Ist Ihre Rechtsabteilung KI-fähig?

Ein 5-stufiges Reifegradmodell zum Aufbau einer KI-fähigen Rechtsabteilung

Die Rechtsbranche tritt in eine Phase ein, in der künstliche Intelligenz nicht mehr nur experimenteller Natur ist – sie wird zunehmend in die tägliche juristische Arbeit integriert, von der Prüfung von Verträgen über die Risikobewertung bis hin zur Rechtsberatung. Eine erfolgreiche Einführung von KI beginnt jedoch nicht mit der Auswahl eines Tools. Zunächst muss geklärt werden, ob Ihre Rechtsabteilung über die erforderlichen Grundlagen verfügt.
Viele Unternehmen stellen fest, dass das größte Hindernis für KI nicht in der Technologie an sich liegt. Vielmehr besteht es in den Informationen, auf die sich KI stützt. Rechtsabteilungen verfügen zwar möglicherweise über Tausende von Dokumenten, doch ohne die richtige Struktur, den richtigen Kontext und die richtige Vernetzung bleiben diese Informationen schwer zugänglich, schwer zu analysieren und schwer nutzbar.
Der Weg zur KI-Reife ist ein Reifeprozess. Rechtsabteilungen durchlaufen in der Regel fünf Phasen: von verstreuten Dokumenten über zentral gespeicherte Informationen und strukturierte Daten bis hin zu vernetzten Arbeitsabläufen und schließlich zu KI-gestützter Rechtsintelligenz. Der erste Schritt zur Entwicklung einer effektiven KI-Strategie besteht darin, zu erkennen, an welchem Punkt sich Ihre Abteilung derzeit befindet.

Die 5 Stufen der KI-Reife im Rechtsbereich
Stufe 1: Informationen sind verstreut | Die Transparenz ist eingeschränkt

Bei dieser ersten Reifegradstufe sind juristische Informationen zwar vorhanden – doch sind sie schwer aufzufinden, auszuwerten oder zu nutzen. Verträge, Rechtsgutachten, Richtlinien und Informationen zu Fällen verteilen sich häufig auf E-Mail-Posteingänge, persönliche Ordner, gemeinsam genutzte Laufwerke und nicht miteinander verknüpfte Systeme. Wissen ist möglicherweise in der Erfahrung einzelner Anwältinnen und Anwälte verankert, anstatt in Systemen erfasst zu sein, auf die das gesamte Unternehmen zugreifen kann.
Dies führt zu erheblichen Herausforderungen:

• Anwältinnen und Anwälte müssen Zeit für die Suche nach Informationen aufwenden, anstatt diese zu nutzen
• Wichtige Dokumente sind unter Umständen schwer auffindbar
• Teams sind auf einzelne Wissensträger angewiesen
• Der Überblick über die rechtlichen Informationen des Unternehmens ist eingeschränkt
• Duplikate oder veraltete Dokumente sind an der Tagesordnung

In dieser Phase sind sich Rechtsabteilungen oft bewusst, dass sie über wertvolle Informationen verfügen, haben jedoch keine zuverlässige Möglichkeit, darauf zuzugreifen oder diese zu analysieren.
KI-Reifegrad: Noch nicht KI-fähig
KI ist auf den Zugriff auf genaue und relevante Daten angewiesen. Sind Rechtsdaten fragmentiert oder schwer zugänglich, kann KI keine konsistenten Ergebnisse liefern. Der erste Schritt zur KI-Bereitschaft besteht darin, einen Überblick zu gewinnen: zu wissen, welche Informationen vorhanden und wo diese gespeichert sind und wie sie zusammengeführt werden können.

Stufe 2: Informationen werden zentral erfasst | Erkenntnisse bleiben eingeschränkt
Die nächste Phase beginnt, wenn rechtliche Informationen in einem zentralen Referenzsystem zusammengeführt werden. Verträge, Fälle, Rechtsträger und Richtlinien werden zusammengeführt, wodurch Datensilos abgebaut und der Zugriff auf Informationen erleichtert wird. Rechtsabteilungen haben eine bessere Kontrolle über ihre Informationen und müssen weniger Zeit damit verbringen, an unterschiedlichen Speicherorten danach zu suchen. Allerdings sind die meisten Informationen nach wie vor dokumentenzentriert.
Die Abteilung kann Dokumente zwar leichter auffinden, hat jedoch unter Umständen immer noch Probleme, Fragen wie die folgenden zu beantworten:

• Wie viele Verträge enthalten bestimmte Verpflichtungsklauseln?
• Welche Vereinbarungen stehen kurz vor der Verlängerung?
• Wo liegen die risikoreichsten Geschäftsbeziehungen?
• Welche Trends lassen sich bei den Rechtsangelegenheiten erkennen?

