée générale virtuelle. De cette manière, ils ont quand même la possibilité de répondre préalablement aux questions. Le délai de réponse est également défini. Étant donné que les administrateurs et le commissaire ne sont pas autorisés à participer, il est conseillé de prévoir des lettres de renonciation.
- Dans la seconde phase, la tenue de l’assemblée, des explications seront fournies sur les thèmes et questions. Les points qui l’exigent feront l’objet d’un vote. De plus, au moment de déterminer le nombre de présents, il faut également pouvoir vérifier l’identité des actionnaires votants, par exemple au moyen de leur e-ID. Si les statuts le permettent, le vote par anticipation (par écrit ou par la voie électronique éventuellement) est également possible.
Le procès-verbal sera publié par la suite. Ce rapport devra mentionner clairement les modes de télécommunication utilisés et le nombre de voix pour chacune des décisions. Si des difficultés se sont posées pendant l’assemblée générale, celles-ci devront aussi être mentionnées dans le procès-verbal.
Quatrième possibilité: procurations
Les actionnaires ont toujours la possibilité de donner procuration à un autre actionnaire ou à un tiers pour assister à l’assemblée générale et approuver les décisions en leur nom.
Cela ne doit pas nécessairement être prévu dans les statuts, qui peuvent cependant imposer certaines restrictions à cet égard.
Assurez-vous que la procuration mentionne clairement la date et l’ordre du jour de l’assemblée générale, et précise clairement que la tâche du mandataire consiste à la fois à assister à l’assemblée et à voter.
