Die jüngsten Ereignisse im Zusammenhang mit dem Corona-Virus haben die Art und Weise verändert, wie wir miteinander umgehen und den Arbeitsalltag bewältigen können. Im Zuge dieser Entwicklung denken immer mehr Kanzleien über Homeoffice und mobile Arbeit nach.
Kanzleien können auf Basis moderner Technologie besser denn je darauf vorbereitet sein, von zu Hause aus zu arbeiten. Dank des permanenten Zugriffs auf Dateien können Anwälte ihre Dienstleistungen für Mandanten ohne Qualitätseinbußen weiterhin erbringen, effektiv mit dem gesamten Team interagieren und zusammenarbeiten, Ausfallzeiten vermeiden und überall produktiv sein.
Wir haben fünf Tipps zusammengestellt, die Anwälte im Homeoffice unterstützen sollen, sich weiter auf die relevanten Dinge für Mandanten und das Kanzleigeschäft zu konzentrieren:
1. Prüfen Sie, ob Sie vergleichbar wie im Büro arbeiten können
Prüfen Sie, Sie Zugang zu allen Ihren Akten und Daten Ihrer Mandanten und der Kanzlei (aus vergangenen und derzeitigen Mandaten) haben. Oder müssen Sie sich selbst Dateien per E-Mail zuschicken oder Kollegen anrufen, um Informationen zu erhalten?
Bevor Sie ins Homeoffice wechseln, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie Zugang zu den Akten und Daten haben, die Sie benötigen werden. Überlassen Sie es nicht dem Zufall.
Wenn Sie mit einer Cloud-basierten Kanzleisoftware arbeiten, sollten Sie rund um die Uhr Zugang zu all Ihren Dokumenten, E-Mails, Veranstaltungen, Fälligkeiten, Aufgaben, Kontakten, Stundenzetteln und Rechnungen haben, ohne dass Sie ein kompliziertes IT-Netzwerk benötigen.
Da alle Daten synchronisiert und in der Cloud gespeichert wird, können Sie sich zu 100%-ig darauf verlassen, dass die Informationen, auf die Sie zugreifen, die neueste Version der Dokumente und Daten sind. Da die meisten Cloud-Lösungen eine verschlüsselte Datenübertragung mit sicherem Passwortschutz bieten, können Sie sich, solange Sie einen Internetzugang haben, von jedem beliebigen Gerät aus einloggen - ein Vorteil, der sich als nützlich erweisen kann, wenn Sie sofort von zu Hause aus mit der Arbeit beginnen müssen.
Wenn Ihre Kanzlei andererseits eine lokal installierte Lösung verwendet, sollten Sie Ihren Zugang im Voraus überprüfen, da der Zugriff auf Kanzleidaten von außerhalb Ihrer Kanzlei eingeschränkt sein oder spezielle Einstellungen erfordern könnte.
Die Konnektivität könnte ein Problem sein, besonders wenn mehrere Endgeräte zu Hause an das Internet-Netzwerk angeschlossen sind. Entfernen Sie unnötige Geräte, Anwendungen und Upgrades, die einen großen Teil der Bandbreitenkapazität abschöpfen. Einfache Änderungen wie das Umschalten von Outlook in den Offline-Modus, die Deaktivierung der automatischen Speicherfunktion in Microsoft Office 365 und/oder anderen Anwendungen sowie die Beschränkung von Videoanrufen nur dann, wenn dies erforderlich ist, gewährleisten eine reibungslose Konnektivität.
2. Strukturieren Sie Ihren Tag
Versuchen Sie möglichst der Versuchung zu widerstehen, zu Hause Multitasking zu betreiben, indem Sie Zeitabschnitte einplanen, in der Sie sich nicht unterbrechen lassen. So können Sie sich besser auf einzelne Aufgaben konzentrieren. Das Pausieren, um zur Post zu gehen, die Wäsche aufzuhängen oder das Mittagessen zu machen, kann Ihre Konzentration bei der Arbeit an einem Fall stören. Wenn Sie wissen, wann Sie weniger produktiv sind (z.B. morgens, wenn die Kinder aufwachen), planen Sie bestimmte Stunden des Tages für Rückrufe oder Termine ein, während Sie die restliche Zeit für die inhaltliche Arbeit nutzen. Weitere Tipps, um Zeitblöcke am Stücke in Ihren Tagesplan einzuplanen, lauten:
- Planen Sie die unterbrochene Zeit ein - Zeit, in der die Kollegen wissen, dass Sie frei sind, um Fälle zu besprechen.
- Bekämpfen Sie die Tendenz, Ablenkungen zu finden, indem Sie kurze Pausen einlegen, um Energie und Konzentration wiederherzustellen
- Nehmen Sie eine sinnvolle Beendigungszeit in Ihren Zeitplan auf, damit Sie tagsüber auf dem richtigen Weg bleiben.
Weitere Ratschläge zu einer optimalen Ausnutzung Ihrer Zeit haben wir in unserem Whitepaper „Zeitmanagement für Anwälte“ zusammengestellt.
3. Behalten Sie Ihre Zeiterfassung im Blick
Sobald Sie Ihren Tag strukturiert und Zeitblöcke geplant haben, möchten Sie sicherstellen, dass Sie den Überblick behalten, um abrechenbare Arbeiten zu priorisieren, auch wenn Sie zu Hause sind.
