Uno de los momentos cruciales en una pyme es la selección de la solución de gestión empresarial que mejor se puede adaptar a sus necesidades. En este sentido, los sistemas de planificación de recursos empresariales son la respuesta integral a los procesos de negocio.
Pero ¿qué programa o software de gestión para pymes es el más adecuado? Si bien es cierto que la tesitura no es fácil de resolver, hemos de tener en cuenta una serie de elementos clave para analizar y adoptar, en base al conocimiento de todos los ítems que lo conforman, la decisión correcta.
- ¿Qué tipos de software de gestión podemos encontrar en el mercado actualmente?
- ¿Cómo elegir el más adecuado para tu pyme?
- ¿Qué funcionalidades tienen los softwares de gestión para pymes?
- Ventajas de utilizar software de gestión en la pyme
- Herramientas de comunicación y soluciones adaptadas a la pyme
¿Qué tipos de software de gestión podemos encontrar en el mercado actualmente?
En los programas de gestión para pymes se debe establecer, en primer lugar, una premisa básica: sin importar el número de empleados, un ERP es la solución idónea para controlar fácilmente las diferentes áreas de la empresa, desde almacenes a inteligencia del negocio.
Los ERP pueden catalogarse por diferentes aspectos, entre los que destacan:
- Tamaño de empresa. Mientras que en algunos casos los ERP están pensados para grandes corporaciones, en otras ocasiones su enfoque está delimitado a cubrir necesidades de pequeñas y medianas empresas.
- Funcionalidad. Mientras que los horizontales son más generalistas y cubren las necesidades de la gestión de cualquier empresa, los verticales responden a sectores o nichos mucho más concretos.
- Alojamiento. Una de las grandes ventajas del cloud es que permite acceder al software 24/365. A efectos prácticos, una de las posibilidades es utilizar plataformas cloud para poder acceder al software desde cualquier dispositivo y lugar.
- Propiedad del software. En este sentido, puede ser por propietario (el más tradicional) o libre (open source).
¿Cómo elegir el programa más adecuado para tu pyme?
Seleccionar el fabricante y/o proveedor tecnológico es uno de los pasos fundamentales en nuestra estrategia. Tres son las variables que se suelen adoptar como prioritarias en el momento de decidir cuál es el software de gestión (incluida la contabilidad y facturación) más conveniente para nuestra empresa: tecnología, necesidades que queremos cubrir y, por último, precio. Sin embargo, hay otros ítems a tener en cuenta, que deben ser contemplados bajo un prisma especial:
- Fabricante. ¿Qué tipo de empresa produce la solución? Es importante conocer la inversión del fabricante en I+D, funcionalidades, respuesta ante cambios normativos, etc.
- Escalabilidad. ¿La herramienta crecerá conmigo? Nuestro negocio no es estático, por lo que el producto que seleccionemos, tampoco lo puede ser. Un criterio esencial es seleccionar, por tanto, aquel producto que permita aumentar sus funcionalidades a medida que las necesidades de la empresa se incrementen, es decir, que sea escalable.
- Coste real del producto. ¿Cuál es el precio básico del producto? ¿Tiene coste por licencia o por pago de uso? ¿Existen precios “añadidos” por consultoría o formación…? Todos estos ítems nos dan la posibilidad de disponer de una radiografía real del coste final del producto.
- Calidad de servicio. ¿Cómo me atenderán? La política de mantenimiento y atención al cliente juegan, aquí, un papel de enorme relevancia. Debemos valorar, por tanto, la calidad del servicio de atención frente a posibles incidencias, así como posibles revisiones y actualizaciones.
- Solidez de la empresa ¿Dispone el fabricante de una amplia cobertura? En este sentido, ya sea a través de un canal de distribuidores certificados, o bien directamente, es interesante disponer de una marca que respalde nuestra adquisición, con recursos para seguir existiendo y creciendo en el mercado a largo plazo. Para medir la reputación del fabricante, es interesante fijarse en: número de instalaciones, comunidad de profesionales, número de versiones o revisiones y años de permanencia en el mercado.
¿Qué funcionalidades tienen los software de gestión para pymes?
Listamos algunos aspectos claves para valorar un sistema de gestión: 
- Módulos adaptables. Tenemos que prever que nuestro programa siga creciendo con nosotros con el tiempo, con módulos que nos ofrezcan funcionalidades adicionales, versiones más completas, y otras opciones similares.
- Actualizaciones sencillas y/o automáticas. Nuestro programa es una parte esencial de la gestión de la pyme, debemos poder disponer de actualizaciones a la normativa siempre que sea necesario, contar con un buen servicio de apoyo y saber que la herramienta siempre está disponible para un uso óptimo.
- Automatización de procesos. Invertir en herramientas y en nuestra transformación digital no tiene sentido si éstas no nos ayudan a optimizar nuestro tiempo. La automatización de tareas es un gran apoyo para ello, y debe ser una prioridad.
- Seguridad de los datos. Un punto imprescindible: saber que contaremos con la máxima seguridad de los datos del negocio, con opciones de encriptación y de seguridad adecuadas, y que podremos cumplir con las exigencias legales como la RGPD.
Ventajas de utilizar software de gestión en la pyme
Cumpliendo con estos puntos, podremos disfrutar de las ventajas de disponer de un buen software de gestión adaptado a la pyme, entre los que destacamos:
- Mayor control del negocio, su estado y gestión, con una visión 360º.
- Toma de decisiones respaldada por datos siempre actualizados, en tiempo real.
- Información centralizada y clara, sin posibilidad de errores ni duplicidades.
- Incremento de la eficacia y de la productividad.
- Mayor conexión y comunicación entre departamentos o equipos.
Herramientas de comunicación y soluciones adaptadas a la pyme
Las videoconferencias, el almacenamiento en la nube y el uso compartido de archivos son herramientas interesantes para la administración de una pyme, puesto que nos permiten disponer de una serie de ventajas competitivas.
Repasamos a continuación algunas de las herramientas más utilizadas como opciones a considerar:
- Microsoft 365 | Empresa. Microsoft 365 es la nube de herramientas de productividad que combina las mejores aplicaciones de Office con servicios en la nube eficaces, ofimática, administración de dispositivos y seguridad avanzada.
- Salesforce. Esta es una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM) basada en la nube que proporciona a todos los departamentos de su organización, incluidos los de marketing, ventas, servicio al cliente y comercio electrónico, una visión unificada de sus clientes en una plataforma integrada.
- Mailchimp. Plataforma de automatización de marketing que te ayuda a compartir campañas de correo electrónico/e-mail marketing y publicitarias con clientes y otras partes interesadas.
- Teams. Puedes consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y archivos de Excel en tiempo real.
- Skype. Llamadas de audio y videollamadas de alta definición. Permite experimentar una nitidez de audio y una calidad de vídeo de alta definición en las llamadas individuales o grupales, ahora también con reacciones a llamadas. La gestión de proyectos 360º está más que asegurada
- Google my Business. Perfil de empresa gratuito que te permite conectar con tus potenciales clientes fácilmente a través del Buscador de Google y Maps.
