Algemene vergadering op afstand: wetgevend kader
Tax & Accounting29 maart, 2021

Wat is het wetgevend kader voor de algemene vergadering op afstand?

Het startschot voor het seizoen van de jaarlijkse algemene vergaderingen is gegeven. Op de algemene vergadering worden de aandeelhouders geïnformeerd over het afgelopen boekjaar. Het laat ze  toe om het beleid dat door het bestuur van de vennootschap wordt gevoerd te monitoren. Tijdens deze coronacrisis, waarbij fysieke contacten zo veel als mogelijk moeten worden beperkt, is het houden van een algemene vergadering  evenwel niet evident. Bij gebrek aan een duidelijk wetgevend kader voerde de federale regering vorig jaar middels het KB nr. 4 nog tijdelijke versoepelingen in om rekening te houden met moeilijkheden waarmee het bestuur bij de organisatie van de algemene vergadering (omwille van het coronavirus) werd geconfronteerd. Dit KB is evenwel niet meer van kracht. Recent, met de Wet van 20 december 2020, versoepelde de wetgever nu wel definitief de regels die het bestuursorgaan toelaten een algemene vergadering op afstand te organiseren.

Auteur: Ruben RUYSBERGH, BDO Legal

Nu het seizoen van de jaarvergaderingen weer op gang op komt en het coronavirus ons nog steeds verplicht tot social distancing, dringt voor vele Belgische rechtspersonen de vraag zich op of, en zo ja, onder welke voorwaarden, men de algemene vergadering kan organiseren zonder de gebruikelijke fysieke bijeenkomst. Voor de wettelijke organen van Belgische rechtspersonen zijn er immers wettelijke bepalingen waar men rekening mee moet houden. Deze bepalingen zijn gericht op het beschermen van de belangen van iedere deelnemer en zijn dan ook van dwingend recht. We bespreken achtereenvolgens verschillende opties om rekening te houden met de door de overheid opgelegde verplichting om het aantal fysieke contacten zoveel als mogelijk te vermijden.

Uitstel van de algemene vergadering  van aandeelhouders

Indien  men een vergadering graag fysiek laat bijeenkomen, kan men er natuurlijk altijd voor opteren om de algemene vergadering op een latere datum te houden waarop social distancing hopelijk achterwege kan worden gelaten. De algemene vergadering wordt dan aldus uitgesteld.

In het kader van de goedkeuring van de jaarrekening staat de datum waarop een BV, CV en NV hun jaarrekening  moeten voorleggen aan de algemene vergadering, evenwel gebeiteld in hun statuten. Voor vzw’s bestaat deze verplichting niet om de datum van de jaarvergadering statutair vast te leggen. Soms zullen statuten van vzw’s evenwel een datum bepalen waarop men jaarlijks moet bijeenkomen. Wettelijk gezien moet de jaarrekening van rechtspersonen, en wat vzw’s betreft ook de begroting voor het komende boekjaar, uiterlijk binnen de eerste zes maanden na afsluiting van het boekjaar aan de algemene vergadering worden voorgelegd.

Indien  de jaarrekening niet tijdig kan worden afgewerkt moet het bestuursorgaan  desondanks de algemene jaarvergadering bijeenroepen op de statutair bepaalde datum. Het bestuursorgaan van een BV, CV of NV kan evenwel op die algemene jaarvergadering dan besluiten om de goedkeuring van de jaarrekening uit te stellen met maximaal drie weken. Tenzij de algemene vergadering anders zou beslissen, maakt dit de overige besluiten die op de jaarvergadering worden genomen niet ongeldig. De algemene jaarvergadering kan ook zelf met eenparigheid van stemmen besluiten om de goedkeuring van de jaarrekening (en eventueel de besluiten over de andere agendapunten) uit te stellen tot een latere datum (waarbij de periode van het uitstel langer dan drie weken kan zijn). In dat geval zal het bestuursorgaan de algemene vergadering op een later tijdstip opnieuw bijeenroepen. In zo’n situatie is het aan te raden dat de algemene vergadering een bijzondere kwijting verleent aan de bestuurders die specifiek betrekking heeft op het niet-tijdig voorleggen van de jaarrekening.

