De administratieve circulaire over thuiswerk, aangekondigd door de minister van Financiën is onlangs verschenen. We overlopen even de volledige inhoud van deze bijzonder belangrijke circulaire voor de werknemers.De RSZ specificeert in haar tussentijdse administratieve instructies dat de in deze circulaire opgenomen principes komen heel sterk overeen met de manier waarop de RSZ in het verleden deze kostenvergoeding reeds toepaste. De RSZ heeft dan ook beslist deze circulaire volledig te volgen voor wat betreft de kwalificatie van terbeschikkingstelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk. Dat wil ook zeggen dat als er twijfel bestaat of iets al dan niet als loon moet worden beschouwd bij terugbetalingen van kosten waarvan men denkt dat ze ten laste zijn van de werkgever, in eerste instantie verwezen wordt naar deze circulaire.
Definitie van thuiswerk
Onder thuiswerk wordt verstaan elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden verricht.
Het begrip “werkvloer” moet hier ruim worden bekeken en omvat de activiteiten van werknemers die normaliter bij klanten of op een andere locatie (bijvoorbeeld in een satellietkantoor van de werkgever, dat wil zeggen een gedecentraliseerd lokaal van de werkgever of een lokaal dat de werkgever aan de werknemer ter beschikking stelt) worden uitgevoerd.
De circulaire heeft dus betrekking op het thuiswerk dat wordt verricht in de private lokalen van de werknemer.
Ze slaat enkel op het thuiswerk dat wordt georganiseerd in het kader van normale werkdagen en regelt dus niet de situatie van werknemers die buiten de normale werkuren (bv. 's avonds of in het weekend) thuis werken.
Toepassingsgebied
De circulaire bespreekt, in het kader van thuiswerk, de gevolgen inzake inkomstenbelastingen voor de werknemers zowel in de openbare als in de private sector.
De regeling kan niet worden toegepast op de in artikel 32, WIB 92 bedoelde bedrijfsleiders. Ze is dus evenmin van toepassing op werknemers die onder bijzondere regimes vallen, zoals bijvoorbeeld buitenlandse kaderleden, de 'salary split' (gesplitste bezoldiging voor werknemers die in meerdere landen werken voor dezelfde werkgever), enz.
De uitgaven eigen aan de onderneming kunnen in die gevallen echter worden terugbetaald op basis van bewijsstukken of forfaitair op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. Dat moet geval per geval worden bekeken. Er kan hiervoor een ruling worden verkregen bij de Dienst voorafgaande beslissingen (DVB).
Terugbetaling van eigen kosten van de werkgever
Wanneer een werkgever een vergoeding toekent aan een werknemer, kan deze slechts worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever als deze werkgever het dubbele bewijs kan leveren:
- dat de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
- dat die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.
De werkgever mag die vergoedingen forfaitair bepalen zonder dat ze de aard van werkelijke kosten verliezen, wanneer hun bedrag volgens ernstige normen werd vastgelegd die het resultaat zijn van veelvuldige waarnemingen en steekproeven. Deze vergoedingen moeten worden verantwoord door individuele fiches. Op de fiche nr. 281.10 (inkomsten 2020) moet, naast rubriek b) van vak 27 “diverse inlichtingen”, de vermelding “JA - ernstige normen” worden aangebracht.
De Administratie bepaalt dat, rekening houdend met het belang van de niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever in het kader van thuiswerk, vanaf inkomstenjaar 2022, naast de reeds gevraagde vermeldingen, steeds het totale bedrag van de vergoedingen moet worden vermeld in het vak “diverse inlichtingen” van de fiche nr. 281.10. Dat principe zal algemeen van toepassing zijn vanaf het inkomstenjaar 2022 voor alle terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever en worden uitgebreid tot de fiche nr. 281.20.
We weten niet waarom dat principe nog niet geldt voor het opmaken van de fiches betreffende het inkomstenjaar 2021.
Het spreekt voor zich dat de werkgever de eigen kosten die hij op basis van een forfaitair bedrag heeft terugbetaald, niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste mag nemen.
De forfaitaire kantoorvergoedingen
Toekenningsvoorwaarden en bedrag
De vergoeding wordt geacht de kantoorkosten te dekken, dat zijn alle kosten die courant moeten worden gemaakt om een beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen. Het gaat om kosten verbonden aan de inrichting en het gebruik van een kantoorruimte (met inbegrip van de huur en de eventuele afschrijvingen), printer- en informaticamateriaal (hiermee worden niet de printer en computer zelf bedoeld, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt, enz.), kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpennen, enz.), kosten voor nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoudskosten, verzekeringskosten, onroerende voorheffing, koffie, water, frisdranken, enz.
De werkgever kan een vergoeding van 129,48 EUR (bedrag geldig sinds 1 april 2020) per maand toekennen voor regelmatig en structureel thuiswerk dat werkelijk door een werknemer wordt verricht. De circulaire spreekt van thuiswerk gedurende een substantieel deel van de arbeidstijd.