In dieser Phase werden Informationen zwar gespeichert, aber noch nicht vollständig ausgewertet.
KI-Reifegrad: Teilweise KI-fähig
Die Zentralisierung rechtlicher Informationen bildet eine wesentliche Grundlage für KI, doch Dokumente allein reichen nicht aus. KI benötigt Kontext und Struktur, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. Der nächste Schritt besteht darin, Dokumente in strukturierte Informationen umzuwandeln, die analysiert werden können.

Stufe 3: Informationen werden strukturiert | Berichterstellung und Abruf werden optimiert
Die KI-Reife schreitet schneller voran, wenn aus rechtlichen Informationen strukturierte Daten werden. Anstatt Dokumente als isolierte Dateien zu behandeln, beginnen Rechtsabteilungen damit, Informationen mit einheitlichen Metadaten anzureichern. Verträge, Rechtsangelegenheiten und Rechtsträger lassen sich leichter durchsuchen, vergleichen und analysieren.

Beispiele für aussagekräftige rechtliche Metadaten sind:

• Vertragsart
• Vertragspartner
• Gerichtsbarkeit
• Verlängerungsdatum
• Anwendbares Recht
• Risikostufe
• Geschäftsinhaber
• Verpflichtungen und wesentliche Klauseln

Mit dieser Struktur können Rechtsabteilungen mehr als nur einfache Dokumentensuche leisten und beginnen, Erkenntnisse zu gewinnen. Anstatt beispielsweise Hunderte von Verträgen manuell zu durchsuchen, kann eine Rechtsabteilung schnell Verträge mit bestimmten Klauseln, Pflichten oder Verlängerungsfristen ermitteln.
KI-Reifegrad: Demnächst KI-fähig
Strukturierte Metadaten liefern den erforderlichen Kontext, den KI benötigt, um genauere und aussagekräftigere Ergebnisse zu erzielen. Die Qualität der KI-Ergebnisse richtet sich maßgeblich nach der Qualität der zugrunde liegenden Informationen. Dank einer gut strukturierten juristischen Datenbasis ist KI nicht nur in der Lage zu erkennen, welche Dokumente vorliegen, sondern auch, weshalb diese von Bedeutung sind.

Stufe 4: Informationen sind vernetzt | Der manuelle Aufwand wird reduziert
In der nächsten Phase werden juristische Informationen mit dem gesamten Unternehmensbetrieb vernetzt. Juristische Daten existieren nicht mehr isoliert von den Geschäftsprozessen. Sie sind mit Bereichen wie Beschaffung, Vertrieb, Finanzen, Compliance und Risikomanagement verknüpft.
Einige Beispiele hierfür sind:

• Beschaffungsabläufe, bei denen die Rechtsabteilung zum richtigen Zeitpunkt automatisch einbezogen wird
• Vertragsgenehmigungen, die über vernetzte Systeme verwaltet werden
• Geschäftsteams, die bei Bedarf auf juristische Informationen zugreifen können
• Automatisierte Benachrichtigungen zu wichtigen Pflichten und Fristen

Auf diese Weise werden manuelle Übergaben reduziert und Rechtsabteilungen können effizienter arbeiten. Der Bereich Recht wird nicht mehr als reine Funktion betrachtet, die auf Anfragen reagiert, sondern wird in die Geschäftsprozesse eingebettet.
KI-Reifegrad: Hochgradig KI-fähig
Vernetzte Arbeitsabläufe liefern der KI den operativen Kontext, der für die Unterstützung von Automatisierung, Empfehlungen und Entscheidungsfindung erforderlich ist. KI entfaltet ihren vollen Wert, wenn sie nicht nur juristische Dokumente, sondern auch die damit verbundenen Geschäftsprozesse und Entscheidungen erfasst.

Stufe 5: Informationen werden zu Erkenntnissen | Entscheidungen werden datengestützt
Auf der höchsten Reifegradstufe werden rechtliche Informationen zu einem strategischen Kapital. Die Rechtsabteilung beschränkt sich nicht mehr darauf, lediglich Informationen zu beschaffen, sondern nutzt diese, um Erkenntnisse zu gewinnen.
KI kann Teams dabei unterstützen:

• Risiken früher zu erkennen
• Eine große Anzahl von Verträgen zu analysieren
• Trends und Muster herauszuarbeiten
• Die Entscheidungsfindung zu verbessern
• Wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren
• Dem Unternehmen schnellere und fundiertere Empfehlungen zu liefern

Die Rechtsabteilung agiert nun proaktiv statt reaktiv. Anstatt zu fragen: Wo befinden sich diese Informationen? können Teams sich nun die Frage stellen: Was lässt sich aus diesen Informationen schließen?
KI-Reifegrad: KI-fähig
In dieser Phase verfügt das Unternehmen über alle erforderlichen Grundlagen, um KI effektiv einzusetzen: belastbare Informationen, strukturierte Daten, vernetzte Prozesse und eine angemessene Governance.

