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Juridique10 mars, 2021

Interventions de l’employeur pour le télétravail : une circulaire administrative exhaustive

La circulaire administrative sur le télétravail annoncée par le Ministre des finance vient d’être publiée. Nous analysons en détail le contenu de cette circulaire particulièrement importante pour les travailleurs.

Auteur : B. Mariscal

Dans ses instructions administratives intermédiaires, l’ONSS précise que les principes repris dans cette circulaire correspondent à la manière dont l'Office appliquait ce remboursement de frais dans le passé. Aussi, l'ONSS a-t-il décidé de suivre complètement cette circulaire en ce qui concerne la qualification de la mise à disposition de matériel et des remboursements dans le cadre des frais liés au travail à la maison. Cela veut dire aussi que lorsqu'il y a un doute sur la question de savoir si quelque chose doit ou ne doit pas être considéré comme rémunération en cas de remboursement de frais dont on pense qu'ils sont à charge de l'employeur, on renvoie en première instance à cette circulaire.

Définition du télétravail

Par télétravail, il y a lieu d'entendre toute forme d'organisation et/ou de réalisation de travail, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière.

La notion de «locaux» doit être considérée dans un sens large et comprend les activités des travailleurs exercées normalement chez les clients ou sur un autre site (p. ex. dans un bureau satellite de l’employeur, c’est-à-dire un local décentralisé de l’employeur ou un local que l’employeur met à disposition du travailleur). 
La circulaire concerne donc le télétravail effectué dans des locaux privatifs du travailleur.
Elle ne vise que le télétravail qui est organisé dans le cadre de journées de travail normales. Elle ne règle donc pas la situation des travailleurs qui travaillent chez eux en dehors des heures normales de travail (p. ex. le soir ou le week-end).

Champ d’application

La circulaire traite, dans le contexte du télétravail, tant dans le secteur public que dans le secteur privé, des conséquences en matière d'impôts sur les revenus dans le chef des travailleurs.

Le régime ne peut pas être appliqué aux dirigeants d’entreprise visés à l’article 32 du C.I.R.92. Il n’est pas non plus applicable aux travailleurs soumis à des régimes spéciaux comme, par exemple, les cadres étrangers, le «salary split» (scission de la rémunération pour les travailleurs qui prestent dans plusieurs pays pour le même employeur), etc.

Un remboursement de dépenses propres à l'entreprise peut toutefois être effectué, dans ces hypothèses, sur la base de pièces justificatives ou forfaitairement, sur la base de normes sérieuses et concordantes. Cela doit être examiné au cas par cas. Un ruling peut être obtenu à ce sujet auprès du Service des décisions anticipées (SDA).

Remboursement de frais propres à l’employeur

Lorsqu'un employeur alloue une indemnité à un travailleur, celle-ci ne peut être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l'employeur non imposable que si cet employeur peut apporter la double preuve:

  1. que l'indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres;
  2. que cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

L'employeur peut déterminer ces indemnités de manière forfaitaire, sans que celles-ci ne perdent le caractère de dépenses effectives lorsque leur montant a été établi d'après des normes sérieuses qui sont le résultat d'observations et de recoupements nombreux. Ces indemnités doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles. Sur la fiche n° 281.10 (revenus 2020), en regard de la rubrique b) du cadre 27 «renseignements divers», la mention «OUI - normes sérieuses» doit être reprise.

L’Administration indique que, compte tenu de l'importance du remboursement non imposable de dépenses propres à l'employeur dans le cadre du télétravail, le montant total des indemnités devra toujours, à partir de l'année de revenus 2022, être mentionné dans le cadre «renseignements divers» de la fiche n° 281.10, en plus des informations déjà demandées. Ce principe sera d’application générale à partir de l'année de revenus 2022 pour tous les remboursements de dépenses propres à l'employeur et sera étendu à la fiche n° 281.20.

On ne sait pas pourquoi ce principe ne vaudra pas encore pour l’établissement des fiches relatives au revenus de l’année 2021.

Il va de soi que les dépenses propres à l'employeur remboursées sur la base d’un montant forfaitaire ne peuvent plus être prises en charge par l’employeur sur la base de pièces justificatives réelles.

Les indemnités forfaitaires de bureau

Conditions d’octroi et montant

L’indemnité est censée couvrir les frais de bureau, à savoir tous les frais qui doivent être engagés couramment pour pouvoir exercer une activité professionnelle de manière normale. Il s'agit des frais liés à l'aménagement et à l'usage (y compris la location et les amortissements éventuels) d’un bureau, des frais de matériel informatique et d’impression (ne sont pas visés ici l’imprimante et l’ordinateur eux-mêmes, mais par exemple le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.), des frais de petites fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille, etc.), des frais de fournitures de base telles que l’eau, l’électricité et le chauffage, des frais d'entretien, des frais d’assurances, le précompte immobilier, le café, l’eau et les rafraichissements, etc.