Elektronische communicatiemiddelen 

Nu uitstel per definitie slechts een tijdelijke oplossing is, werden de bestuursorganen tijdens de eerste coronagolf, vorig jaar, in sterke mate geconfronteerd met de vraag hoe een algemene vergadering te organiseren zonder daadwerkelijke fysieke bijeenkomst maar waarbij toch beraadslaging mogelijk was. In deze moderne tijden denkt men natuurlijk al snel aan een tele- of videoconferentie, die steeds meer ingeburgerd geraken in het professionele leven. 
Bij gebrek aan een goede wettelijke regeling daaromtrent besloot de federale regering in april van vorig jaar dan ook om de regels omtrent de organisatie van de jaarlijkse algemene vergadering even te versoepelen. Het Koninklijk Besluit nr. 4 bood de bestuursorganen van vennootschappen en verenigingen zo voor de periode van 1 maart t.e.m. 30 juni 2020 o.a. de mogelijkheid om een niet-fysieke vergadering te organiseren d.m.v. een elektronisch communicatiemiddel. Voor de BV, CV en NV leek het Wetboek van vennootschappen en verenigingen  voor de organisatie van zo’n vergadering vanop afstand immers normaal een statutaire machtiging en een in de statuten uitgeschreven procedure te vereisen. Met de Wet van  20 december 2020 houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19 worden de regels voor het houden van een algemene vergadering vanop afstand nu evenwel definitief versoepeld. Deze regels aangaande de mogelijkheid om een algemene vergadering op afstand te organiseren via elektronische communicatiemiddelen worden ook uitdrukkelijk doorgetrokken naar de vzw en de ivzw.

De wet trad op 24 december 2020 in werking en bevestigt uitdrukkelijk dat het bestuursorgaan, zonder enige statutaire machtiging of regeling, de aandeelhouders (en andere effectenhouders) van een vennootschap/leden van een (i)vzw de mogelijkheid kan bieden om deel te nemen aan de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel. De leden van het bestuursorgaan en de commissaris, wanneer er één werd aangesteld, kunnen eveneens langs elektronische weg deelnemen aan de algemene vergadering. Daarentegen blijft het voor de Wetgever van essentieel belang dat de leden van het bureau (voorzitter en desgevallend secretaris(sen) en stemopnemer(s)) fysiek aanwezig zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt georganiseerd. Zij zijn immers de personen die de notulen van de algemene vergadering moeten tekenen en die namens de vennootschap de verantwoordelijkheid nemen over de geldige samenstelling van de vergadering waaraan aandeelhouders op afstand kunnen deelnemen.  Er lijkt mij evenwel geen bezwaar te bestaan om de vergadering toch zonder enige fysieke bijeenkomst te laten doorgaan indien alle betrokken partijen hiermee uitdrukkelijk instemmen en afstand doen van enige vordering tot nietigverklaring van de besluiten van de algemene vergadering. Het betreft hier immers een dwingende regeling ter bescherming van de deelnemers aan de algemene vergadering die dan ook, mits kennis van zaken, afstand kunnen doen van deze bescherming.

Een  besluit van een orgaan van een rechtspersoon kan slechts wegens een onregelmatigheid naar vorm nietig worden verklaard wanneer de onregelmatigheid in de wijze waarop een besluit tot stand kwam de beraadslaging of stemming heeft kunnen beïnvloeden of met bedrieglijk opzet werd begaan. Rechtsregels over de vorm van besluiten betreffen o.a. de (oproepings)formaliteiten en de regels van beraadslaging en stemming, zoals de samenstelling en de vergaderwijze. Een algemene vergadering zonder enige fysieke bijeenkomst, waarbij het bureau aldus ook niet samenkomt op de in de statuten bepaalde gemeente, schendt louter rechtsregels over de vorm van besluiten. Bovendien kan de nietigheid niet worden gevorderd door diegene die voor het bestreden besluit heeft gestemd of die uitdrukkelijk of stilzwijgend afstand heeft gedaan van het recht zich daarop te beroepen, behoudens een gebrek in de toestemming of indien de nietigheid de overtreding van een regel van openbare orde betreft. Verder beschikken derden, zoals schuldeisers, niet over het vereiste legitiem belang om een besluit aan te vechten wanneer de nietigheid haar oorsprong vindt in de niet-naleving van de rechtsregels over de vorm van besluiten van rechtspersonen. Om potentiële discussies te vermijden is het evenwel raadzaam om in zo’n geval het uitdrukkelijk akkoord van alle partijen en de afstand van de vordering tot nietigverklaring vast te leggen. Het is immers vaste rechtspraak van het Hof van Cassatie dat afstand van recht niet wordt vermoed en eng moet worden uitgelegd.

