- Qué es una factura proforma: significado
- Para qué sirve una factura proforma
- Diferencia entre factura proforma y presupuesto
- Diferencia entre factura y factura proforma
- Cómo hacer una factura proforma
- Modelo de factura proforma
- a3factura: un software de facturación online para pymes y autónomos
Qué es una factura proforma: significado
Una vez emitida, deberás hacérsela llegar al cliente y, si éste acepta las condiciones recogidas en el documento, se podrá proceder a cumplir con lo pactado: es entonces cuando podrás emitir la factura definitiva. Si tienes dudas, te contamos cómo hacer una factura que, esta vez, sí tendrá pleno valor fiscal y contable.
También te ayudará conocer cómo hacer una factura simplificada y, en caso de que sea necesario, cómo hacer una factura rectificativa.
Para qué sirve una factura proforma
Diferencia entre factura proforma y presupuesto
Es probable que te preguntes qué diferencia existe entre factura proforma y presupuesto, ya que en ambos casos se trata de explicar al cliente las condiciones de la transacción. Sin embargo, se trata de documentos muy distintos.
- El presupuesto se usa para llevar a cabo una propuesta comercial a un cliente potencial, pero la factura proforma se emite cuando la relación comercial se encuentra en un punto más avanzado.
- En algunos casos (compras internacionales, por ejemplo), la factura proforma se emite cuando la operación ya se ha llevado a cabo pero falta perfeccionarla con la entrega de la mercancía o del servicio. En el caso del presupuesto, el nivel de vinculación es mucho menor.
Diferencia entre factura y factura proforma
Si tienes dudas sobre cuál es la diferencia entre factura y factura proforma, en realidad, ambos documentos deben ser idénticos y la información que contienen suele ser la misma.
La principal diferencia entre factura ordinaria y factura proforma reside en que, en el caso de la factura proforma, es posible omitir algún dato sin que ello suponga incumplimiento alguno. Al tratarse de una especie de factura provisional, no tiene valor fiscal real.
Como veremos, otra diferencia consiste en que la factura proforma debe mencionar expresamente que se trata de una ‘factura proforma’ para no dejar lugar a dudas.
Solo cuando el cliente acepte las condiciones de la factura proforma y se perfeccione la operación será necesario emitir una factura ‘real’, que deberá contabilizarse cumpliendo con todos los requisitos de información necesarios.
Cómo hacer una factura proforma
En cuanto a cómo se hace una factura proforma, ten en cuenta que el contenido de una factura proforma y el de una factura ordinaria debe ser idéntico. La única diferencia reside en que, dado que la factura proforma no tiene validez fiscal, no estarás en riesgo de incumplimiento si existe algún error.
Es muy importante especificar con claridad en el documento que se trata de una factura proforma para no dar lugar a errores. Más allá de ello, estos son los datos que debe contener para que el cliente cuente con todos los detalles, evitando así discrepancias y conflictos:
- Fecha de la factura.
- Datos del vendedor (nombre y apellidos o razón social, NIF, domicilio fiscal…).
- Datos del cliente (misma información que en el caso anterior).
- Descripción de los productos o servicios.
- Base imponible, posibles descuentos, impuestos aplicables e importe neto.
Por último, ten en cuenta que las facturas proforma no van numeradas ni se registran en la contabilidad de la empresa: el número de factura se reserva solo para las facturas ‘oficiales’, con valor fiscal y contable.
Modelo de factura proforma
Si necesitas una plantilla de factura proforma, puedes utilizar el modelo de factura al que recurras normalmente para llevar a cabo tu facturación, ya que los datos que contienen ambos documentos son idénticos.
a3factura: un software de facturación online para pymes y autónomos
La facturación de autónomos y pymes puede llegar a resultar compleja y a consumir horas de trabajo en forma de gestión que podrían dedicarse a tareas más productivas y creativas.
Por eso es importante apoyarte en un programa para hacer facturas como a3factura, un software de facturación online para pymes y autónomos que te permite automatizar tareas y evitar errores humanos de forma sencilla, totalmente digitalizada y a la medida de las dimensiones de tu negocio.
a3factura te ayudará a agilizar la gestión de tu empresa: crea facturas (también en formato electrónico) y controla tu negocio con todas las ventajas de un entorno de trabajo colaborativo con tu asesor para compartir información en tiempo real y así ahorrar tiempo y evitar descuidos o errores.
Además, si estas pensando en invertir en un software contable o fiscal, recuerda que puedes beneficiarte de los Fondos Europeos Next Generation y subvencionar así tu inversión: puedes obtener hasta 12.000 euros en ayudas.
El momento actual es clave para modernizar tu gestión contable: próximamente comenzarán a aplicarse cambios que afectarán a áreas como la seguridad o el uso de la factura electrónica.
- La nueva Ley Crea y Crece apunta hacia la obligatoriedad de la factura electrónica tanto para empresas como para autónomos.
- El desarrollo de la Ley antifraude establece la obligación de guardar los registros de facturación, así como una serie de requisitos relacionados con garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de dichos registros.
Todas nuestras herramientas garantizan el cumplimiento de estos requisitos: solicita información para elegir tu software de facturación.
