Hoe bepaal ik hoeveel beroepskosten ik kan inbrengen voor mijn bureauruimte thuis?

Fiscaal expert Koen Janssens legt uit:

Niet alleen de kosten van de architect kan u inbrengen als beroepskosten. Eigenlijk gaat het om alle kosten voor de woning (afschrijving, financiering, verwarming, elektriciteit, onderhoud, enz.). Die kosten mag u inbrengen, zoals u aangeeft, in verhouding tot het aandeel van de bureauruimte in de totale oppervlakte van de woning. In dit geval dus 8 procent van de totale kosten.

Dat is dan wel in de veronderstelling dat de bureauruimte uitsluitend professioneel gebruikt wordt. Als u de ruimte ook nog privé gebruikt, moet u het bedrag van de ingebrachte kosten naar verhouding verminderen. Bijvoorbeeld: als u de ruimte 50 procent van de tijd privé gebruikt, mag u slechts 4 procent in plaats van 8 procent inbrengen.

In de praktijk is dat het grote probleem: het juiste aandeel professioneel/privé vaststellen. Dat hangt volledig af van de omstandigheden. Maar het ligt voor de hand dat de fiscus argwanend zal zijn als u beweert dat u de ruimte nooit privé gebruikt. En dat een 50/50-verhouding gemakkelijker zal ‘passeren’ dan 90/10. Omdat het gebruik van de kamer nooit exact te meten is, aanvaardt de fiscus een realistische en billijke schatting.

Omstandigheden die een rol kunnen spelen, zijn: of er elders in het huis nog computers en dergelijke staan (wat het waarschijnlijker maakt dat de bureauruimte hoofdzakelijk professioneel gebruikt wordt); of er in de bureauruimte ook spelcomputers, kasten met privédocumenten, hobbyspullen … staan die op privégebruik wijzen; of er kinderen zijn die ook gebruikmaken van de computer. Enzovoort. Het is mogelijk dat de fiscus bij een controle achteraf dergelijke zaken komt nakijken. En bij die gelegenheid ook de oppervlakte opmeet. U kunt ook vooraf met uw controleur overleggen over een percentage beroepsgebruik dat redelijk lijkt.

Het verdient aanbeveling om een bewijsstuk te hebben waaruit blijkt dat u (een deel van de tijd) thuis werkt, zoals een attest van de werkgever. De fiscus mag in principe geen oordeel vellen over uw keuze van de beste werkomgeving. Maar het moet wel aannemelijk zijn dat u thuiswerkt.

Een fundamenteler punt is dat alleen de kosten van het jaar zelf ingebracht kunnen worden. De architectenhonoraria van drie jaar geleden zijn dus eigenlijk onherroepelijk (fiscaal) verloren, tenzij ze begrepen zijn in de afschrijving van de woning of (in geval van een lening) in de jaarlijkse aflossingen. Ten slotte zullen beide echtgenoten de kosten ook moeten omdelen in verhouding tot het gebruik dat ze elk van de bureauruimte maken.

Bij dat alles moet u wel in gedachten houden dat u geen kosten kan inbrengen waarvoor u al op een of andere manier vergoed bent. In coronatijden krijgt dat voorbehoud nog groter belang omdat de fiscus sinds het begin van de crisis toestaat dat werkgevers een speciale thuiswerkvergoeding betalen aan hun werknemers. Die bedraagt in principe forfaitair €129,48 per maand. Voor de maanden april, mei en juni 2021 wordt het toegelaten bedrag tijdelijk verhoogd tot €144,31 per maand. De vergoeding wordt verondersteld ook de kosten voor de bureauruimte thuis te dekken. Dat belet niet dat u kan proberen aan te tonen dat de kosten in uw geval hoger liggen. Maar het volledige bedrag van die kosten zal u dus niet meer kunnen inbrengen als uw werkgever u zo’n vergoeding betaalt. Want minstens een deel zal geacht worden reeds vergoed te zijn via de forfaitaire thuiswerkvergoeding. Het zou kunnen dat het, met wat overblijft, niet meer interessant is om uw werkelijke beroepskosten te bewijzen in plaats van het algemene kostenforfait toe te passen.