Todas las empresas se esfuerzan en poner el cliente en el centro y ofrecerle un servicio o producto diferencial, y para ello es clave contar con herramientas que favorezcan un intercambio de información: en el contexto del despacho profesional el sistema de gestión documental adquiere cada vez más relevancia al facilitar el trabajo entre asesor y cliente y fomentar el intercambio documental seguro, flexible y eficaz.
- ¿Qué es la gestión documental?
- Ventajas de los sistemas de gestión documental
- Soluciones de gestión documental para el Despacho Profesional
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental aglutina todos los procesos de almacenaje, organización, recuperación, mantenimiento y seguridad de los documentos de la empresa, y cada vez adquiere mayor relevancia, dado que el volumen de información en las mismas se ha visto exponencialmente incrementado. Realizar una adecuada gestión y control documental (bases de datos, gestor documental, digitalización de documentos o gestión de documentos, entre otros ítems) se ha convertido en una prioridad para las empresas, puesto que afecta de manera muy directa a la velocidad de trabajo, a la seguridad de los datos y, finalmente, a la cifra de resultados de las mismas.
El sistema de gestión documental ideal debe permitir no solo organizar documentos, sino también recuperar y, en definitiva, realizar una gestión global en el control de documentos. En este sentido, una cuestión que se plantea cuando se aborda qué es la gestión documental, o qué es la administración documental, es la practicidad y el ahorro de tiempo y, por consiguiente, económico, que aporta a la organización. Se trata de beneficios estrechamente relacionados con el sistema de gestión documental, pero no son los únicos, como vemos a continuación.
Ventajas de los sistemas de gestión documental
Las empresas que implementan en su estructura nuevos software de gestión documental compartida crecen cada día. Sus ventajas son evidentes: además de facilitar extraordinariamente el intercambio de información, estas herramientas son la vía directa a una optimización de la productividad. Y, un aspecto nada trivial: suponen la manera más eficaz de relacionarse con el cliente.
En este sentido, la nube o cloud ha supuesto un antes y un después en la transformación de la gestión documental. Pero, además de este valor, indagamos en los aspectos que han convertido a los nuevos softwares de gestión documental compartida en un must del desarrollo empresarial:
- Feedback inmediato: la comunicación fluida con tu cliente está más que asegurada gracias a estas plataformas. Al poder acceder a los servidores con todos los archivos y en cualquier momento, permite agilidad en las respuestas y a los posibles requerimientos que el cliente pueda transmitir. Las aplicaciones mantienen la seguridad documental, por lo que el trabajo encuentra un aliado perfecto.
- Colaboración y flexibilidad: Métodos más tradicionales, como el uso del correo electrónico, se caracterizan por su carácter escasamente práctico a la hora de desarrollar un trabajo rápido y flexible. En cambio, estos nuevos softwares permiten a varios empleados trabajar de manera simultánea y colaborativa. Por otro lado, los usuarios pueden clasificar la documentación o información, jerarquizarla, e incluso decidir con quién desean compartirla.
- Ahorro de costes y espacio físico: La inversión en software de gestión documental compartida supone una disminución de costes; un aspecto estrechamente relacionado, por otro lado, con el ahorro de espacio físico: la nube o cloud permite reducir los ámbitos destinados a la conservación de documentación.
- Backups automáticos: Para una total seguridad, se realizan backups automáticos, con los que se realiza una actualización completa de la información almacenada. De esta manera, se asegura que cualquier fallo técnico no culmine en una pérdida de información o documentación de relevancia para tu cliente.
- Control del flujo de trabajo: Es un hecho: cuando se trata de jerarquizar el trabajo durante los viajes de los empleados, o bien cuando estos teletrabajan, el acceso a la información y, paralelamente, al flujo del trabajo puede suponer grandes limitaciones. La gestión documental compartida elimina estos hándicaps, puesto que el acceso a los documentos e informes se puede realizar desde cualquier terminal.
- Confidencialidad asegurada: Para una mayor seguridad y control, es posible disponer de documentos encriptados en un entorno seguro. Los clientes cuentan, así, de acceso a diferentes perfiles de uso o confidencialidad.