Auf dem Weg zur KI-Reife

Die meisten Rechtsabteilungen befinden sich irgendwo zwischen den ersten drei Stufen der Reife. Zwar haben viele Unternehmen in juristische Technologielösungen wie Dokumentenmanagementsysteme, Plattformen für das Vertragslebenszyklusmanagement oder Rechtsmanagement-Software investiert, doch kämpfen sie häufig weiterhin mit fragmentierten Informationen, uneinheitlichen Datenstrukturen und eingeschränkter Transparenz bei der juristischen Arbeit. Demzufolge besteht die Herausforderung nicht mehr lediglich darin, Zugang zu Technologie zu erhalten, sondern darin, sicherzustellen, dass juristische Daten so aufbereitet werden, dass die Technologie – und letztlich die KI – aussagekräftige Ergebnisse liefern kann.
Der erste Schritt auf dem Weg zur KI-Reife besteht darin, den Ist-Zustand der Rechtsabteilung zu erfassen. Verantwortliche in der Rechtsabteilung müssen zunächst beurteilen, wo Informationen gespeichert sind, wie leicht auf sie zugegriffen werden kann und ob sie abteilungsweit einheitlich verwaltet werden. Diese Bestandsaufnahme offenbart häufig Datensilos, doppelte Repositorien und Lücken in der Governance, die sowohl die betriebliche Effizienz als auch zukünftige KI-Initiativen beeinträchtigen.
Sobald der Ist-Zustand erfasst ist, besteht der nächste Schritt darin, eine belastbare Grundlage für Rechtsdaten zu schaffen. Dies beinhaltet die Schaffung von Strukturen durch einheitliche Klassifizierung, Metadatenstandards, Governance-Prozesse und verbesserte Datenqualität. Durch die Umwandlung von Dokumenten in strukturierte Informationen schaffen Rechtsabteilungen den Kontext, den sowohl Nutzer als auch KI-Systeme benötigen, um Informationen effektiv abzurufen, zu analysieren und darauf zu reagieren.
Ab diesem Punkt müssen rechtliche Informationen enger mit dem gesamten Unternehmen verknüpft werden. Verträge, Vorgänge, Unternehmenseinheiten, Compliance-Aufzeichnungen und rechtliche Anfragen sollten nicht isoliert betrachtet, sondern in umfassendere organisatorische Arbeitsabläufe integriert werden. Die Verknüpfung rechtlicher Daten mit Prozessen in den Bereichen Beschaffung, Vertrieb, Finanzen, Compliance und anderen Geschäftsfunktionen sorgt für mehr Transparenz, reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und stellt sicher, dass rechtliche Informationen in die tägliche Entscheidungsfindung einfließen.
Erst wenn diese Grundlagen geschaffen sind, kann KI effektiv und ohne Bedenken eingesetzt werden. Unternehmen sollten KI nicht als eigenständige Lösung einführen, sondern sich darauf konzentrieren, sie auf spezifische, besonders wertschöpfende Anwendungsfälle anzuwenden, bei denen sie messbare Vorteile bieten kann. Mit Hilfe vertrauenswürdiger und gut strukturierter Daten kann KI Rechtsabteilungen dabei unterstützen, Verträge zu prüfen, Erkenntnisse zu gewinnen, Dokumente zusammenzufassen, Risiken zu identifizieren und den Zugriff auf Informationen so zu beschleunigen, dass ein greifbarer geschäftlicher Mehrwert entsteht.

Die Zukunft der KI im Rechtswesen beginnt mit Informationen

KI hat das Potenzial, die Arbeitsweise von Rechtsabteilungen grundlegend zu revolutionieren. Den größten Vorteil daraus ziehen jedoch jene Unternehmen, die zunächst ihrer Informationsstrategie Priorität einräumen. Der Weg von verstreuten Dokumenten hin zu KI-gestützter Legal Intelligence ist in erster Linie keine Technologieinitiative – es handelt sich vielmehr um eine Initiative zur Datentransformation.
Rechtsabteilungen, die ihren aktuellen Reifegrad kennen und in die Zentralisierung, Strukturierung und Vernetzung ihrer Informationen investieren, sind am besten aufgestellt, um das volle Potenzial von KI auszuschöpfen. Auf lange Sicht ermöglicht dies einen Wandel weg von der reinen Verwaltung von Dokumenten und der Beantwortung von Anfragen hin zur Gewinnung von Erkenntnissen, zur Unterstützung strategischer Entscheidungsfindung und zur Generierung eines größeren Mehrwerts für das Unternehmen.
Letztendlich geht es nicht darum, ob Ihre Rechtsabteilung auf KI zugreifen kann. Die eigentliche Frage ist, ob Ihre Informationen dafür bereit sind. Sind die richtigen Grundlagen geschaffen, wird KI weit mehr als nur ein Produktivitätswerkzeug – sie wird zu einem Katalysator für eine intelligentere, besser vernetzte und stärker strategisch ausgerichtete Rechtsabteilung.