Declareren in 3 stappen, lees hoe Daan BV dit doet!

Daan, geboren in 2012 is een jong en innovatief bedrijf in arbeidsbemiddeling. Dit wordt ondersteund door diverse gewonnen awards zoals 4 jaar op rij de FD Gazellen Award en dé Beste Werkgever van Nederland 2018 t/m 2020. Ondertussen heeft Daan maar liefst 10 vestigingen door heel Nederland en ruim 100 medewerkers in dienst, daarmee is het één van de snelst groeiende bedrijven van Nederland.

Waar staat Daan voor?

Om de markt te begrijpen moet je volgens Daan er middenin staan. Soms betekent dat kleur bekennen; doen waar je goed in bent en eerlijk handelen. Volgens Daan krijgt alleen zo een relatie inhoud en weet je waar je aan toe bent. Daan staat voor een wereld vol leuke banen en gelooft in uitmuntend werkgeverschap. Met hun persoonlijke, open en eerlijke aanpak zorgen zij ervoor dat de juiste mensen op de juiste plek terechtkomen. Niet alleen extern, maar ook intern. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst

Een gebruiksvriendelijk en efficiënt administratie- en declaratiesysteem hoort daar volgens Daan ook bij. Het is niet meer van deze tijd om dit handmatig of via papieren formulieren te doen, dit past daarom ook niet bij de filosofie van Daan. Toch hebben ze het bij gebrek aan beter jaren handmatig en via papieren formulieren gedaan.

Daan vertelt: Ons declaratieproces zoals het was, bestond uit maar liefst 17 stappen. Veel te veel tijd en inzet voor zowel onze financiële afdeling als voor onze medewerkers. Dat dat anders moest dat wisten wij, maar hoe? Onze toen net nieuwe collega Martijn had kennis van Basecone en heeft dit bij ons binnen gebracht om zo de administratieve processen te verbeteren. Dit werkte zo goed dat we aanvullend besloten om dit ook voor ons declaratieproces toe te passen.

Hoe was het declaratieproces?

1. Declaratie vindt plaats via een papieren formulier.

Medewerker:

2. print blanco formulier
3. vult dit schriftelijk in (nummer, datum, omschrijving, bedrag ex. btw en bedrag incl. btw) + totaal
4. maakt vervolgens kopieën van alle bonnen
5. ondertekent het formulier
6. scant het formulier en de kopie bonnen in
7. schrijft een mail en voegt de scans toe
8. stuurt de mail naar afdeling finance

Afdeling finance:

9. opent de mail
10. opent scan en bijlagen
11. slaat scan en bijlagen op in Dropbox
12. boekt scan + bijlagen als inkoopfactuur in Twinfield. Er zijn veel verschillende kostenposten, dit kost veel werk en tijd om alles juist in te boeken.
13. soms is het voor afdeling finance onduidelijk waar de factuur voor/van is, dan wordt het nagevraagd bij de medewerker.
14. opent Rabo internetbankieren
15. betaalt declaratie handmatig uit aan betreffende medewerker
16. bankafschrift wordt automatisch in Twinfield ingelezen
17. lettert betaling af tegen inkoopfactuur Dit kan niet automatisch, omdat de declarant niet afzonderlijk als crediteur is aangemaakt.

In totaal zijn dit maar liefst 17 stappen die handmatig moeten worden uitgevoerd.

Dankzij de app Basecone Spenser gaat het nu declareren nu veel eenvoudiger:

Medewerker

1. opent de app Spenser
2. maakt foto van de bon, vult omschrijving in en drukt op verzenden

Afdeling finance

3. controleert via Basecone het volledig ingevulde boekingsvoorstel en boekt deze door.

Voor Daan betekent deze vermindering in stappen enorme winst voor hun medewerkers, maar ook veel minder handmatig werk voor hun finance afdeling.

Behaalde voordelen dankzij het gebruik van Basecone

• Medewerker gaat van 6 handelingen naar (bijna) 1.
• Bij de afdeling finance gaan ze van 11 handelingen naar 2.
• Het geheel scheelt enorm veel tijd en ergernis aan beide kanten.
• Daarnaast kunnen ze hierdoor het interne autorisatieproces ook digitaliseren met de app Flux van Basecone, waardoor de betalingen met goedkeuring volautomatisch doorgezet worden.