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Legal04 enero, 2020

Consejos para abogados que están teletrabajando

A medida que la crisis del COVID-19 (coronavirus) evoluciona en todo el mundo, cada vez más empresas, incluidos despachos de abogados, están pidiendo a sus empleados que trabajen desde casa.

Gracias a la tecnología, los abogados están mejor preparados que nunca para el teletrabajo. Con una conectividad ininterrumpida a internet y acceso a los archivos, los abogados pueden seguir prestando servicio a sus clientes sin poner en peligro la calidad, interactuar y colaborar con el equipo de forma eficaz, eliminar los tiempos de inactividad y ser productivos estén donde estén. Damos cinco consejos para ayudar a aumentar la productividad a aquellos abogados que se hayan visto obligados a trabajar desde casa:

#1 Asegúrate de que puedes trabajar como si estuvieras en la oficina

¿Tienes acceso a todos tus expedientes y datos (pasados y presentes)? ¿O vas a tener que enviarte archivos por correo electrónico a la carrera o llamar a compañeros para pedirles información?

Antes de que se impongan medidas de aislamiento obligatorias, comprueba que tienes acceso a todos los expedientes y los datos que necesitas. No dejes nada al azar.

Si trabajas con un software de gestión para abogados en la nube, tendrás acceso 24 horas a todos tus documentos, correos electrónicos, eventos, plazos, tareas, contactos, hojas de horarios y facturas sin necesidad de complicadas conexiones de red.

Como todo está sincronizado y guardado en la nube, puedes estar 100 % seguro de que la información a la que accedes es la última versión de los documentos y los datos. Puesto que la mayoría de soluciones en la nube ofrecen una transmisión cifrada de datos con protección de contraseñas, siempre que tengas internet podrás iniciar sesión desde cualquier dispositivo, lo cual puede venirte muy bien si de repente tienes que empezar a trabajar desde casa.

Si tu despacho usa una solución in situ, comprueba que puedes acceder a ella sin problemas, ya que el acceso remoto podría ser limitado o requerir de alguna configuración especial.

La conectividad puede ser un problema, sobre todo cuando hay varios dispositivos conectados a tu red WiFi doméstica. Elimina todos los dispositivos, aplicaciones y actualizaciones innecesarias que gasten recursos. Hacer pequeños cambios como usar Outlook en modo offline, desactivar la función de autoguardado en Microsoft Office 365 u otras aplicaciones y limitar las videollamadas al máximo mejorará la conectividad.

#2 Planifica tu día

Resiste la tentación de hacer varias cosas a la vez aprovechando que estás en casa y programa espacios de tiempo sin interrupciones que te permitan centrarte en una tarea cada vez. Parar para abrir la puerta o prepararte algo de comer puede acabar con tu concentración mientras trabajas en un caso. Si sabes cuándo eres menos productivo (por ejemplo, por la mañana, cuando se levantan los niños), programa ciertas horas del día para devolver llamadas o para citas y deja el resto del tiempo para trabajar. Estos son algunos consejos adicionales para programar tiempo sin interrupciones en tu agenda diaria:

  • Programa tiempo con interrupciones (un periodo de tiempo durante el cual tus compañeros sepan que estás disponible para comentar los casos)
  • Lucha contra esa tendencia a encontrar distracciones, haciendo descansos breves para recuperar la energía y la concentración
  • Determina una hora razonable de cierre en tu programación para ayudarte a no perder el rumbo durante el día

#3 Haz un seguimiento de tu tiempo

Una vez que hayas planificado tu tiempo, asegúrate de hacer un seguimiento para priorizar el trabajo facturable, incluso cuando estés en casa.

La tecnología puede ayudarte a hacer un seguimiento del tiempo mientras trabajas desde cualquier dispositivo. Esto te ahorrará tener que esperar a volver a la oficina para registrar las horas que dedicas. Por ejemplo, con Kleos puedes introducir las horas directamente desde tu calendario para no perder ninguna.

#4 Sigue centrado en tus clientes

Nunca es buena señal que los clientes tengan que andar persiguiéndote, sobre todo durante una pandemia. Sigue en contacto con tus clientes, tranquilízalos asegurándoles que sus casos reciben toda tu atención y mantenlos informados proactivamente de cualquier cambio que se produzca (esté o no relacionado con el coronavirus).

  • Organiza los plazos y las prioridades con un panel de control, de esta forma podrás mejorar tu gestión del tiempo, estar al tanto de los plazos y crear alertas para que no tengan que ser los clientes los que llamen.
  • Sustituye las reuniones presenciales por videoconferencias con herramientas como GoToWebinar, Microsoft Teams, Skype, Google Hangout, Join.me, Whereby, etc.
  • Usa un portal de intercambio seguro de archivos para compartir contratos, mensajes y facturas con mayor rapidez y reducir la necesidad de llamadas y correos electrónicos. Puedes elegir entre herramientas gratuitas o de pago en función de tus necesidades. Puesto que las herramientas gratuitas no son siempre las más seguras, es mejor usar una herramienta que requiera que tanto tú como los receptores tengáis cuenta.

Todo esto se traduce en clientes más satisfechos y una imagen más profesional de tu despacho.

#5 Toma precauciones de seguridad

Trabajar desde casa puede aumentar el riesgo de pérdida de datos, pero puedes mitigar este riesgo fomentando una cultura de la responsabilidad y haciendo hincapié en la importancia de la seguridad de la información que manejáis. Toma nota de buenas prácticas:

  • Evita las redes wifi públicas y abiertas. Si tu conexión no está cifrada, corres un grave riesgo de sufrir robos de contraseñas o de datos.
  • Crea una contraseña fuerte para el rúter de tu red wifi (no uses tu nombre ni tu dirección)
  • Protege el acceso a los ordenadores y dispositivos que uses en casa, y también a todas las cuentas de aplicaciones, con contraseñas fuertes y distintas. Cámbialas con cierta frecuencia.
  • Evita anunciar con mensajes automáticos que tu oficina estará cerrada y colgar fotos en redes sociales, porque avisan a los ladrones de que no hay moros en la costa.
  • Protege el acceso a los archivos con contraseñas y controles de acceso de usuario.
  • Toma precauciones con las transferencias de archivos. Si usas el correo electrónico para enviar archivos, podrías estar exponiéndote a virus y malware. Además, con una solución en la nube como Kleos, podrás configurar un intercambio de archivos seguro entre empleados y terceros. Con Kleos, la transmisión de datos está cifrada con un certificado PKI de 2048 bits de Norton, y tendrás la tranquilidad de que los archivos se envían de forma segura. Además, Kleos está monitorizado 24 horas para detectar intrusiones, y la transmisión de datos cifrados está controlada continuamente por Norton Symantec por si hubiera vulnerabilidades.

En conclusión, si te piden que trabajes desde casa durante un periodo prolongado de tiempo, es fundamental que adoptes una serie de medidas para ser más productivo. Cuando puedas trabajar desde casa como lo harías en la oficina, añadirás valor para los clientes, aumentarás las horas facturables y generarás más ingresos para tu despacho.

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