De administratieve circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk is voor uw werknemers heel belangrijk. Daarom overlopen we voor u de inhoud.
👉 Tip: bekijk ook de webinars ‘Thuiswerk: wettelijk kader en goede hr-praktijken’ en ‘Representatievergoedingen en andere forfaitaire kostenvergoedingen’. Nog geen toegang? Ontdek SocialEye nu.Volgens de RSZ komen de principes in de circulaire heel sterk overeen met de manier waarop ze vroeger de kostenvergoeding al toepaste. Voor de terbeschikkingstelling van materiaal en de terugbetaling van kosten voor telewerk volgt de RSZ de circulaire dan ook volledig. Dat wil zeggen: is er twijfel of iets als loon moet worden beschouwd bij terugbetalingen van kosten, waarvan de fiscus denkt dat ze ten laste zijn van de werkgever? Dan verwijzen ze in eerste instantie naar de circulaire.
Wat is telewerk?
Volgens de circulaire is telewerk elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk, dat uw werknemers regelmatig en structureel buiten uw werkvloer voor u uitvoeren.Het woord ‘werkvloer’ moet u ruim bekijken. Het houdt ook in dat uw werknemers bij klanten werken, of op een andere locatie zoals een satellietkantoor of een lokaal dat u ter beschikking stelt. Daarbij hoort ook het telewerk in hun ‘privélokalen’, bij hen thuis dus.
Belangrijk om te weten: de circulaire regelt alleen telewerk op normale werkdagen. Dus geen telewerk buiten de normale werkuren, zoals ‘s avonds of in het weekend.
Regeling telewerk: niet voor iedereen
De regeling rond telewerk is niet van toepassing op bedrijfsleiders en werknemers die onder bijzondere regimes vallen. Bijvoorbeeld buitenlandse kaderleden en werknemers die in verschillende landen voor u werken en een gesplitste bezoldiging krijgen.In die gevallen kunt u de uitgaven eigen aan de onderneming terugbetalen op basis van bewijsstukken, of forfaitair op basis van ernstige normen die met elkaar overeenstemmen. Dat moet u geval per geval bekijken. U kunt hiervoor een ruling krijgen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken (DVB).
Terugbetaling van eigen kosten van de werkgever
Als u een werknemer een vergoeding toekent, kunt u die alleen aanmerken als een niet-belastbare terugbetaling van eigen werkgever-kosten, als u een dubbel bewijs levert:● De vergoeding dekt de eigen kosten.
● De vergoeding wordt ook echt voor die kosten gebruikt.
U mag die vergoedingen forfaitair bepalen. Ze verliezen de aard van de echte kosten niet, als u de bedragen vastlegt op basis van ernstige normen. Die moeten het resultaat zijn van verschillende waarnemingen en steekproeven. U moet die vergoedingen verantwoorden op individuele fiches.
U moet altijd rekening houden met het belang van de niet-belastbare terugbetaling van eigen werkgever-kosten in het kader van telewerk. U moet daarom altijd het totale bedrag van de vergoedingen in het vak ‘Diverse inlichtingen’ van fiche 281.10 vermelden. Dat principe is van toepassing voor alle terugbetalingen van eigen kosten aan de werkgever en naar fiche 281.20 uitgebreid.
Het spreekt voor zich dat u de eigen kosten maar 1 keer als kosten mag inbrengen. Op basis van het forfaitaire bedrag én op basis van bewijsstukken, maar niet dubbel.
De forfaitaire thuiswerkvergoeding
Vergoeding voor kantoorkosten
De forfaitaire thuiswerkvergoeding moet de kantoorkosten dekken: alle kosten die uw werknemers moeten maken om hun werk normaal te kunnen uitvoeren. Dat gaat onder andere om:● inrichtings- en gebruikskosten van een kantoorruimte, ook de huur en eventuele afschrijvingen
● klein printer- en informaticamateriaal zoals papier, inkt en een muismatje
● kantoorbenodigdheden zoals mappen, balpennen en cursusblokken
● nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming
● onderhoud
● verzekering
● onroerende voorheffing
● koffie, water, frisdrank, …
Maximumbedrag van de thuiswerkvergoeding
U kunt uw werknemers een vergoeding van maximaal 157,74 euro per maand (dit bedrag geldt sinds 1 juni 2024) geven voor hun regelmatige en structurele telewerk. De circulaire spreekt van telewerk tijdens een substantieel deel van de arbeidstijd.Voor uw deeltijdse werknemers moet u het bedrag van de thuiswerkvergoeding niet verminderen. Als ze voldoen aan de voorwaarden om de forfaitaire vergoeding te krijgen, mag u ze het maximale bedrag geven. Ongeacht het aantal uren dat ze presteren.
