qué hacer ante inspección de trabajo
Fiscal, Contable y Nómina21 diciembre, 2021

Qué hacer ante una inspección de trabajo

El Consejo de Ministros del pasado 16 de noviembre publicó el Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo para los años 2021-2023. Ante este nuevo contexto es imprescindible saber qué hacer ante una inspección de trabajo: lo repasamos para conocer con detalle los cambios legislativos que se han producido. 

Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo 2021-23

Las inspecciones de trabajo se pueden producir ante la denuncia de cualquier persona trabajadora de la empresa, pero cada vez más se cetra en los programas de actuaciones organizadas a nivel estatal por la Inspección de Trabajo. De oficio, las materias prioritarias de actuación del Plan 2021-2023 son:

  • Control de salarios
  • Tiempo de trabajo y a tiempo parcial
  • Fraude en la contratación temporal
  • Empleadas hogar
  • Falsos autónomos 
  • Becarios
  • Plataformas digitales

Duración de la inspección de trabajo

inspeccion de trabajoLas actuaciones de la inspección de trabajo tienen unos marcos temporales de desarrollo que es importante conocer. La garantía de seguridad jurídica para las empresas viene delimitada con un periodo máximo de actuación de 9 meses que en supuestos especiales de dificultad por documentación, por actuación internacional, etc. se amplía a 9 meses. Hay un plazo intermedio por el que no se pueden sobrepasar los 5 meses sin realizar ninguna actuación por parte de la inspección.

Estos términos temporales garantizan no mantener la inspección durante más tiempo que la norma prevé y producen como efecto jurídico la caducidad del expediente administrativo previo si se exceden.  

Modalidades de actuación de la inspección de trabajo

Los cambios del Real decreto 4/66/2021 concretan una mayor incidencia de controles administrativos, al generarse junto con las visitas tradicionales que la inspección realiza a cualquier empresa, lo que se consideran “inspecciones automatizadas”. En éstas no será necesaria la participación de un inspector o subinspector sino que serán procesos telemáticos donde, a través de análisis con big data se van a poder detectar infracciones y generar automáticamente las correspondientes actas de infracción. 

Sanciones por inspecciones de trabajo

Desde el 1 de octubre de 2021 se han incrementado las sanciones administrativas en un 20% en los distintos tramos. El control administrativo va a ser intenso y la repercusión y responsabilidad patrimonial y económica por parte de las empresas también es importante. 

Descuentos por pago voluntario

El Real Decreto trae una novedad que será efectiva el 1 de enero de 2022: cuando la empresa reciba el acta con la propuesta de sanción, el pago voluntario puede motivar una reducción del  40% del importe de la sanción. Por tanto, ante una sanción la empresa tendrá ahora dos alternativas: alegar o bien conformarse con una reducción del 40% del importe. 

Control de los ERTES en la inspección de trabajo

El control de los ERTES se materializa en las tramitaciones que la empresa tiene que realizar del expediente ante el SEPE, de ahí la conveniencia de mantener toda la documentación en orden. La inspección de trabajo va a requerir que la empresa haya cumplido con los parámetros de la normativa reguladora:

  • Comunicación con carácter previo (calendario) al SEPE.
  • Altas de prestaciones a través de los ficheros Excel.
  • Verificar el cumplimiento de bajas y variaciones de los ERTES cuando han pasado de suspensión a reducción; de reducción de 4 horas a reducción de 3; del 70% al 50%, que se hayan efectuado con carácter previo a la incorporación de la persona a la empresa o la modificación del expediente. Las variaciones se han de realizar siempre con carácter previo y este es uno de los aspectos que la inspección verifica.   

En cuanto a la gestión del SEPE, se establece la prohibición o limitaciones para la contratación temporal durante el ERTE, la imposibilidad -salvo causa justificada- de  realizar horas extraordinarias o externalización productiva mientras haya personal afectado por el ERTE.

Controles de jornada en la inspección de trabajo

Control general del registro de horarios 

El registro horario se ha convertido en un elemento habitual en las inspecciones y es de obligación para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. El registro debe incorporar al menos los datos de hora de entrada y de salida, a efectos de una posible inspección y también como mecanismo de prueba para que la persona trabajadora pueda disponer de los datos. Todo ello se establece de modo imperativo en la normativa y lo recomendable es establecer un software de control horario para un control más fácil y preciso.

Controles especiales en contratos a tiempo parcial

Los efectos del registro de jornada en contratos a tiempo parcial son más exigentes, puesto que se les añade la obligatoriedad de entregar a las personas trabajadoras un resumen mensual de jornada a final de mes.

La falta de un registro conforme a la normativa ya puede conllevar una infracción administrativa grave, sancionada con hasta 7.500 euros, pero además, si el caso se da en contratos parciales puede motivar la presunción de jornada a tiempo completo. Ésta presunción está siendo utilizada ante reclamaciones de despido para que la indemnización se establezca en base a una jornada competa. 

Controles de Igualdad y no discriminación en el empleo

Cobra especial relevancia la materia de igualdad: a partir de 2022 los planes de igualdad son exigibles en las empresas de 50 o más trabajadores, y un elemento básico para comprobarlo será el registro salarial obligatorio desde 2019. En empresas de 50 o más personas trabajadoras el registro tiene que ir acompañado de una auditoría previa que se incorpora al plan de igualdad: cuando el nivel retributivo total de la “masa salarial hombre” frente a la “masa salarial mujer” presente variaciones de un 25% o más, debe justificarse esa diferencia

La ausencia del registro salarial es una infracción grave y por tanto puede implicar sanciones de hasta 7.500 euros. Si la inspección determina una situación de discriminación, ésta podría además derivar a un procedimiento de oficio para denunciar las diferencias retributivas detectadas, que implican el paso a una infracción muy grave con sanciones de 7.500 a 225.018 euros, la pérdida automática de beneficios proporcional y exclusión de beneficios de 6 meses a 2 años.

Otros puntos relevantes en la inspección

Además de los anteriores, el programa de actuaciones incide en otros puntos relevantes:

  • Prevención de riesgos laborales: riesgos psicosociales, planificación preventiva, coordinación, etc.
  • Cotización a la seguridad social: verificación de posibles diferencias de cotización por incumplimientos relativos a la aplicación del convenio o percepciones que no se han incorporado en las bases de cotización.
  • Controles habituales de dietas, gastos de viajes o desplazamientos que se han de justificar ante controles administrativos.
  • Control en las empresas transnacionales en supuestos de desplazamiento  fraudulento (creación de estructuras empresariales en estados o países con costes salariales inferiores). Se va a verificar que esas empresas tengan una estructura y masa organizativa, es decir, que sean empresas reales en esos desplazamientos transnacionales.

Documentación habitual requerida en una inspección de trabajo

En virtud de los objetivos prioritarios de la Inspección para los próximos años, los siguientes documentos deben estar disponibles para cualquier control: 

  • Contratos de trabajo habituales, recibos de salarios y nóminas de los últimos ejercicios.
  • El registro de salarios y el registro de jornada tienen que estar ubicados en el centro de trabajo porque en cualquier visita por parte de la inspección deben estar a disposición de los inspectores. En la empresa en que sea obligatoria, habrá la exigencia y obligación de presentar el plan de igualdad y auditoría retributiva.

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  • Documentación de mecanismos de prevención frente al acoso sexual y por razón de sexo.
  • Justificación de gastos y desplazamientos a la hora de verificar si se ajustan a las normas de cotización.
  • Documentación de prevención en riesgos laborales en relación a los distintos supuestos.
  • Convenios de becarios, formalizaciones con los centro formativos de las prácticas y control que se va a realizar. 
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