ISO 45001: Wat zijn de 10 meest vastgestelde problemen bij implementatie?

Hoe ervaart de preventieadviseur ISO 45001, ISO 14001 en ISO 9001 in de praktijk?

Een kleine bevraging bij een 30-tal preventieadviseurs geeft volgende bevindingen.

Wat ervaren preventieadviseurs als probleem bij transitie naar deze normen?

1.  Onvoldoende middelen: gebrek aan tijd om de normen grondig te bespreken

2.  Onwetendheid over de inhoud van de norm ISO 45001 - Tekort aan kennis

3.  Niet steeds voldoende draagvlak bij de implementatie van de normen op gebied van kwaliteit, veiligheid en milieu - Onvoldoende ownership: wie doet wat wanneer? 

4.  Deze managementsysteemnormen vragen een nieuwe ‘mindset’, een nieuwe veiligheidscultuur (een andere kijk op welzijn, meer strategische en minder operationeel)

5.  Preventieadviseurs ervaren veel voordelen om te komen tot een geïntegreerd managementsysteem

6.  Weerstand in de organisatie: niet komen tot afspraken, onvoldoende medewerking in de verschillende bedrijfsonderdelen, Afspraken tussen de verschillende afdelingen worden niet of onvoldoende nageleefd, afspraken naar timing worden niet nageleefd

7.  Verschillende maturiteit bij kwaliteit-, welzijn- en milieumanagementsysteem 

8.  Verschillende aanpak bij de kwaliteits-, preventie- en milieudienst - Geen kennis over het verschil tussen (veiligheids)indicatoren en klanteneisen 

9.  De preventieadviseur en -dienst werd niet steeds betrokken bij de transitie
naar ISO 14001

10. Gebrek aan visie over welzijn bij ‘werknemers onder gezag’ zoals bij contractoren, aannemers en/of interimarbeid: hoe ver moeten we hierin gaan? 

Wat kunnen we hieruit leren?

Kennis over de (veiligheids)managementsysteemnormen en middelen – speciaal tijd – om te komen tot de transitie naar de nieuwe (veiligheids)managementsysteemnormen, wordt door de preventieadviseur aanzien als belangrijkste probleempunten (punt 1 en punt 2 hierboven).  De andere probleempunten worden besproken, in hun juiste volgorde. De kennis over de managementsysteemnormen wordt ervaren als te veel geconcentreerd bij één afdeling. Ook kan worden vastgesteld dat de wijziging in de managementsysteemnormen over leiderschap door de preventieadviseurs niet of weinig wordt aanzien als problematisch.

Elementen zoals het aanpassen van procedures en instructies worden niet vermeld. Ook de opleiding van de interne auditoren wordt door preventieadviseurs niet aangegeven. De procesbenadering eigen aan het veiligheidsmanagementsysteem, werd ook niet vermeld door de preventieadviseurs als aspect dat vraagt om aandacht.

De risicobenadering wordt door preventieadviseur niet ervaren als problematisch, gezien de specifieke deskundigheid op gebied van risico-analyse en –evaluatie van de preventieadviseur.

Inzicht in de context en inzicht in de belanghebbenden

De organisatie moet inzicht hebben in ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie die relevant zijn voor het veiligheidsmanagementsysteem. Ook moet de organisatie inzicht hebben in de noden en verwachtingen van de belanghebbenden op gebied van welzijn. Deze belanghebbenden zijn in eerste instantie de werknemers, maar ook de werknemers van contractoren en/of aannemers. Ook noden en verwachtingen van leveranciers en klanten op gebied van welzijn vallen hieronder. Denk maar aan leveranciers van persoonlijke beschermingsmiddelen PBM’s, machines of gevaarlijke stoffen. Ook klanten hebben specifieke wensen op gebied van welzijn. De noden en verwachtingen evolueren in de tijd. De organisatie dient deze context en noden en verwachtingen van stakeholders te kennen.

Bron: Jan Dillen / senTRAL

 

Milieucoördinatoren ervaren onvoldoende betrokkenheid van directie bij transitie naar ISO 14001

Hieronder volgt het resultaat van een kleine bevraging bij 30 milieucoördinatoren uit verschillende sectoren om na te gaan of de probleempunten bij certificatie van de nieuwe norm ISO14001:2015 uit externe audits overeenkomen met wat de milieucoördinatoren hiervan denken.

Problemen bij transitie naar ISO 14001:2015

 

Wat kunnen we hieruit leren?

1. Bepaalde elementen zoals contextanalyse en risicoanalyse worden dikwijls als een gelijkaardig probleem aanzien.
2. Elementen zoals competentiemanagement van bijvoorbeeld medewerkers onder gezag, het bepalen van de scope, de communicatie van de prestaties van het milieumanagementsysteem of de volledigheid van de directiebeoordeling worden niet of weinig benoemd door de milieucoördinatoren, maar komen wel naar voor als probleempunten bij de externe audits.
3. Het belangrijkste probleem voor de milieucoördinatoren bij de invoering van de nieuwe norm ISO 14001:2015 is de betrokkenheid van het management bij de transitie en dit komt minder naar voor bij externe audits.
4. Ook de levenscyclusbenadering komt voor de milieucoördinatoren dikwijls aan bod als problematisch, waarbij regelmatig als terugkomend probleem wordt ervaren: hoe ver moeten we hierin gaan, wanneer zal de externe auditor hiermee tevreden zijn, hoe moeten we dit opnemen in de milieuaspectenanalyse? Dit merk ik ook op tijdens de externe audits.
5. Een ander belangrijk probleem is de kennis over de nieuwe norm en het ontbreken van de procesbenadering.
6. Nieuwe systeemelementen als contextanalyse of stakeholdersanalyse komen uit de bevraging aan de milieucoördinatoren - en dit is verrassend - niet naar voren als belangrijkste problemen bij de transitie van de oude normversie naar de nieuwe normversie. De implementatie en de communicatie moet ook wat aandacht krijgen, evenals voldoende tijd krijgen voor de transitie.

Conclusie

De directie moet sterker betrokken zijn bij het transitieproces. Mogelijks voelen sommige milieucoördinatoren zich wat aan hun lot overgelaten bij de transitie naar de nieuwe normversie ISO 14001:2015.

De levenscyclusbenadering (LCB) en de risicobenadering (RB) zijn nieuw voor de milieucoördinatoren en ze weten niet goed hoe ze dit kunnen aanpakken in hun organisatie. Ook kennisdeling is een belangrijk gegeven: milieucoördinatoren willen meer kennisdeling, ook over de nieuwe norm ISO 14001:2015. Sectororganisatie, opleidingsinstellingen en verenigingen van milieucoördinatoren kunnen hierop inspelen.

Auteur: Jan Dillen / senTRAL, online tool voor alle HSE informatie