In een persbericht had de minister van Financiën reeds aangekondigd dat de maximumvergoeding voor thuiswerk tijdelijk zou worden verhoogd voor het tweede kwartaal 2021 om de werkelijk gedragen kosten beter op te vangen. Voor de werknemers en bedrijfsleiders bedraagt de verhoging 144,31 EUR (persbericht van 12 februari 2021 van de minister van Financiën, Vincent Van Peteghem, www.vanpeteghem.belgium.be).
Onder structureel en op regelmatige basis thuiswerken wordt verstaan het equivalent van één werkdag per week (bv. één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur die worden gepresteerd tijdens de normale arbeidstijd). De beoordeling hiervan gebeurtop maandbasis.
De vorige circulaire sprak van een minimum van 5 dagen per maand, maar deze vereiste werd niet overgenomen in de nieuwe circulaire.
Het bedrag van de vergoeding moet niet evenredig worden verminderd in geval van deeltijdse prestaties. Als een deeltijdse werknemer effectief voldoet aan de voorwaarden om de forfaitaire vergoeding voor telewerk te ontvangen, mag de werkgever de maximale forfaitaire vergoeding voor thuiswerk toekennen, ongeacht het aantal uren voorzien in de arbeidsovereenkomst.
De werkgever mag op basis van een personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin het thuiswerk wordt georganiseerd een onderscheid maken in de toegekende kantoorvergoeding. Indien de toekenningsvoorwaarden van de forfaitaire kantoorvergoeding vervuld zijn, vormt een dergelijke differentiatie op zich geen probleem. Indien evenwel wordt vastgesteld dat die differentiatie bedoeld is om een welbepaald personeelslid een hogere kostenvergoeding toe te kennen zonder dat daarvoor een afdoende verantwoording bestaat, of dat er een “personeelscategorie” wordt gedefinieerd met datzelfde doel, dan zal dat niet worden aanvaard. In dat geval zal men terugvallen op de gewone regeling van de terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever en zal hij het dubbele vereiste bewijs moeten leveren.
Voorbeelden
Een werknemer werkt deeltijds aan 50 %. De werkgever stelt een rotatiesysteem in waarbij de werknemers in groepen worden opgedeeld en elke groep gedurende 1 week per maand thuis werkt en de overige weken op kantoor. De werknemer verricht in die week thuiswerk op dinsdag en donderdag.
De werknemer werkt op maandbasis slechts 2 werkdagen thuis. Het gaat dus niet om structureel en regelmatig thuiswerk en er kan geen forfaitaire kantoorvergoeding worden toegekend. De werkgever mag wel een vergoeding toekennen als hij het dubbele bewijs verstrekt.
Als een werknemer daarentegen deeltijds werkt aan 80 % en 1 dag van de 4 werkdagen per week thuis werkt, dan is de voorwaarde van structureel en regelmatig thuiswerk wel vervuld.
Gevolgen van niet-structureel thuiswerk
Wanneer de voorwaarden voor structureel thuiswerk niet vervuld zijn, dan geldt de forfaitaire kantoorvergoeding niet.
Als de werkgever toch een forfaitaire vergoeding wil toekennen, moet hij ze volgens ernstige normen vastleggen (verstrekking van het dubbele bewijs). Hij heeft er dan alle belang bij om een ruling bij de DVB aan te vragen.
Inwerkingtreding
De circulaire treedt in werking op 1 maart 2021. Ze doet niets af aan de rulings die op die datum gelden.
Conclusie
De circulaire bevat een grondig overzicht van de tussenkomsten van de werkgever in het kader van thuiswerk. De toegekende vergoedingen worden aanvaard zonder tussenkomst van de DVB.
We stellen vast dat de cumul tussen een forfaitaire vergoeding en een terugbetaling van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal op innoverende wijze wordt benaderd. We kunnen er alleen maar blij om zijn dat de Administratie zich aanpast aan de realiteit op het terrein.
Daarnaast stellen we ook vast dat een nieuw forfait geldt indien eigen randapparatuur wordt gebruikt terwijl de PC ter beschikking wordt gesteld door de werkgever.
Tot slot stippen we nog aan dat de richtlijnen betreffende de fiches van toepassing worden vanaf het inkomstenjaar 2022. Ongetwijfeld heeft de Administratie de terugkeer naar een normaal leven willen afwachten om haar richtlijnen te verankeren.
Nog meer weten over de mogelijkheden om de kantoorvergoeding te cumuleren met andere voordelen ? Lees de rest van artikel in SocialEye.
Wanneer een werkgever een personeelslid gratis een ICT-voordeel voor privédoeleinden verstrekt, ontvangt deze werknemer een voordeel in natura waarover hij socialezekerheidsbijdragen moet betalen en belasting moet betalen. Lees hier meer
