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Finanza e Gestione28 maggio, 2021

Come colmare al meglio il gap tecnologico dell’Office of Finance e iniziare il giusto percorso verso la modernizzazione!

Nel blog post “La lezione che abbiamo imparato nell’ultimo anno: l’automazione non può aspettare” abbiamo parlato di come l’attuale periodo di incertezza abbia messo in luce le carenze dei processi dell’area Finance ed evidenziato la necessità di investire nella tecnologia e nell’automazione.

Nonostante possa risolvere molti problemi dell'area Finance, FSN ha tuttavia riscontrato che questo processo non è ancora al centro delle priorità di molte aziende.

Per quale motivazione l’automazione non è ancora prioritaria in molte aziende?

Una piccola minoranza, pari al 9%, dell’Office of Finance rivede le proprie opportunità di evoluzione tecnologica ogni tre anni. Sebbene questo potrebbe sembrare già un buon dato, la maggior parte delle imprese non dispone ancora di un programma o di una roadmap di investimento stabile, infatti un quarto dei CFO e Senior Finance Executives prende in considerazione l'automazione solo quando diventa “necessario” sostituire un sistema. Anche nella tua azienda vige il classico approccio: "Finché non si guasta, non mettiamoci le mani"? Spesso questo tipo di scelta è anche la conseguenza delle responsabilità quotidiane e delle estemporanee a cui siamo soggetti e per questo a volte è difficile aggiungere all'elenco delle nostre attività la ricerca di migliorare i propri processi tramite un investimento in una "importante modernizzazione".

FSN scrive:

“Poiché il ciclo Finance è così strettamente vincolato alla preventivazione e reporting mensile e annuale, non c'è mai un momento "giusto" per implementare una modernizzazione dei sistemi richiesti finalizzata a un'automazione efficiente".

Ne consegue che, nel frattempo, la tua azienda spende soldi per mantenere operativi gli attuali sistemi legacy e tutte le inefficienze che il vecchio sistema obsoleto porta con sé.

Al contrario, se prendi la decisione di intraprendere un percorso di evoluzione delle tecnologie esaminando con regolarità il buon funzionamento dei processi, potrai:

  • essere sempre aggiornato sulle nuove tecnologie disponibili e le nuove funzionalità
  • capire a quali funzionalità aggiuntive è possibile accedere in base al piano sottoscritto
  • comprendere dove è possibile ottimizzare le modalità operative e intervenire incentivando così cambiamenti positivi nell’ organizzazione e nei processi

Come afferma FSN: "L'ignoranza in certi casi può essere anche una benedizione, ma altre volte può essere anche una svista molto costosa".

Perché alcuni programmi non sono soddisfacenti?

Qualcuno potrebbe affermare: "Abbiamo provato a introdurlo nei nostri sistemi, ma non abbiamo tratto evidenti benefici". Questa è senz'altro una giustificazione accettabile riguardante il rallentamento degli sforzi d'automazione.
A tal proposito, FSN ha infatti rilevato che molte aziende hanno scelto di non investire in nuovi percorsi di trasformazione digitale perché i precedenti sforzi non hanno dimostrato cambiamenti dei processi particolarmente vantaggiosi come erano stati promessi.

Nonostante a prima vista questi risultati non siano quelli che ci aspettavamo, è stato valutato che l'esito insoddisfacente di questi progetti non era legato alla tecnologia dell’automazione, ma bensì all'approccio utilizzato.

Le ragioni di un esito insoddisfacente sono:

  1. Singolo processo: Il 73% delle aziende non ha un approccio business-wide per cambiare i processi. Di conseguenza, i progetti di automazione non hanno coinvolto tutte le persone e i processi necessari all'interno dell'organizzazione e questo ne ha limitato l'efficienza.
  2. Data management: Se i dati non sono stati preparati (centralizzati, normalizzati, resi accessibili e trasformabili), nessun tipo di automazione migliorerà l'efficienza dei processi Finance. Per l'ufficio Finance, l'automazione è soddisfacente tanto quanto il data management.
  3. Implementazione sotto pressione: Alcuni progetti di automazione sono stati caratterizzati da un'efficienza ridotta, semplicemente perché l’office of Finance non ha avuto il tempo sufficiente per poter implementare cambiamenti significativi all'interno della funzione Finance.

Il problema dell'automazione causato da tutte queste carenze può essere risolto creando una cultura dell'automazione che supporti ogni processo finanziario.

Come colmare quindi questo gap?

Colmare il gap dell'automazione significa creare una cultura per qualsiasi livello all’interno dell’azienda.

Utilizzando infatti la tecnologia e l’automazione in tutte le attività di back-office, si collegano intrinsecamente i processi Finance alle Operations, ai collaboratori e a una fonte centrale di dati.

Ecco quindi 4 modi per costruire con successo la cultura della trasformazione digitale nella tua azienda, in modo rapido e indolore:

  1. Abbinare l'automazione e il data management: La piattaforma di automazione Finance e il sistema di data management deve essere unico e uguale per tutti. Un modello di dati centralizzato che utilizzi la tecnologia in-memory è il solo modo per consentire alle moderne imprese di trasformare, standardizzare, elaborare ingenti volumi di dati.
  2. Selezionare una piattaforma globale che automatizzi tutti i processi e non limitarsi a uno soltanto grazie all'utilizzo di un software per coprire tutte le necessità oppure di un software in grado di integrarsi facilmente con le applicazioni e le fonti dei dati al di fuori del proprio ambito. Ad esempio, la piattaforma di gestione Finance deve gestire i processi Finance, tra cui closing, consolidation, planning, reporting, ma integrarsi anche con CRM.
  3. Scegliere una piattaforma pre-packaged, ma configurabile. Funzionalità pre-packaged che si configuri in base alle necessità esclusive è assolutamente importante per un'implementazione rapida. Inoltre, dimostrerà che il fornitore sa quale è la funzione Finance ma comprende anche il modo in cui requisiti specifici possono variare da azienda ad azienda.
  4. Scegliere un fornitore con la giusta esperienza: ti permetterà di:
       - Formare il Team Finance affinché possa essere autosufficiente all'interno della piattaforma, pur avendo a disposizione gli esperti sul prodotto per risolvere problemi ad hoc.
       - Avere una roadmap a lungo termine che includa la tecnologia per anticipare i tempi, ad esempio intelligenza artificiale e predictive analytics.

Solo quando l'automazione entrerà a far parte del Financial Management a livello verticale, le organizzazioni potranno veramente raggiungere i loro obiettivi: agilità, l'eliminazione del lavoro manuale, miglioramento della velocità per ottenere insight, risparmio dei costi e miglioramento delle competenze del personale.

Per maggiori informazioni su come i tuoi colleghi dell’office of Finance sono riusciti a colmare il gap dell'automazione, leggi il report di FSN: Il futuro dell'automazione per la funzione Finance - Sondaggio globale 2020.