Une indemnité de 129,48 EUR (montant applicable à partir du 1er avril 2020) par mois peut être octroyée par l’employeur en cas de télétravail régulier et structurel, réellement effectué par un travailleur. La circulaire parle de télétravail pendant une partie substantielle du temps de travail.

Rappelons que par communiqué de presse, le ministre des finances a annoncé que l'indemnité maximale pour travail à domicile sera augmentée temporairement pour le deuxième trimestre 2021 afin qu'elle reflète mieux les coûts réels encourus. Pour les salariés et les chefs d'entreprise, l'augmentation est de 129,48 EUR à 144,31 EUR (communiqué de presse du 12 février 2021 du Ministre des finances Vincent Van Peteghem, www.vanpeteghem.belgium.be).

On entend par "télétravail structurel et régulier" l’équivalent d'une journée de travail par semaine (p. ex. une journée de travail complète par semaine, deux demi-journées de travail par semaine ou plusieurs jours comprenant quelques heures prestées pendant le temps normal de travail). Cette évaluation s’effectue sur une base mensuelle.

La circulaire précédente parlait d’un minimum de 5 jours par mois mais cette exigence n’est plus reprise dans la nouvelle circulaire.

Le montant de l’indemnité ne doit pas être réduit proportionnellement en cas de prestations à temps partiel. Si un travailleur à temps partiel remplit effectivement les conditions pour recevoir l’indemnité forfaitaire de télétravail, l’employeur peut accorder l’indemnité forfaitaire maximale de télétravail, indépendamment du nombre d’heures prévues par le contrat de travail.

L'employeur peut faire une distinction quant à l'indemnité de bureau octroyée sur la base d’une catégorie de personnel ou des circonstances de fait dans lesquelles le télétravail est organisé. Si les conditions d'octroi de l'indemnité forfaitaire de bureau sont remplies, une telle différenciation ne constitue pas en soi un problème. Toutefois, s’il est constaté que cette différenciation vise à accorder à un membre spécifique du personnel une indemnité de frais plus élevée, sans qu’une justification suffisante existe pour cela ou qu'une «catégorie de personnel» est définie dans ce même but, cela ne sera pas accepté. Dans ce cas, on retombera dans le régime ordinaire des remboursements de frais propres à l’employeur et ce dernier devra apporter la double preuve requise.

Exemples

Un travailleur travaille à temps partiel à 50%. L'employeur met en place un système de rotation dans lequel les travailleurs sont répartis en groupes et chaque groupe effectue du télétravail pendant une semaine par mois et travaille au bureau pendant les autres semaines. Durant cette semaine, le travailleur effectue du télétravail le mardi et le jeudi.
Le travailleur n’effectue du télétravail que 2 journées de travail sur une base mensuelle. Il ne s'agit alors pas de télétravail structurel et régulier et une indemnité forfaitaire de bureau ne peut être octroyée. Il est possible à l’employeur d’octroyer une indemnité moyennant la double preuve.

En revanche, si un travailleur preste à temps partiel à 80% et qu’il effectue une journée de télétravail sur les 4 journées prestées par semaine, la condition de télétravail structurel et régulier est remplie.

Conséquences d’un télétravail non structurel

Lorsque les conditions liées au télétravail structurel ne sont pas remplies, l’indemnité forfaitaire de bureau ne s’applique pas.

Si l’employeur veut tout de même attribuer une indemnité forfaitaire, il faut qu’il la détermine selon des normes sérieuses (apport de la double preuve).
Il a alors tout intérêt à introduire une demande de ruling auprès du SDA.

 

Pour les possibilités de cumul de l’indemnité forfaitaire de bureau avec d’autres avantages, voyez la suite de l’article publiée dans Socialeye.

Entrée en vigueur

La circulaire entre en vigueur le 1er mars 2021. Elle ne porte pas atteinte aux rulings en vigueur à cette date.

Conclusion

La circulaire fait une approche exhaustive des interventions de l’employeur dans le cadre du télétravail. Les indemnités octroyées sont admises sans l’intervention du SDA.

On peut constater une approche innovante dans le cas d’un cumul d’une indemnité forfaitaire avec un remboursement de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique. On ne peut que s’en réjouir, l’Administration s’adaptant ainsi aux réalités de terrain.

Nous pouvons également constater l’application d’un nouveau forfait en cas d’une utilisation de périphériques informatiques privés alors que le PC est mis à disposition par l’employeur.

Enfin, on notera que les directives concernant les fiches seront applicables à partir de l’année de revenus 2022. Sans doute, l’Administration a-t-elle voulu attendre le retour à une vie normale pour pérenniser ses directives.

Lorsque l’employeur accorde à un membre de son personnel la disposition gratuite à des fins privées d’un avantage ICT, ce travailleur bénéficie d’un avantage de toute nature soumis aux cotisations sociales et à l’impôt.  Lisez plus ici