Wat is KYC precies?
KYC is het proces waarmee een accountantskantoor vaststelt wie de klant is, wat diens activiteiten zijn en welk risicoprofiel daarbij hoort. In basis bestaat het uit drie stappen:
- Identificatie en verificatie: Het vaststellen van de identiteit van de klant en de uiteindelijk belanghebbenden, oftewel Ultimate Beneficial Owner (UBO). Dat is de natuurlijke persoon of personen die uiteindelijk eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een bedrijf, stichting of andere entiteit.
- Risicobeoordeling: Het inschatten van het risico op witwassen, fraude of terrorismefinanciering.
- Monitoring: Het continu volgen van transacties en signalen tijdens de klantrelatie.
KYC is niet vrijblijvend
Deze drie stappen zijn niet vrijblijvend. De Wwft verplicht jou als accountant tot een cliëntenonderzoek voordat je ook maar één dienst levert. Een voorbeeld: bij een nieuwe klant moet je niet alleen een kopie van het identiteitsbewijs hebben, maar ook nagaan wie de UBO’s zijn en of er sprake is van een verhoogd risico. Een verhoogd risico kan zich bijvoorbeeld voordoen in de volgende gevallen:
Politically Exposed Persons
Klanten die zelf of via familie een prominente publieke functie bekleden, zoals politici of hoge ambtenaren.
Complexe eigendomsstructuren
Bijvoorbeeld meerdere lagen van vennootschappen, trusts of holdings, waardoor de UBO moeilijk te achterhalen is.
Hoog-risicolanden
Klanten gevestigd in landen die op sanctielijsten staan of door de Financial Action Task Force als risicoland zijn aangemerkt. De FATF is een internationale organisatie die richtlijnen en standaarden opstelt om witwassen, terrorismefinanciering en andere financiële criminaliteit te bestrijden.
Ongebruikelijke transacties
Grote contante betalingen, transacties zonder duidelijke zakelijke reden of afwijkende patronen.
Sectoren met verhoogd witwasrisico
Denk aan gokindustrie, cryptovaluta, handel in edelmetalen of kunst.
Negatieve media-aandacht
Klanten die in verband worden gebracht met fraude, corruptie of andere financiële misdrijven.
Geen fysieke aanwezigheid
Bedrijven zonder duidelijk kantooradres en/of alleen een postbus.
Gradaties van hoogte risico’s
Dit soort risico’s kun je indelen in verschillende gradaties. Zoals:
- Laag risico: eenvoudige structuur, gevestigd in laag-risicoland.
- Normaal risico: standaard zakelijke klant.
- Hoog risico: PEP, complexe eigendomsstructuur, hoog-risicoland.
- Zeer hoog risico: sanctielijsten, ongebruikelijke transacties.
Is je klant gelinkt aan een land met een hoog risico?
Één van de genoemde risico’s gaat over landen met een verhoogd risico op witwassen en terrorismefinanciering. Deze landen staan op de zogenaamde grey list (onder toezicht) of black list (hoog risico) van de FATF. Wat moet je als accountantskantoor doen als een klant gelinkt is aan zo’n land?
Verscherpt cliëntenonderzoek uitvoeren
• Extra verificatie van identiteit en UBO’s.
• Diepgaande analyse van eigendomsstructuren.
• Controle op sanctielijsten en negatieve meldingen in de media.
Meer documentatie en bewijs
• Vraag aanvullende informatie over herkomst van middelen.
• Leg alle stappen vast in een audittrail.
Continue monitoring
• Houd transacties en wijzigingen in eigendom scherp in de gaten.
• Stel alerts in voor ongebruikelijke activiteiten.
KYC is complex en tijdrovend
De praktijk van het achterhalen van alle risico’s is weerbarstig. Veel accountantskantoren ervaren het KYC-proces dan ook als complex en tijdrovend. Dat heeft verschillende oorzaken:
• Handmatige processen: Documenten worden vaak nog per e-mail opgevraagd en in losse mappen opgeslagen.
• Versnipperde informatie: Data komen uit verschillende bronnen, zoals KvK, sanctielijsten en interne systemen.
• Kosten en capaciteit: Het uitvoeren van KYC-checks vraagt tijd en expertise, terwijl je ook je dagelijks beslommeringen hebt.
• Risico op fouten: Onvolledige of verouderde informatie kan leiden tot boetes of reputatieschade.
• Onbegrip van klanten: “Waarom moet ik dit allemaal aanleveren”, is een veelgehoorde reactie. Dat maakt het proces niet alleen technisch, maar ook communicatief uitdagend.
Hoe zet je het KYC-proces neer?
Hoe kun je als accountant dan, ondanks de uitdagingen, toch het KYC-proces goed neerzetten?
1. Standaardiseer het proces
Leg vast, bijvoorbeeld in software voor workflows, welke stappen altijd doorlopen moeten worden van onboarding tot monitoring. Gebruik checklists en stappenplannen om consistentie te waarborgen. Dit voorkomt dat medewerkers eigen interpretaties hanteren en verkleint de kans op fouten.
2. Zet technologie in
Digitale tools maken het verschil. Denk aan oplossingen die automatisch ID’s verifiëren, UBO’s opsporen en sanctielijsten checken. Moderne KYC-software kan gegevens uit meerdere bronnen combineren en risicoprofielen genereren. Dit bespaart tijd en verhoogt de betrouwbaarheid.
3. Train je medewerkers
Technologie is belangrijk, maar mensen blijven de sleutel. Zorg dat medewerkers weten waarom KYC cruciaal is en hoe ze de signalen herkennen. Regelmatige training voorkomt dat het proces een ‘afvinklijst’ wordt en versterkt de alertheid.
4. Documenteer alles
Een goede audittrail is voor een accountantskantoor onmisbaar. Leg vast welke stappen zijn gezet, welke bronnen zijn geraadpleegd en welke beslissingen zijn genomen. Dit is niet alleen verplicht, maar het vormt ook een bescherming voor jouw kantoor bij controles.
KYC als kans: je kent je klanten nog beter
KYC wordt vaak gezien als een last, maar het kan ook waarde voor je accountantskantoor vertegenwoordigen. Immers, je kent je klanten nu nog beter. Je kunt de risico’s van dienstverlening aan bepaalde klanten beter inschatten en eventueel afscheid nemen als er een hoog risico is. Dat beschermt niet alleen je omzet, maar zorgt er ook voor dat je alleen zakendoet met klanten die ‘deugen’. Daarnaast kun je de inzichten uit het KYC-proces gebruiken om klanten te adviseren. Bijvoorbeeld over waar zij nog niet voldoen aan wet- en regelgeving, het neerzetten van een betere governancestructuur of het bevorderen van risicomanagement.
Kortom, wie het KYC-proces digitaal heeft ingericht, heeft dus ook snel een beeld bij de hand van de klant. Je voldoet niet alleen aan de Wwft, maar je verkleint ook je risico’s en je vergroot de betrouwbaarheid van je kantoor. Bovendien biedt het kansen om klanten beter te adviseren en relaties te versterken.
