Vorteile von unserem Dokumenten-Management-System

Effizienz

Dokumentenmanagement steht für schnellen Zugriff auf Dokumente statt umständlichem Suchen in Aktenschränken. Ein Rechnungsworkflow reduziert den Zeitaufwand für die Rechnungsprüfung in der Regel auf weniger als die Hälfte.

Kostenreduktion

Aktenschränke brauchen viel Platz und kosten Geld. Auch im Mittelstand wachsen die Papierarchive Jahr für Jahr mit zweistelliger Rate und verdoppeln sich in weniger als vier Jahren. Mit dem Umstieg auf ein elektronisches Dokumenten-Management-System profitieren Sie von immer günstigeren digitalen Speichern.

Datensicherheit

Mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) können Sie den Zugriff auf sensible Informationen kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einführen. Die wachsenden behördlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten lassen sich damit auch im Mittelstand mit vertretbarem Aufwand erfüllen.

Transparenz

Nicht zuletzt profitieren Sie durch das elektronische Dokumentmanagement von erhöhter Transparenz. Die zentrale Archivierung aller Dokumente ermöglicht es Ihnen, wichtige Geschäftsinformationen auf Knopfdruck zur Verfügung zu stellen und Prozesse übersichtlich zu gestalten sowie zu automatisieren.

Ihr Nutzen durch elektronisches Dokumentenmanagement

  • Archivierung sämtlicher Daten und Dateien in einem zentralen Dokumenten-Pool und Bereitstellung für alle Mitarbeiter
  • Schneller und gleichzeitiger Zugriff von verschiedenen Benutzern auf Dokumente und Informationen
  • Von geographischen Standorten unabhängiger Zugriff auf Dokumente und Informationen
  • Effizientes Wiederfinden von Dokumenten (Recherche) über definierbare Kriterien
  • Einfaches Filtern auf kundenbezogene Informationen
  • Fixierung eines bestimmten Informationsstands zu einem bestimmten Zeitpunkt
  • Vermeidung redundanter Aufbewahrung
  • Verringerung von Lagerflächen

Ihr Nutzen durch die nahtlose Integration von DocuWare in ADDISON

  • Durchgängiger Arbeitsablauf innerhalb der ADDISON-Oberfläche - kein Wechsel in eine fremde Software notwendig
  • Ablage von Dokumenten über den DocuWare-Briefkorb direkt in der ADDISON-Oberfläche
  • Ablagemasken mit Auswahldialogen und Feldabhängigkeiten von ADDISON (z. B. Nummer/Name des Kunden)
  • Anzeige der Dokumente integriert in ADDISON mit Stempel- und Zeichenelement-Funktionen
  • Archivierung von Auswertungen aus ADDISON auf Knopfdruck – die Suchkriterien werden vollautomatisch im Archiv eingetragen

DMS-Integration

Die DocuWare-Integration umfasst drei Bereiche:

  • Archivieren von Auswertungen und Dokumenten aus ADDISON in DocuWare auf Knopfdruck
  • Recherche im DocuWare-Archiv aus ADDISON heraus mit der Möglichkeit der Bearbeitung von Archiv-Dokumenten
  • Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten über den integrierten DocuWare-Briefkorb

Archivieren von Auswertungen und Dokumenten

Über die DMS-Schnittstelle zu DocuWare können Listen und Dokumente aus ADDISON heraus komfortabel auf Knopfdruck mit automatischer Vergabe der Suchkriterien (z. B. Kunde, Projekt, Bezeichnung, Periode) an DocuWare übergeben werden.

Recherche im DocuWare-Archiv

Die Suche in DocuWare kann direkt aus ADDISON heraus gestartet werden. In ADDISON wird eine Suchmaske mit den Feldern aus DocuWare angezeigt, über die eine Suche im DocuWare-Archiv ausgeführt werden kann. Die sich daraus ergebende Trefferliste wird ebenfalls in ADDISON angezeigt. Aus der Trefferliste können verschiedene Aktionen ausgeführt werden, z. B. Dokument anzeigen, Indexfelder aus DocuWare zu dem Dokument ändern, Dokument bearbeiten und neue Version im Archiv erstellen, Posteingang in ADDISON zum DocuWare-Dokument erstellen.

Integrierter DocuWare-Briefkorb

Über den in ADDISON integrierten DocuWare-Briefkorb können Dokumente im DocuWare-Archiv abgelegt werden. Die Vergabe von Suchkriterien erfolgt über eine Ablagemaske mit Feldern aus DocuWare und Zugriff auf Auswahldialoge von ADDISON. Aus dem Briefkorb heraus können weitere Aktionen ausgeführt werden, z. B. Dokument anzeigen, bearbeiten und drucken.

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