In  principe zou het niet naleven van de verplichting dat de leden van het bureau nog steeds fysiek moeten samenkomen ook bestuurdersaansprakelijkheid met zich kunnen brengen. Dit is evenwel een theoretisch risico, nu het moeilijk in te denken is welke aantoonbare schade een belanghebbende zou kunnen lijden als gevolg van het houden van een algemene vergadering zonder enige fysieke bijeenkomst. Dit geldt des te meer wanneer alle aandeelhouders akkoord zijn gegaan met de volledig virtuele vergadering. 

Zoals  gesteld, vertrouwt de wetgever de keuze om een algemene vergadering via elektronische communicatiemiddelen te organiseren toe aan het bestuursorgaan . Aangezien het hier om een keuzemogelijkheid gaat, is ze evenwel niet verplicht om de aandeelhouders (en andere effectenhouders)/leden (alsmede de bestuurders en desgevallend de commissaris) de mogelijkheid te bieden om op afstand te participeren aan de algemene vergadering. Op basis van de concrete omstandigheden, bijvoorbeeld omwille van de aard van de agendapunten, kan het bestuursorgaan nog steeds perfect oordelen dat de vergadering beter op fysieke wijze doorgaat. Tevens betekent het toekomen van de keuzebevoegdheid aan het bestuursorgaan niet dat het bestuursorgaan de aandeelhouders/leden kan verplichten via deze weg deel te nemen. Het gaat hier immers slecht om het aanbieden van een mogelijkheid aan de aandeelhouders(en andere effectenhouders)/leden, de bestuurders en de commissaris. Aandeelhouders (en andere effectenhouders)/leden (of desgevallend de commissaris of bestuurders) die niet over de technische ondersteuning beschikken of er gewoon de voorkeur voor hebben om op fysieke wijze deel te nemen aan de vergadering, kunnen daar steeds voor kiezen. Zij begeven zich dan naar de plaats waar de leden van het bureau - die in principe toch steeds fysiek moeten samenkomen - de vergadering voorzitten.  

Het gegeven dat de keuze voor de al dan niet organisatie van een vergadering vanop afstand aan het bestuur wordt toevertrouwd, betekent overigens niet dat de algemene vergadering van aandeelhouders hier niets meer over te zeggen heeft. De algemene vergadering van aandeelhouders kan nog steeds besluiten om de maatregelen met betrekking tot de organisatie van een algemene vergadering op afstand in de statuten op te nemen en verder te reguleren, of zelfs de mogelijkheid tot deelname op afstand aan de algemene vergadering statutair verbieden.

Het communicatiemiddel, dat voor de vergadering wordt gebruikt, moet toelaten om de hoedanigheid en de identiteit te controleren van de persoon die ervan gebruikmaakt. Tevens moet het communicatiemiddel de persoon ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om desgevallend zijn of haar stemrecht uit te oefenen. Dit moet niet per se een gesofisticeerd elektronisch communicatiemiddel met toegangscontrole zijn. Deze controle en de stemming kan bijvoorbeeld ook gebeuren via video- of telefoonconferenties zoals Teams, Zoom, Skype of een gelijkaardig systeem. De keuze voor een geschikt communicatiemiddel hangt ook af van de concrete omstandigheden. In een rechtspersoon met een beperkt aantal aandeelhouders of leden waar iedereen elkaar kent, kan dit bijvoorbeeld eenvoudig via telefoon verlopen.