Vergoeding voor structureel en regelmatig telewerk
Structureel en regelmatig telewerk houdt in dat uw werknemers gemiddeld 1 werkdag per week van thuis uit werken. Bijvoorbeeld 1 volledige werkdag of 2 halve werkdagen per week of op verschillende werkdagen een paar uur tijdens de normale arbeidstijd. Die hoeveelheid wordt elke maand beoordeeld.
Vergoeding per personeelcategorie mag
U mag verschillende personeelcategorieën een verschillende forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen, als u dat onderscheid kunt rechtvaardigen. Maar stellen de RSZ of de fiscus vast dat u dat onderscheid maakt om bepaalde werknemers een hogere kostenvergoeding te geven zonder dat u dat kunt rechtvaardigen? Of creëert u een speciale personeelscategorie om hogere vergoedingen te geven? Dan aanvaardt de RSZ of de fiscus dat niet. Ze zullen in dat geval terugvallen op de gewone regeling bij terugbetalingen van eigen kosten die de werkgever maakt. Dan moet u dat dubbele bewijs leveren.
2 voorbeelden
Voorbeeld 1: een werknemer werkt 2 dagen per maand thuis
Een van uw werknemers werkt deeltijds. U hebt een rotatiesysteem waarbij u uw werknemers in groepen verdeelt. Elke groep werkt 1 week per maand thuis en de andere weken op kantoor. In die ene week werkt uw werknemer thuis op dinsdag en donderdag.Uw werknemer werkt dan maar 2 werkdagen per maand van thuis uit. Dat is geen structureel en regelmatig telewerk. U kunt hem dus geen forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen. U mag hem die vergoeding wél geven, als u het dubbele bewijs voor terugbetaling van de eigen werkgever-kosten levert.
Voorbeeld 2: een werknemer werkt 4 dagen per maand thuis
Werkt uw werknemer aan 80% en werkt hij 1 van zijn 4 werkdagen per week thuis? Dan is de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk wel vervuld en mag u hem de thuiswerkvergoeding uitbetalen.Gevolgen van niet-structureel telewerk
Zijn de voorwaarden voor structureel telewerk niet vervuld? Dan geldt de forfaitaire thuiswerkvergoeding niet.Wil u toch een forfaitaire vergoeding toekennen? Dan moet u ze volgens ernstige normen vastleggen en dat dubbele bewijs leveren. U hebt dan alle belang bij een DVB-rulingaanvraag.
Cumulatie met terugbetaling of terbeschikkingstelling
De forfaitaire thuiswerkvergoeding kunt u cumuleren met de terugbetaling van kantoormeubilair/informaticamateriaal als:● u de terugbetalingen op echte bewijsstukken zoals de aankoopfactuur baseert
● die investeringen nodig zijn om het telewerk normaal te kunnen uitvoeren
● de terugbetalingen redelijk zijn.
U kunt de forfaitaire thuiswerkvergoeding ook met de terbeschikkingstelling van kantoormeubilair/informaticamateriaal cumuleren. Deze voorwaarden lijken op die voor de terugbetaling van dat meubilair in materiaal.
👉 Wilt u meer weten over de thuiswerkvergoeding? U vindt alle updates in SocialEye.
👉Wilt u nog meer weten over de mogelijkheden om de thuiswerkvergoeding met andere voordelen te cumuleren? Lees de rest van het artikel in SocialEye.
👉 Geeft u personeelsleden voor privédoeleinden gratis een ICT-voordeel? Dan krijgen ze een voordeel in natura waarvoor ze socialezekerheidsbijdragen en belasting moeten betalen.