Falls Sie ein Mandat nach Zeit (Time & Billing) abrechnen, können Sie auch hierbei auf Technologie zurückgreifen, die Sie dabei unterstützt, geleistete Stunden noch während der Arbeit von jedem Gerät aus nachzuhalten. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr warten müssen, bis Sie wieder im Büro sind, um Ihre Zeiten zu erfassen. Mit Kleos können Sie zum Beispiel die Zeit direkt aus Ihrem Kalender eingeben, um sicherzustellen, dass jede Stunde gezählt wird.
Erfahren Sie hier, warum Ihre Kanzlei möglicherweise eine Anwaltssoftware benötigt.
4. Behalten Sie Ihre Mandanten im Fokus
Es ist nie ein gutes Zeichen, wenn man hinter den Anfragen und Rückmeldungen von Mandanten hinterher hinkt. Das ist besonders während einer Pandemie der Fall. Bleiben Sie mit Ihren Mandanten in Kontakt und geben Sie ihnen die Gewissheit, dass ihr Fall Ihre volle Aufmerksamkeit erhält, und halten Sie sie proaktiv über alle Änderungen (mit oder ohne Coronavirus) auf dem Laufenden.
- Organisieren Sie Fälligkeiten und Prioritäten in einem Dashboard, so können Sie Ihr Zeitmanagement verbessern, die Fristen im Auge behalten und Warnmeldungen einstellen, um Sie auf dem Laufenden zu halten - bevor Ihr Mandant Sie anruft.
- Ersetzen Sie persönliche Besprechungen durch Videokonferenzen, indem Sie Tools wie GoToWebinar, Teamviewer, Microsoft Teams, Skype, Google Hangout usw. verwenden. Beachten Sie jedoch unbedingt die Datenschutzinformationen der jeweiligen Anbieter.
- Nutzen Sie ein sicheres Portal zum Dateiaustausch, um Dokumente, Vereinbarungen, Nachrichten und Rechnungen mit Mandanten schneller und proaktiv auszutauschen und das Volumen an Anrufen und E-Mails zu reduzieren. Es gibt am Markt auch kostenfreie Tools, die jedoch nicht immer das hohe Sicherheitsbedürfnis von Anwälten nach BRAO und der DSGVO erfüllen.
All dies führt zu zufriedeneren Mandanten und einem professionelleren Image Ihrer Kanzlei!
5. Treffen Sie Sicherheitsvorkehrungen
Die Arbeit von zu Hause aus kann das Risiko von Datenverlusten erhöhen, aber Sie können dieses Risiko durch die Förderung einer internen, kanzleiweiten Kultur der Verantwortung in der Informationssicherheit mindern. Einige bewährte Praktiken lauten hierfür:
- Vermeiden Sie öffentliche und offene WLAN-Netzwerke. Wenn Ihre Verbindung nicht verschlüsselt ist, laufen Sie ernsthaft Gefahr, Opfer von Passwort- oder Datendiebstahl zu werden.
- Legen Sie ein sicheres Passwort auf Ihrem WiFi-Router zu Hause fest (d.h. verwenden Sie nicht Ihren Namen oder Ihre Adresse).
- Schützen Sie den Zugang zu Computern und Geräten, die Sie zu Hause verwenden, sowie zu allen Konten in Anwendungen mit starken und unterschiedlichen Passwörtern, ändern Sie diese auch häufig.
- Vermeiden Sie es, durch automatische Nachrichten anzukündigen, dass Ihr Büro geschlossen wird, und vermeiden Sie es, Fotos in sozialen Netzwerken zu veröffentlichen. Dies gibt Dieben die Botschaft, dass Ihre Kanzleiräume derzeit ungenutzt sind!
- Schützen Sie den Zugang zu Dateien mit Passwörtern und Benutzerzugangseinstellungen.
- Treffen Sie Vorsichtsmaßnahmen bei der Dateiübertragung. Wenn Sie zur Übertragung von Dateien E-Mails verwenden, könnten Sie Viren und Malware öffnen. Stattdessen können Sie mit einer Cloud-Lösung wie Kleos einen sicheren Dateiaustausch zwischen Mitarbeitern, Mandanten und externen Dritten einrichten. Bei Kleos wird die Datenübertragung mit einem 2048-Bit-PKI-Zertifikat verschlüsselt und von Norton zertifiziert, so dass Sie sich darauf verlassen können, dass alle Dateien sicher übertragen werden. Darüber hinaus wird Kleos rund um die Uhr auf Einbruchserkennung überwacht, und die verschlüsselte Datenübertragung wird von Norton Symantec kontinuierlich auf Schwachstellen überwacht.
Beachten Sie zusammenfassend, dass Sie, wenn Sie gebeten werden, für längere Zeit von zu Hause aus zu arbeiten, unbedingt proaktive Schritte unternehmen müssen, um sich weiterhin auf Ihre Mandanten und den Kanzleierfolg konzentrieren zu können. Wenn Sie in der Lage sind, wie im Büro zu arbeiten, können Sie den Mandanten einen Mehrwert bieten, die abrechenbaren Stunden erhöhen und mehr Einnahmen für Ihre Kanzlei generieren.
