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Fiscalité et comptabilité 31 août, 2020

Digitale, électronique ou papier ? A chaque client sa facture

L’e-invoicing est la solution la plus rapide pour garantir un système de facturation efficace et sans la moindre erreur. Mais pas tous vos clients ne disposent d’un logiciel pour lire et traiter les factures électroniques. C’est pourquoi, vous devez aussi pouvoir facturer sous forme digitale ET sur papier. Cet article énumère les différentes formes.L’E-invoicing est la solution la plus rapide pour garantir un système de facturation efficace et sans la moindre erreur. Mais pas tous vos clients ne disposent d’un logiciel pour lire et traiter les factures électroniques. C’est pourquoi, vous devez aussi pouvoir facturer sous forme digitale ET sur papier. Cet article énumère les différentes formes.

Facturation digitale ou électronique ?

Une facture digitale est une facture que vous envoyez sous forme digitale. Un e-mail, par ex., comprenant un fichier Word ou PDF, est une facture digitale. Le destinataire doit ouvrir l’e-mail, télécharger la pièce jointe et lire la facture. Le gain de temps pour les factures digitales est donc limité, mais vous économisez du papier. 

Si vous voulez vraiment travailler plus efficacement, l’e-invoicing est la seule bonne méthode. Une facture électronique est créée et envoyée à partir d’un programme de logiciel et lue directement dans le programme du client. Et ce sans intervention manuelle.

Facturation M2M

L’E-invoicing est autrement dit un processus automatisé. C’est pourquoi on parle parfois de ‘Machine to Machine-invoicing’ (ou simplement de facturation M2M) : le logiciel du fournisseur communique par le biais d’un prestataire de services avec le logiciel du client. Pour rendre un traitement automatique possible, les factures électroniques sont envoyées sous le format e-fff UBL. 

 Cela comporte des avantages :
 
  • Réaliser, envoyer, suivre et traiter les factures va très vite
  • Les factures électroniques sont moins chères, aussi bien pour l’expéditeur que pour le destinataire.
  • Les erreurs humaines sont exclues.
  • Les mauvais payeurs n’ont plus aucune excuse.
  • Toutes les factures sont conservées de manière centrale dans des archives digitales.
  • Echanger des factures avec le comptable est très facile.

La facturation électronique aux instances gouvernementales : la plate-forme Mercurius et PEPPOL

L’administration publique est un de vos clients ? Vous devez alors obligatoirement facturer par voie électronique depuis le 1 janvier 2017. Aussi bien le gouvernement flamand que fédéral optent pour la facture électronique et incitent leurs fournisseurs à faire de même. Voilà pourquoi, on a créé la plate-forme Mercurius. Cela permet d’aiguiller toutes les factures électroniques des fournisseurs vers le bon service public. Les factures adressées à l’administration doivent être envoyées sous le format PEPPOL. Il s’agit d’un format de document standard reprenant aussi les dispositions contractuelles entre l’expéditeur et le destinataire.

De quel logiciel est-ce que j’ai besoin pour facturer par voie électronique ?

Pour facturer par voie électronique, il vous faut bien sûr un package de facturation adéquat. Des possibilités d’intégration exhaustives avec votre package comptable et le logiciel de gestion des ventes et achats permettent de suivre les factures, de faire des paiements et de gérer les débiteurs de manière encore plus facile.  

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