Fiscal, Contable y Nómina16 mayo, 2022

Software de gestión para pymes: qué programas elegir

Una de las decisiones críticas para un negocio es la selección de las soluciones de gestión empresarial que mejor se adaptan a sus necesidades: ¿qué programa o software de gestión para pymes es el más adecuado? Existe una serie de elementos clave para analizar que nos ayudarán a tomar una mejor decisión.

Ventajas de utilizar software de gestión en la pyme 

Empecemos por el principio: ¿por qué va a interesarnos disponer de programas de gestión de empresas? Las ventajas principales podemos resumirlas en los siguientes puntos:

  • Disponer de programas adecuados a nuestra actividad, al tamaño de nuestra empresa, y con funcionalidades adecuadas, facilita el control del negocio, nos permite conocer mejor su estado y simplificar la gestión del mismo. Entender qué ocurre y disponer de herramientas para accionar los puntos a tratar son las dos palancas clave en la gestión de un negocio.

a3ERP cuadro de mando
El Cuadro de mando de a3ERP permite vistas personalizadas con los indicadores principales del negocio

  • Automatizar tareas y ganar tiempo: reducir la carga de tareas manuales, que además generan más errores, es parte del beneficio del software. Todo ello repercute de forma clara en un incremento de la eficiencia y de la productividad, porque nos permite dejar de dedicar tiempo en trabajo de escaso valor para centrarnos en temas más estratégicos.
  • Con el software adecuado analizaremos mejor las decisiones críticas a tomar, dispondremos de informes adecuados y podremos sacar conclusiones más precisas apoyándonos en datos siempre actualizados, e idealmente en tiempo real.
  • Una buena gestión basada en herramientas fiables permite centralizar datos, generando un impacto muy positivo y minimizando la posibilidad de errores y duplicidades. La comunicación entre departamentos y equipos se verá también facilitada, con un intercambio ágil de la información y mayor transparencia. 

¿Qué tipos de software de gestión podemos encontrar en el mercado actualmente?

Existen múltiples tipos de software en el mercado, por lo que es importante saber discernir qué nos puede interesar. En los programas de gestión para pymes existen algunos pilares básicos:

1. Software ERP: el software ERP es el gran protagonista a la hora de controlar fácilmente las diferentes áreas de la empresa, desde almacenes a inteligencia de negocio. Los ERP pueden diferenciarse en aspectos como su funcionalidad: mientras que los horizontales son más generalistas y cubren las necesidades de la gestión de cualquier empresa, los verticales responden a sectores o nichos mucho más concretos. Además, actualmente no importa el tamaño de la empresa ni el número de trabajadores, puesto que existen ERP diseñados para todo tipo de negocios: ejemplo de ello es a3ERP, el software ERP para la pyme que permite una gestión total del negocio gracias a una base de datos única que reúne información sobre almacén y stocks, facturación, contabilidad y la gestión de clientes. 

Si deseas saber más sobre los ERP, puedes descargar nuestro ebook gratuito “Cómo elegir un ERP”.

2. Programas de contabilidad: su gran ventaja es que permiten llevar la contabilidad del propio negocio de forma fácil y rápida, así como gestionar todo el proceso integralmente para ahorrar tiempo en las tareas del día a día. En el caso de a3innuva | Contabilidad para la pyme, a estas ventajas hay que añadirle automatizaciones como gráficos con evolución mensual de ingresos y gastos o la entrada de facturas inteligente, todas las ventajas del cloud (seguridad, accesibilidad permanente, sin necesidad de grandes inversiones) y la posibilidad de trabajar de forma colaborativa con tu asesor compartiendo la información online.
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Programas de gestión de empresas
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3. Programas de facturación: ayudan a agilizar la facturación de la empresa de forma eficaz. Este tipo de software adquiere cada vez mayor relevancia dada la necesidad de adaptarse a los requisitos de la Ley Antifraude con los programas de facturación y a la implantación de la facturación electrónica, cada vez más cercana. Existen en el mercado soluciones diversas, desde programas para hacer facturas como a3factura, que permiten una gestión ágil, profesional y online a micropymes y autónomos, hasta opciones modulares como a3ERP | facturación, el programa de facturación para pymes que se integra con a3ERP para gestionar de forma completa facturación y negocio. 

Descubre las diferencias entre facturación electrónica, online, y la normativa actual en nuestra guía gratuita: Soluciones de facturación para pymes.

4. Programas de nóminas: son soluciones informáticas que permiten el cálculo y gestión tanto de las nóminas como de los seguros sociales. En el caso de a3innuva | Nómina para pymes, es posible acceder a la información desde cualquier lugar simplemente con tener una conexión a internet, y guardar los datos con los mayores protocolos de seguridad. Además, siempre se mantiene actualizado a todos los cambios legales (permite por ejemplo generar el listado del Registro salarial, etc.) y permite conectar módulos de gestión laboral como un Portal del Empleado, un programa para control horario, etc.   

