Un seul identifiant Peppol pour plusieurs établissements : comment automatiser cela intelligemment avec votre système ERP ?

Nous y sommes presque : la facturation électronique sera bientôt obligatoire.

À partir de 2026, la facturation électronique sera la norme en Belgique. Cela signifie que les entreprises seront dans l’obligation d’échanger leurs factures B2B par voie numérique, de préférence via le réseau européen Peppol. Les avantages sont clairs et nous avons résumé la marche à suivre en 4 étapes simples, mais la facturation électronique n’offre une réelle valeur ajoutée que si vous parvenez à automatiser votre processus. Et c’est là que le bât blesse pour de nombreuses entreprises, en particulier pour les organisations complexes comptant plusieurs établissements ou entités juridiques.

Problème : un seul identifiant Peppol pour plusieurs établissements

En principe, Peppol travaille avec des identifiants uniques par entité juridique. Pourtant, de nombreuses entreprises choisissent d’utiliser un seul identifiant Peppol pour plusieurs établissements. Cela semble plus efficace, mais suscite en même temps une question importante : comment savoir quel établissement a reçu ou approuvé une facture ? Plus important encore, comment s’assurer que votre facture aboutisse automatiquement dans la bonne comptabilité ou le bon compte de charges ? Sans codage clair, métadonnées ou structure, il devient difficile de trier automatiquement toutes vos factures par entité ou département. Et que risque-t-on ? Des interventions manuelles, des erreurs d’affectation et, surtout, de la frustration au sein du département comptable. Comment vous en prémunir ?

Examen détaillé du traitement par votre système ERP

Si vous voulez tirer le meilleur parti de Peppol et de la facturation électronique, vous devez miser pleinement sur l’automatisation. C’est là que votre système ERP entre en jeu. En effet, il est essentiel que votre système ERP puisse interpréter les factures électroniques entrantes avec logique. Quelques options :

• Vous pouvez utiliser des codes de facturation ou des codes de projet spécifiques que les fournisseurs doivent mentionner sur la facture.
• Vous pouvez lier les factures à des bons de commande et/ou à des flux d’approbation liés à des entités spécifiques.
• Vous pouvez travailler avec des règles pilotées par l’IA, appliquées sur la base de modèles reconnus (fournisseur X, toujours centre de frais Y).

En bref, en utilisant intelligemment les nombreuses possibilités de votre système ERP, vous pouvez rediriger automatiquement les factures entrantes vers la bonne unité d’établissement et les comptabiliser sur le bon compte de charges. Sans validation manuelle, sans perte de temps !

La solution : l’automatisation intelligente avec la comptabilité IA

La comptabilité IA renforce l’intelligence et l’efficacité du processus. À vous de faire travailler l’intelligence artificielle pour vous. En appliquant l’apprentissage automatique aux écritures comptables historiques, votre système peut, par exemple, faire des prévisions concernant le compte de charges le plus logique pour tel fournisseur, tel groupe de produits ou tel montant. En outre, si vous combinez cela avec une reconnaissance de références (comme les numéros de bon de commande ou les centres de frais) sur la facture, vous obtenez un processus (presque) entièrement automatisé. Vous profiterez ainsi de tous les atouts de la facturation électronique.

Préparez votre entreprise pour la facturation électronique

La facturation électronique est plus qu’une simple « réception de factures par voie numérique ». Incroyablement plus. L’entrée en vigueur de la facturation électronique au 1er janvier 2026 représente l’occasion unique de passer au crible l’ensemble de votre processus de facturation. Et ensuite de le rendre plus efficace, plus rapide et totalement exempt d’erreurs. Votre organisation compte plusieurs établissements, mais un seul identifiant Peppol ? Dans ce cas, réfléchissez soigneusement à la manière de relever ce défi. Nous espérons que cet article du blog va d’ores et déjà vous mettre sur la voie. Vous souhaitez par ailleurs en savoir plus sur la facturation électronique ? Téléchargez notre e-book gratuit et découvrez comment préparer au mieux votre organisation à l’avenir !