De wetgever  voorziet overigens nog in een tijdelijke regeling met betrekking tot de algemene vergadering op afstand. Tot 30 juni 2021 kan er afgeweken worden van de vereiste dat het elektronisch communicatiemiddel de deelnemer in staat moet stellen om actief deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen. Het bestuursorgaan moet dan wel in haar oproeping motiveren waarom de vennootschap/vereniging niet over zo’n dergelijk communicatiemiddel beschikt. Deze bepaling maakt het aldus tijdelijk mogelijk dat de vennootschap/vereniging, mits motivering, enkel realtime transmissie van de algemene vergadering inricht. De aandeelhouder/het lid heeft dan bijgevolg de mogelijkheid het verloop van de algemene vergadering live te volgen, zonder dat hij actief kan tussenkomen in de beraadslaging. Aandeelhouders (en andere effectenhouders)/leden die actief wensen deel te nemen aan de vergadering en hun vragenrecht wensen uit te oefenen, kunnen deelnemen aan de fysieke bijeenkomst van de algemene vergadering. De aandeelhouders en de houders van converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten en met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten kunnen daarnaast vanaf het ogenblik waarop de algemene vergadering wordt bijeengeroepen schriftelijk vragen stellen via het in de oproeping tot de vergadering vermelde adres of op het in artikel 2:31 bedoelde e-mailadres en binnen de in de statuten bepaalde termijn. Ook bij de vzw kunnen leden vooraf schriftelijke vragen indienen. Niettemin moeten de bestuurders en, in voorkomend geval, de commissaris in staat zijn via het elektronisch communicatiemiddel de nodige toelichting te verschaffen en vragen te beantwoorden indien zij langs elektronische weg deelnemen aan de algemene vergadering (voor de bestuurders en commissaris moet het middel dus nog steeds communicatie in twee richtingen toelaten).

Het bestuursorgaan moet de basisprincipes waaraan de algemene vergadering via (elektronische) communicatiemiddelen moet voldoen zelf verder uitwerken. Zo moet het bestuursorgaan zelf bepalen op welke wijze de hoedanigheid en de identiteit van de persoon die wenst deel te nemen aan de algemene vergadering, wordt gecontroleerd, welke voorwaarden moeten vervuld zijn opdat de veiligheid van de elektronische communicatie is gewaarborgd, alsook op welke wijze wordt vastgesteld dat de desbetreffende deelnemer via elektronische communicatie deelneemt aan de algemene vergadering.

Tenzij  er uitdrukkelijk aan wordt verzaakt, moet men voor een algemene vergadering waarbij aandeelhouders vanop afstand kunnen deelnemen, ook nog steeds de formaliteiten voor het bijeenroepen van de vergadering naleven. Indien het bestuursorgaan de aandeelhouders/leden de mogelijkheid wenst te bieden om tevens via vanop afstand deel te nemen aan de algemene vergadering, moet de oproeping tot de desbetreffende algemene vergadering een heldere en nauwkeurige beschrijving omvatten van de procedures met betrekking tot de deelname op afstand. Als de vennootschap/vereniging een website heeft waarmee ze communiceert aan haar aandeelhouders/leden, worden die procedures voor diegene die het recht heeft aan de algemene vergadering deel te nemen toegankelijk gemaakt op de vennootschaps- resp. verenigingswebsite.

Het  gegeven dat de vergadering (de beraadslaging en de stemming) plaatsvindt door middel van (elektronische) communicatiemiddelen doet bovendien geen afbreuk aan de notuleringsverplichting. De technische problemen en incidenten die de deelname aan de vergadering langs elektronische weg zouden hebben verhinderd of verstoord, moeten in de notulen worden vermeld. Tenzij de statuten anders bepalen worden de notulen van een algemene vergadering ondertekend door de leden van het bureau en de aandeelhouders die hierom verzoeken. In tegenstelling tot de BV, CV en de NV heeft de wetgever niet uitdrukkelijk bepaald wie de notulen bij een (i)vzw moet ondertekenen. Bij gebrek aan regeling in de statuten gelden dan ook overeenkomstig art. 2:41 WVV de algemene regels van beraadslaging. Tenzij de statuten anders bepalen moeten de notulen dan ook ondertekend worden door de voorzitter van de vergadering, desgevallend de secretaris/griffier, en de leden die hierom verzoeken. Voor de aandeelhouders/leden die vanop afstand deelnemen of indien de algemene vergadering zonder enige fysieke bijeenkomst plaatsvindt (i.e. ook het bureau komt niet fysiek samen), lijkt de elektronische handtekening een dienstbare optie. Fysieke ondertekening van één of meerdere eensluidende exemplaren van de notulen is natuurlijk ook steeds mogelijk.

Schriftelijke algemene vergadering

Indien  er geen noodzaak is aan echte beraadslaging, omdat men bv. al weet dat elke aandeelhouder toch akkoord zal gaan met de voorgestelde beslissingen, kan men er ook voor opteren te werken met de procedure van eenparige schriftelijke besluitvorming. Met de Wet van 20 december bevestigt de wetgever het bestaan van deze procedure ook uitdrukkelijk voor de vzw en ivzw. 

