Nu advocatenkantoren generatieve AI en automatisering omarmen, ondergaat de juridische sector een snelle en ingrijpende verandering.
Ruud Helmes, Product Management Director van Kleos bij Wolters Kluwer Legal Software, deelt zijn visie op de nieuwste trends in legal tech. Hij legt uit hoe praktijkmanagementsoftware zoals Kleos de efficiëntie verhoogt én ervoor zorgt dat kantoren blijven voldoen aan wet- en regelgeving en hoge normen op het gebied van gegevensbeveiliging.
Van de opkomst van generatieve AI tot de invoering van verplichte e-facturatie: Ruud Helmes laat zien hoe advocatenkantoren dankzij Kleos wendbaar blijven en succesvol opereren in een veranderend juridisch landschap.
Hoe ziet u het softwarelandschap voor advocatenkantoren de komende jaren evolueren?
Ruud Helmes: Goede vraag. We zien grote verschuivingen in het softwarelandschap. Er is een duidelijke trend richting geïntegreerde, cloudgebaseerde oplossingen die gebruikers meer flexibiliteit en toegankelijkheid bieden. Generatieve AI en automatisering spelen daarin een centrale rol, omdat ze helpen om processen te stroomlijnen en de efficiëntie te verhogen.
Tegelijkertijd groeit het belang van gegevensbeveiliging en naleving, zeker met de steeds striktere Europese en nationale regels rond gegevensprivacy en e-facturatie. Ik verwacht dat we daar verdere vooruitgang zullen zien, net als bij gebruiksvriendelijkere interfaces en betere tools voor samenwerking met cliënten. Het doel blijft om praktijkbeheer zo efficiënt mogelijk te maken.
AI is momenteel een veelbesproken onderwerp. Hoe ziet u de rol van generatieve AI binnen juridische software, en welke plannen zijn er om AI te integreren in Kleos?
Ruud Helmes: Generatieve AI biedt enorm veel mogelijkheden voor legal tech. We integreren deze technologie nu in Kleos om taken zoals samenvatten, kernpunten extraheren en het analyseren van deadlines of pleitnota’s te ondersteunen. Deze informatie kan dan eenvoudig worden geëxporteerd en ingezet in de volgende fase van een zaak. Zo houden advocaten meer tijd over voor strategisch werk.
Wij vinden dat software moet helpen om het werk eenvoudiger te maken. Daarom onderzoeken we ook toepassingen zoals automatische controles, slimme zoekfuncties en taakautomatisering. We staan nog aan het begin, maar de eerste toepassingen zijn veelbelovend. De eerste concrete functie die we uitrollen heet Kleos AI Document Assistant: daarmee kunnen gebruikers documenten automatisch laten samenvatten.
Hoe bereidt Kleos zich voor op recente wet- en regelgeving binnen de juridische sector?
Ruud Helmes: Neem bijvoorbeeld de nieuwe EU-regelgeving rond e-facturatie, die in 2025 van kracht wordt. Die verplicht elektronische facturatie in alle lidstaten en is bedoeld om belastingfraude te bestrijden en de digitale transformatie te versnellen.
Met Kleos lopen we daarin voorop. In België en Duitsland, waar e-facturatie vanaf 2025 verplicht wordt voor B2B-transacties, passen we onze software hierop aan. In België ondersteunen we het PEPPOL-netwerk, het verplichte formaat voor elektronische facturen. In Duitsland integreren we de standaarden XRechnung en ZUGFeRD.
Een ander voorbeeld is Spanje. Daar moeten advocaten binnenkort voldoen aan Verifactu, een maatregel tegen witwaspraktijken. Ook daar zorgen we ervoor dat onze software klanten helpt om aan de regels te voldoen.
Kortom: ons doel is om de overgang naar nieuwe regelgeving zo soepel mogelijk te maken, zodat onze klanten zonder onderbrekingen kunnen blijven werken.
Welke stappen zetten jullie om gegevensbeveiliging in Kleos te versterken?
Ruud Helmes: Gegevensbeveiliging is voor ons cruciaal. Onze klanten verwerken gevoelige informatie en vertrouwen erop dat die veilig is. Daarom gebruiken we geavanceerde encryptie, multi-factor authenticatie en voeren we regelmatig beveiligingsaudits uit.
Kleos helpt advocatenkantoren ook om te voldoen aan regelgeving zoals de AVG. We zorgen ervoor dat alle cliëntgegevens met de grootst mogelijke zorg worden behandeld.
Hoe verandert het dagelijkse werk van advocaten in de komende jaren, denkt u?
Ruud Helmes: De komende jaren gaat het werk van juristen sterk veranderen. Denk aan de inzet van kunstmatige intelligentie, integratie van verschillende systemen en de brede overstap naar cloudoplossingen.
Generatieve AI zal bijvoorbeeld veel tijd besparen bij het opstellen van documenten of het controleren van contracten. Advocaten zullen niet meer vanaf nul beginnen, maar AI-gegenereerde voorstellen bekijken en aanpassen. Dat verhoogt de productiviteit én de samenhang in het werk.
Bovendien zullen juridische tools naadloos integreren met platformen als Microsoft 365 en Teams. Denk aan slimmer e-mailbeheer, automatische tijdsregistratie en directe toegang tot opsteltools—allemaal in één omgeving.
Cloudgebaseerde oplossingen zoals Kleos bieden veilige en schaalbare toegang tot dossiers, samenwerkingstools en communicatie met cliënten, ongeacht locatie. En natuurlijk hebben we ook de populaire mobiele app voor iOS en Android, zodat gebruikers ook onderweg hun werk kunnen beheren.
Welke uitdagingen ziet u voor de legal tech-sector?
Ruud Helmes: De verwachtingen van cliënten veranderen snel. Ze willen snellere, transparantere en betaalbaardere juridische dienstverlening. Ook zien we een verschuiving van reactief naar proactief juridisch advies.
Advocatenkantoren zullen daarom flexibeler moeten worden, met nieuwe prijsmodellen, betere digitale communicatie en technologische ondersteuning. Ze zullen moeten investeren in tools die samenwerking mogelijk maken en datagedreven inzichten bieden.
De grote uitdaging? Deze nieuwe verwachtingen combineren met het behouden van hoge juridische standaarden en naleving van wetgeving.
Tot slot: hoe ziet u de toekomst van software voor juridisch praktijkmanagement? En hoe past Kleos daarin?
Ruud Helmes: Onze ambitie is om een volledig geïntegreerd platform te bouwen dat alle aspecten van juridisch praktijkmanagement ondersteunt of ermee integreert.
We blijven voortdurend vernieuwen en luisteren goed naar wat onze klanten nodig hebben. In de toekomst zal Kleos nog intuïtiever zijn, met krachtige AI-functies en vlotte koppelingen met andere juridische tools. Zo kunnen advocaten blijven meegroeien met de sector—efficiënter, slimmer en klantgerichter dan ooit.
Ruud Helmes
Product Management Director van Kleos
bij Wolters Kluwer Legal Software