¿Cómo elegir el programa más adecuado para tu pyme?

Seleccionar el fabricante y/o proveedor tecnológico es uno de los pasos fundamentales en nuestra estrategia. Tres son las variables que se suelen adoptar como prioritarias en el momento de decidir cuál es el software de gestión (incluida la contabilidad y facturación) más conveniente para nuestra empresa: tecnología, necesidades que queremos cubrir y, por último, precio. Sin embargo, hay otros ítems a tener en cuenta, que deben ser contemplados bajo un prisma especial:

  • Fabricante¿Qué tipo de empresa produce la solución? Es importante conocer la inversión del fabricante en I+D, funcionalidades, respuesta ante cambios normativos, etc.
  • Escalabilidad. ¿La herramienta crecerá conmigo? Nuestro negocio no es estático, por lo que el producto que seleccionemos, tampoco lo puede ser. Un criterio esencial es seleccionar, por tanto, aquel producto que permita aumentar sus funcionalidades a medida que las necesidades de la empresa se incrementen, es decir, que sea escalable. Un indicador de esta conectividad con soluciones estándar del mercado es si el proveedor dispone de un Marketplace de aplicaciones integrables con las soluciones que elijamos.
  • Coste real del producto. ¿Cuál es el precio básico del producto, tiene coste por licencia o por pago de uso? ¿Existen precios adicionales de consultoría o formación? Todos estos ítems nos dan la posibilidad de disponer de una radiografía real del coste final del producto.
  • Calidad de servicio. Conocer de antemano de qué recursos dispone la empresa para atender consultas (teléfonos gratuitos o de pago, consultas online, contacto vía otras plataformas…) es clave. La política de mantenimiento y atención al cliente juega, aquí, un papel de enorme relevancia frente a posibles incidencias, revisiones y actualizaciones.
  • Solidez de la empresa. ¿Dispone el fabricante de una amplia cobertura? En este sentido, ya sea a través de un canal de distribuidores certificados, o bien directamente, es interesante disponer de una marca que respalde nuestra adquisición, con recursos para seguir existiendo y creciendo en el mercado a largo plazo. Para medir la reputación del fabricante, es interesante fijarse en: número de instalaciones, comunidad de profesionales, número de versiones o revisiones y años de permanencia en el mercado.
  • Alojamiento de la solución. En los últimos años el salto al cloud se ha impuesto como alternativa a las instalaciones on premise o locales. Una de las grandes ventajas del cloud es que permite acceder al software y a los datos 24x7. Además, el pago no implica grandes inversiones, las copias de seguridad se producen de forma automática, y los datos se pueden mantener en tiempo real.
  • Propiedad del software. En este sentido, puede ser por propietario (el más tradicional) o libre (open source).

¿Qué funcionalidades tienen los software de gestión para pymes?

Listamos algunos aspectos claves para valorar un sistema de gestión

imagen recurso software de gestión pymes

  • Automatización de procesos. Invertir en herramientas y en nuestra transformación digital no tiene sentido si éstas no nos ayudan a optimizar nuestro tiempo. La automatización de tareas es un gran apoyo para ello, y debe ser una prioridad. 
  • Seguridad de los datos. Un punto imprescindible: saber que contaremos con la máxima seguridad de los datos del negocio, con opciones de encriptación y de seguridad adecuadas, y que podremos cumplir con las exigencias legales como la RGPD.
  • Módulos adaptables. Tenemos que prever que nuestro programa siga creciendo con nosotros con el tiempo, con módulos que nos ofrezcan funcionalidades adicionales, versiones más completas, y otras opciones similares. Optemos también por soluciones integrables con otros productos del mercado: en a3Marketplace puedes consultar, por ejemplo, todas las aplicaciones para empresas que se integran con nuestras soluciones. 
  • Actualizaciones sencillas y/o automáticas. Nuestro software es una herramienta esencial de gestión de la pyme, debemos poder disponer de actualizaciones a la normativa siempre que sea necesario, contar con un buen servicio de apoyo y saber que la herramienta siempre está disponible para un uso óptimo.  

Por qué software de gestión para pymes de Wolters Kluwer

En Wolters Kluwer tenemos una amplia experiencia de más de 35 años trabajando con la pyme y ofreciendo soluciones de gestión adaptadas a sus necesidades. Nuestro compromiso: la máxima fiabilidad, seguridad y acompañamiento en la puesta en marcha de nuestros programas, así como el mantenimiento y la actualización constante a nivel normativo de nuestras soluciones. 

Además, Wolters Kluwer es Agente Digitalizador Adherido al Kit Digital y nuestras soluciones son subvencionables por los Fondos EuropeosSolicita información y te asesoraremos sobre todas las opciones disponibles para digitalizar tu empresa aprovechando estas ayudas. 

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