De procedure van de schriftelijke algemene vergadering houdt in dat de besluiten van de algemene vergadering kunnen worden genomen bij eenparige schriftelijke besluiten. In geval van schriftelijke besluitvorming is er geen betrokkenheid van bestuurders en commissarissen, waardoor bijgevolg geen vragen kunnen worden gesteld. Deze mogelijkheid kan gebruikt worden voor alle besluiten die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van statutenwijzigingen of voor de beslissingen waarvoor de statuten het gebruik van deze procedure uitsluiten. 

T.o.v.  de wetsbepaling zoals ze luidde vóór de Wet van 20 december 2020 valt een herformulering op. De voorheen geformuleerde voorwaarde dat een schriftelijke besluitvorming van de algemene vergadering slechts mogelijk is voor besluiten die niet bij authentieke akte moeten worden verleden, werd geherformuleerd in die zin dat de procedure enkel niet mogelijk is voor statutenwijzigingen. Deze herformulering hangt samen met de invoering van de schriftelijke besluitvorming van de algemene vergadering voor de vzw, waar, tenzij de statuten anders bepalen, statutenwijzigingen ook onderhands mogelijk zijn. De voorheen geformuleerde voorwaarde dat een schriftelijke besluitvorming van de algemene vergadering slechts mogelijk is voor besluiten die niet bij authentieke akte moeten worden verleden, is voor deze rechtsvorm dan ook te ruim. Deze herformulering is voor de BV, CV en NV evenwel in de praktijk zonder belang. De beslissingen waarvoor het WWV een authentieke akte vereist, hangen doorgaans samen met een statutenwijziging. Er zijn slechts enkele beslissingen waarvoor het WVV een authentieke akte vereist, zonder dat dit gepaard gaat met een statutenwijziging. Voor een BV kan men bv. denken aan de registratie van bijkomende inbrengen zonder de uitgifte van nieuwe aandelen overeenkomstig art. 5:120, § 2 WVV.  Het is evenwel zeer onzeker of een notaris beslissingen van schriftelijke vergaderingen, die door anderen dan henzelf in onderhandse vorm waren vastgelegd, zal willen omzetten in authentieke akten. Bovendien geldt specifiek voor het voorbeeld van de inbreng zonder uitgifte van aandelen dat aandeelhouders of andere personen die op authentieke vergaderingen verschijnen om een inbreng te doen of toe te zeggen aan de vennootschap, steeds in persoon moeten verschijnen. Zij zijn, op het vlak van de authenticiteit en van het Wetboek der registratiehypotheek- en griffierechten, evenals, voor de doeleinden van de hypotheekwet in geval van de inbreng van een onroerend zakelijk recht, te beschouwen als partijen bij de rechtshandeling die, hetzij in persoon moeten verschijnen, hetzij vertegenwoordigd moeten zijn bij volmacht (een volmacht die bovendien authentiek moet zijn indien het een inbreng betreft die het voorwerp moet uitmaken van overschrijving in de hypotheekregisters).

Het  WVV stelt naast het geschrift als enige voorwaarde dat alle aandeelhouders unaniem akkoord zijn en het een beslissing betreft waartoe de algemene vergadering bevoegd is. De vereiste van unanimiteit waarborgt de rechten van de minderheidsaandeelhouders. Zij kunnen steeds de bijeenroeping van een traditionele algemene vergadering noodzakelijk maken, eenvoudig door te weigeren aan de schriftelijke besluitvorming mee te werken. De vereiste unanimiteit is tweeledig. Ze veronderstelt aldus het eenparig akkoord met zowel de werkmethode als met de aangenomen besluiten. De tekst van de wet verschaft geen ontegensprekelijke duidelijkheid omtrent de situatie waarin meerdere agendapunten worden voorgesteld en slechts enkele punten unaniem worden goedgekeurd. Kunnen deze unaniem goedgekeurde punten aangenomen worden of is het hele beslissingsprocédé ongeldig? Bepaalde auteurs stellen een restrictieve interpretatie voor en zijn van oordeel dat het hele beslissingsprocédé dan ongeldig is. Andere auteurs stellen m.i. terecht dat die voorstellen die unaniem aanvaard werden, wel degelijk geldige besluiten zijn. Bij een nietigverklaring of verwerping van besluiten op een fysieke vergadering, blijven de andere besluiten immers ook geldig bestaan. Wanneer aldus 5 punten geagendeerd staan en men eenparig over 4 punten schriftelijk besluit, zal alleen het resterende punt nog een (fysieke) beraadslaging vereisen.

