Dossiers DLex

Gestion de dossiers

 

Toutes les informations du dossier (documents, prestations, agenda, tâches et dates butoirs, parties, conseils et tribunaux, informations financières...) sont disponibles via un écran unique. Vous pouvez créer une arborescence pour vos documents adaptée par type de dossier. Ainsi les documents confidentiels sont accessibles par les collaborateurs que vous désignez. Grâce à la fonctionnalité « Track & report », vous pouvez voir qui a apporté telle ou telle modification à un élément du dossier. 

Documents DLex

Gestion de documents

La gestion électronique des documents (GED) permet de recevoir, créer, classer, enregistrer et rechercher des documents. DLex a optimisé chaque étape pour vous faire gagner un temps précieux. Ainsi, DLex classe (semi)automatiquement les documents reçus et envoyés. 

Création de documents et correspondances sortantes 

  • Création automatique de documents à partir de modèles, afin d’éviter des tâches répétitives 
  • De très nombreuses possibilités de modèles grâce à l’assistant de création
  • Création et classification automatiques des prestations liées. 

Gestion des documents reçus 

Le Doc Manager est un outil convivial qui vous permet de gérer l’arrivée de tout type de documents (Word, PDF, e-mails, scans, photos et vidéos). Pour faciliter l’import, faites glisser un ou plusieurs documents dans un dossier. Vous avez ensuite la possibilité de : 

  • faire apparaître l’arborescence des fichiers liée au dossier 
  • ajouter une note associée 
  • supprimer ou conserver l’original dans Outlook®
  • ajouter uniquement ou séparément les pièces jointes au dossier 

Bien entendu, vous pouvez également synchroniser votre boîte de réception et d’envoi Outlook® avec vos dossiers DLex en mentionnant les références des dossiers dans vos mails. Vous pouvez en outre créer une boîte de réception DLex par utilisateur et/ou équipe et, avec Scan-to-DLex, envoyer automatiquement un document scanné vers un dossier DLex. Ainsi vous avez tous les outils en main pour digitaliser les documents reçus (sur papier). 

Contract DLex

Gestion des contacts

Votre base de données de contacts est un outil très précieux pour la communication, la gestion et l’expansion de votre cabinet. 

Sur la base de la carte d’identité, du numéro de registre national, du DPA ou de Graydon, une fiche de contact est créée. 

Chaque fiche contient/indique : 

  • S’il s’agit d’une personne morale ou physique 
  • le type de contacts : client, fournisseur, partie, tribunal, huissier de justice, expert, prospect... 
  • le rôle du contact dans un dossier particulier: client ou partie adverse 
  • la manière de correspondre avec le contact   
  • la gestion des droits d’édition des contacts  

En outre, vous avez : 

  • un aperçu des dossiers liés à chaque contact (facile pour la gestion des conflits d’intérêts) 
  • l’historique de la comptabilité 
  • une base de données structurée dans le cas où vous devriez créer des liens entre des contacts 
  • la possibilité de procéder à des modifications pour tous les contacts qui sont liés. Le changement d’adresse d’une société est apporté à tous les contacts de cette société 
SOLUTIONS
Logiciel de gestion sur mesure pour votre cabinet
Avec DLex, vous optez pour un outil performant et tourné vers l’avenir pour votre cabinet. Nous connaissons nos clients et leurs offrons un service personnalisé. Nous développons nos produits en combinant notre expertise technologique et les retours quotidiens de nos clients.