Tips voor de laatste aangifte van het jaar

Het einde van het jaar 2025 nadert en daarmee ook de laatste btw-aangifte. Voor veel accountants, boekhouders en ondernemers is dit een moment van extra aandacht: fouten kunnen leiden tot boetes of gemiste voordelen. In dit blog vind je praktische tips van Carola van Vilsteren, btw-expert.

Per maand of per kwartaal

Btw-ondernemers mogen kiezen of zij per maand of per kwartaal aangifte doen. De kwartaalaangifte heeft voordelen ten opzichte van een maandaangifte. Door kwartaalaangifte te doen worden de administratieve lasten verminderd. De ondernemer hoeft dan jaarlijks maar vier in plaats van twaalf btw-aangiftes in te dienen.

Tip:

Het indienen van een btw-aangifte per kwartaal in plaats van per maand levert een financieringsvoordeel op als de btw-ondernemer per kwartaal per saldo btw moet betalen. Als een btw-ondernemer – bijvoorbeeld vanwege goederenleveringen of diensten met 0% btw of diensten aan buitenlandse afnemers - per kwartaal per saldo recht heeft op een teruggaaf, dan verdient het overweging om per maand btw-aangifte te doen. Hierdoor beschikt de ondernemer sneller over de te ontvangen gelden. 

Ambtshalve btw-teruggave

Ga voor het eind van 2025 na of de btw-ondernemer in de afgelopen vijf jaar te veel btw heeft afgedragen of te weinig heeft teruggevraagd. Er kan mogelijk nog een verzoek om ambtshalve vermindering worden ingediend. Het verzoek om ambtshalve vermindering moet bij de Belastingdienst binnen zijn voordat vijf jaar zijn verstreken sinds het einde van het jaar waarop het verzoek betrekking heeft. In 2025 kan nog een verzoek om ambtshalve vermindering worden ingediend over het jaar 2020 en later. Zorg dat dit verzoek uiterlijk 31 december 2025 door de Belastingdienst is ontvangen.

Pas op met de btw nihil aangifte

Het indienen van een btw nihil aangifte terwijl het niet zeker is dat geen btw verschuldigd is leidt tot een strafbaar feit als later blijkt dat wel btw verschuldigd is. Voorkom daarom dat voorlopige nihil-aangiften ingediend worden.

Oninbare debiteuren/niet betaalde crediteuren

Btw op verkoopfacturen die een jaar na het opeisbaar worden nog open staan kan worden teruggevraagd in de btw-aangifte. De btw kan via de btw-aangifte van de ondernemer worden teruggevraagd door het bedrag aan te geven bij vraag 1a of 1b van de btw-aangifte als negatief bedrag. Check bij iedere btw-aangifte of er oninbare debiteuren zijn waarvan de btw teruggevraagd mag worden. Indien de vordering binnen een jaar na opeisbaar worden oninbaar blijkt te zijn, bestaat eerder recht op btw-teruggave. Vorderingen zijn niet als oninbaar aan te merken als:

• Het faillissement van de afnemer niet helemaal is afgewikkeld;
• De afnemer niet reageert op betaalverzoeken, maar de vordering niet de moeite waard is om uit handen te geven;
• De afnemer niet betaalt omdat hij niet akkoord is met de factuur en er nog geen oplossing gevonden is;
• De afnemer niet vindbaar is;
• De vordering uit handen is gegeven maar de procedure nog niet is afgewikkeld.

Als een oninbare vordering later alsnog (gedeeltelijk) wordt voldaan, wordt de daarmee overeenkomende btw opnieuw verschuldigd.

Let op:
​Als een koopschuld wordt omgezet in een leenschuld – doordat met de wan- betalende afnemer wordt afgesproken dat hij zijn schuld in meerdere termijnen mag voldoen – wordt het recht op de btw-teruggave verspeeld. Door die omzetting wordt de koopschuld geacht te zijn betaald.

Als een btw-ondernemer één jaar na het opeisbaar worden van de vergoeding op een inkoopfactuur deze nog niet betaald heeft, moet de btw-ondernemer de btw op de factuur die in de btw-aangifte in aftrek is gebracht, aan de Belastingdienst terugbetalen. Dit moet worden aangegeven bij vraag 5b van de btw-aangifte.

Let op:
Let op dat bij iedere btw-aangifte beoordeeld moet worden of er openstaande crediteuren zijn ouder dan één jaar.

Btw-suppletie

Als een btw-ondernemer vaststelt dat een ingediende btw-aangifte onjuist of onvolledig is, moet dit verplicht worden gecorrigeerd door middel van een btw-suppletieaangifte. Voor correcties over de vijf aan het lopende boekjaar voorafgaande jaren gold eerder de verplichting om dit "zo spoedig mogelijk" te doen.

Vanaf 1 januari 2025 is deze verplichting vervallen en geldt de eis om binnen acht weken de btw-suppletieaangifte in te dienen nadat de onjuistheid is geconstateerd. Een btw-suppletieaangifte moet nog steeds zijn ingediend voordat de btw-ondernemer weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat de Belastingdienst met de desbetreffende onjuistheid of onvolledigheid bekend is of zal worden. Een btw-suppletie is bijvoorbeeld niet meer tijdig als de Belastingdienst een controle heeft aangekondigd of als acht weken zijn verstreken na het bekend worden van de fout.

De termijn van acht weken vangt niet eerder aan dan op 1 januari 2025. Btw-ondernemers moeten nu nog sneller actie ondernemen als een onjuistheid in een eerdere btw-aangifte wordt geconstateerd om een boete te voorkomen.

Als de btw-ondernemer niet, niet tijdig of niet op de juiste wijze voldoet aan de suppletieverplichting, kan een boete worden opgelegd. De Belastingdienst legt dan geen verzuimboetes meer op. Wel kun je eventueel een vergrijpboete krijgen van maximaal 100% van de verschuldigd btw. Maar dit gebeurt alleen als de Belastingdienst kan aantonen dat je met opzet of door grove nalatigheid te laat was. Als je de inspecteur laat weten dat je een fout hebt ontdekt en actief werkt aan een oplossing, is het lastig voor de Belastingdienst om aan te tonen dat je opzettelijk of nalatig hebt gehandeld. Houd er rekening mee dat het moment waarop je een fout ‘constateert’ niet altijd zwart-wit is: dit hangt af van de omstandigheden.

Het is een goede ontwikkeling dat de eerder gebruikte vage term ‘zo spoedig mogelijk’ wordt vervangen door een duidelijke termijn van 8 weken, die helaas nog wel begrenst wordt door de mogelijkheid dat de Belastingdienst met de onjuistheid of onvolledigheid bekend is geworden.

Voor correcties van minder dan € 1.000,- kan de correctie nog steeds worden opgenomen in de volgende btw-aangifte. Pas wanneer de correctie meer dan € 1.000,- bedraagt, is het noodzakelijk om een suppletie in te dienen.