Bij  eenparige schriftelijke besluitvorming moeten de formaliteiten voor het bijeenroepen van de vergadering niet worden nageleefd. De mededeling van de wettelijk voorgeschreven stukken moet wel gebeuren. De stukken moeten evenwel niet ten minste 15 dagen voorafgaand aan de beslissing worden opgestuurd, zoals het geval is bij een klassieke algemene vergadering. Het WVV bepaalt immers enkel dat de stukken samen met de oproeping moeten worden bezorgd. Wanneer er geen oproeping gebeurt, hoeft men de stukken bijgevolg ook niet mee te sturen. Het volstaat dus dat de stukken als bijlage met het ontwerp van de schriftelijke besluiten worden overgemaakt aan de aandeelhouders/leden. Specifiek voor de jaarvergadering in de BV, CV en NV bepaalt het WVV wel dat de houders van aandelen, converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten en met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten 15 dagen vóór de algemene vergadering kennis kunnen nemen van onder andere de jaarrekening, het jaarverslag en commissarisverslag. Deze verplichting tot de ter beschikkingstelling van deze stukken blijft onverkort gelden. Dit is evenwel geen actieve plicht, de stukken moeten gewoon ter beschikking gesteld worden wanneer er wordt om verzocht en dit dus ten minste vanaf de 15de dag vóór de algemene vergadering.

Het  WVV bepaalt uitdrukkelijk dat de bestuurders en de commissaris, en wat vennootschappen betreft, evenals de houders van converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten of met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten, op hun verzoek kennis mogen nemen van de besluiten. Wanneer de wetgever bepaalt dat deze personen kennis kunnen nemen van de beslissing, heeft hij hun recht op deelname aan de besluitvorming bij schriftelijke vergadering impliciet uitgesloten. Het WVV bepaalt uitdrukkelijk dat kennisname slechts op hun verzoek gebeurt. Dit impliceert dat er geen automatische mededelingsplicht bestaat, maar dat bedoelde personen zich tot het bestuursorgaan kunnen richten om inzage te verkrijgen. Dit recht zal de facto enkel uitgeoefend kunnen worden wanneer deze personen weten dat er een algemene vergadering geweest is, hetgeen niet steeds het geval zal zijn, nu zij ingeval van schriftelijke algemene vergadering niet opgeroepen hoeven te worden. Vanuit het oogpunt van behoorlijk bestuur is het naar omstandigheden wel aan gewezen om op zijn minst de commissaris en alle leden van het bestuursorgaan op voorhand te informeren van de voorgestelde schriftelijke besluitvorming.

Uit  de vereiste van eenparigheid vloeit natuurlijk voort dat schriftelijke besluiten van de algemene vergadering door alle aandeelhouders/leden moeten worden ondertekend (eventueel elektronisch):

  • ofwel kan men één exemplaar van de schriftelijke besluiten laten circuleren en plaatsen de aandeelhouders hun handtekening op hetzelfde document;
  • ofwel plaatsen de aandeelhouders/leden hun handtekening op verschillende eensluidende exemplaren. De schriftelijke besluiten worden dan gevormd door het bijeenvoegen van de verschillende ondertekende exemplaren

Tenzij de statuten in andersluidende regeling voorzien, wordt de algemene vergadering via schriftelijke besluitvorming geacht te hebben plaatsgevonden op de datum waarop de laatste aandeelhouder de besluiten heeft ondertekend.

Volmachten  

Tenzij  de statuten dit uitsluiten of beperken is het voor de aandeelhouders/leden ook mogelijk om het aantal personen dat fysiek aanwezig is op een algemene vergadering te beperken door middel van het gebruik van volmachten. Het is hierbij niet vereist dat de vertegenwoordiger ook een aandeelhouder is. Voor de vzw wordt evenwel uitdrukkelijk bepaald dat de volmachthouder een ander lid moet zijn, tenzij de statuten eveneens vertegenwoordiging door een niet-lid toelaten. De volmachthouder geniet op de algemene vergadering dezelfde rechten als de aldus vertegenwoordigde aandeelhouder/lid, inzonderheid het recht om het woord te voeren, om vragen te stellen tijdens de algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen. Er is geen wettelijke beperking op het aantal volmachten dat een volmachthouder kan bezitten of het aantal volmachthouders dat een aandeelhouder kan aanstellen. Het is verder niet vereist dat de lastgever specifieke steminstructies meegeeft aan de volmachthouder. Het moet natuurlijk wel steeds duidelijk zijn aan wie en voor welke algemene vergadering de volmacht wordt verleend. Een verleende volmacht blijf geldig voor elke volgende algemene vergadering in de mate waarin daarop dezelfde agendapunten worden behandeld.

Stemmen op afstand vóór de algemene vergadering plaatsvindt

De  statuten kunnen de aandeelhouders van een BV, CV of NV ook de mogelijkheid bieden om elektronisch of per brief vanop afstand te stemmen voorafgaand aan de algemene vergadering. Het voorafgaand stemmen vanop afstand impliceert het verzaken aan het recht om deel te nemen aan de beraadslagingen van de algemene vergadering die plaatsvindt. De Wet van 20 december 2020 heeft deze mogelijkheid uitdrukkelijk doorgetrokken naar de vzw en ivzw, althans wat betreft het op afstand stemmen langs elektronische weg voorafgaand aan de algemene vergadering. Over het stemmen per brief hult het WVV zich aldus nog steeds in stilzwijgen bij de vzw en ivzw. 

De  statuten moeten de mogelijkheid tot het voorafgaand stemmen vanop afstand uitdrukkelijk voorzien. Rekening houdend met regels rond de nietigheid van besluiten is het evenwel ook mogelijk om de stemming vanop afstand te laten plaatsvinden wanneer dit niet in de statuten is voorzien, zolang alle partijen hiermee akkoord gaan en aldus afstand doen van enige vordering tot nietigverklaring van de besluiten van de algemene vergadering. 

Voor het stemmen vanop afstand langs elektronische weg geldt terug de vereiste dat de vennootschap/vereniging de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder/het lid moet kunnen controleren. Dit moet gebeuren op de bij of krachtens de statuten bepaalde wijze. In principe moet de controleprocedure aldus uitdrukkelijk in de statuten zijn opgenomen of worden uitgewerkt in een intern reglement.  Een schriftelijk uitgebrachte stem blijft geldig voor elke volgende algemene vergadering in de mate waarin daarop dezelfde agendapunten worden behandeld. Voor de BV, de CV en de (i)vzw bevat het WVV geen verdere regels. Voor de NV heeft de wetgever de procedure van stemmen op afstand iets meer uitgewerkt, welke eventueel kan dienen als inspiratie voor de verdere regeling in de BV, CV en (i)vzw.

Voor  de NV bepaalt artikel 7:146 WVV dat het stemmen vóór de algemene vergadering gebeurt per brief of via de vennootschapswebsite, d.m.v. een door de rechtspersoon ter beschikking gesteld stemformulier. Dit stemformulier moet minstens de volgende vermeldingen bevatten:

  • de naam van de aandeelhouder en zijn woonplaats of zetel; 
  • het aantal stemmen dat de aandeelhouder tijdens de algemene vergadering wenst uit te brengen;
  • de vorm van de gehouden aandelen;
  • de agenda van de vergadering, inclusief de voorstellen tot besluit;
  • de termijn waarbinnen de vennootschap het formulier om te stemmen op afstand moet ontvangen;
  • de handtekening van de aandeelhouder, handgeschreven of met een elektronische handtekening. 

De formulieren waarin noch de stemwijze, noch de onthouding zijn vermeld, zijn nietig. Indien, tijdens de vergadering, een voorstel tot besluit wordt gewijzigd waarover al is gestemd, wordt de op afstand uitgebrachte stem buiten beschouwing gelaten. 

Besluit 

Het is duidelijk dat het wetgevend kader waarbinnen de algemene vergadering moet plaatsvinden mogelijkheden biedt om deze te organiseren zonder afbreuk te doen aan de door de overheid opgelegde regels van social distancing. Niet-dringende vergaderingen kunnen worden uitgesteld tot wanneer er terug normaal sociaal contact wordt toegelaten en wanneer een algemene vergadering toch moet plaatsvinden, bestaan er aldus alternatieven om de fysieke aanwezigheid zoveel als mogelijk te beperken.

Tax & Accounting
monKEY
De meest gespecialiseerde databank voor tax, finance & accountancy professionals.
Taxworld
Taxworld Newsletter
Het recentste nieuws gratis in uw mailbox