Mareike Petrowitsch ist seit 2016 General Counsel bei Babbel, der E-Learning-Plattform für webbasiertes Lernen von Sprachen, und verantwortlich für die Bereiche Legal & Compliance. Im Interview erklärt sie, warum und wie Babbel Legal Technology in der Rechtsabteilung einsetzt und welchen Mehrwert das bringt.
Was hat Sie dazu bewogen, über den Einsatz von Technologie in Ihrer Rechtsabteilung nachzudenken?
Digitalisierung und Automatisierung sollten insbesondere in einem Technologieunternehmen wie Babbel auch für die Rechtsabteilung selbstverständlich sein, zumindest langfristig. Im Vordergrund stand für uns, eine “Single Source of Truth” zu schaffen, um nicht in verschiedenen Datenquellen nach benötigten Informationen suchen zu müssen. Außerdem brauchten wir für unterschiedliche Anlässe einen Datenraum, damit wir uns auf zukünftige Herausforderungen flexibel, aber auch verlässlich vorbereiten können.
Wie sind Sie bei der Auswahl der richtigen Lösung vorgegangen?
Wir haben intern eine Anforderungsliste erstellt und nach den Parametern „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ Punkte für die in Frage kommenden Tools vergeben. Wir haben ein Tool gesucht, das möglichst modular aufgebaut ist – und das aus zwei Gründen: 1. Wir konnten nicht alle Daten zu den unterschiedlichsten Themen auf einen Schlag implementieren. 2. Die Herausforderungen, die sich gerade in unserem jungen, stark wachsenden Unternehmen oft ändern können, machen es erforderlich, dass unsere Software flexibel anpassbar ist. Wir müssen Module hinzufügen oder ändern können. Nicht zuletzt war die Usability, also die Nutzerfreundlichkeit, wichtig für uns: Das Tool sollte möglichst schlank und simpel sein und sich möglichst intuitiv benutzen lassen, damit die Anwendung kein „Spaßkiller“ ist.
Ihre Wahl fiel auf effacts. Welche Erfahrungen haben Sie im Zuge der Einführung der Software in Ihrem Unternehmen gemacht?
Grundsätzlich haben alle die Einführung eines Tools begrüßt. Auf lange Sicht gesehen, sollten Standard-Prozesse digital und automatisiert laufen, damit wir uns auf die komplexeren Themenkonzentrieren können, die einen individuelleren Lösungsweg bedürfen. Die Vision von einer digitalen Rechtsabteilung findet insbesondere in unserem jungen Unternehmen in der Tech-Branche natürlich viele Fans, sodass wir hier nur Positives berichten können. So kann zum Beispiel niemand mehr abwarten, bis wir endlich Unterschriftenmappen und ähnliches abschaffen können.
Bitte nennen Sie praktische Beispiele, wie Ihnen Legal Technology in Ihrer täglichen Arbeit hilft.
Vor allem als System für unser Datenmanagement erleichtert uns effacts das Suchen nach den richtigen Dokumenten, die wir bei Bedarf auch direkt an Kollegen oder Externe weiterleiten können. Auch die Report-Funktionen helfen uns bei unterschiedlichen Herausforderungen, um schnell und effizient zu agieren und auch kurzfristig auf neue Anforderungen reagieren zu können. Dabei hilft uns auch, dass wir effacts als Datenraum mit einem Rollen- und Zugriffmanagement nutzen können.
Wie beurteilen Sie die Relevanz von Legal Tech in Rechtsabteilungen und warum ist der Einsatz in Ihren Augen so wichtig?
Rechtsabteilungen sind meist ohnehin nicht die beliebtesten Abteilungen innerhalb eines Unternehmens. Wir gelten als „Bottleneck“, „Business-Killer“ und manchmal haben wir Glück, wenn wir nicht nur als Fluch, sondern auch als Segen gelten. Wenn wir dann noch in einer verstaubten und konservativen Weise mit den Mandaten, also unseren Kollegen, umgehen, haben wir Schwierigkeiten, unseren Job gut zu machen und die bestmöglichsten Ergebnisse für unser Unternehmen zu erzielen. Wir müssen uns – genau wie alle anderen Branchen auch – auf Neuerungen einlassen und Innovationen vorantreiben. Wir sollten die Barrieren und die Distanz zwischen dem Business und Rechtsabteilungen abbauen, neue Lösungswege anhand der Bedürfnisse unserer Kunden designen, die Komplexität und Abstraktheit von Rechtsfragen verständlicher und vereinfachter darstellen. Dabei hilft uns der Einsatz von Legal Tech. Die passenden digitalen Lösungen unterstützen uns dabei, mit anderen besser zu kommunizieren, Arbeitsprozesse zu erleichtern und Informationen schneller dahin zu übertragen, wo sie gebraucht werden. Mit Legal Tech können wir auf Knopfdruck Transparenz schaffen, wenn sie benötigt wird, und ein neues Verständnis für die Rechtswelt kreieren.
Warum möchten Sie auf den Einsatz von Legal Tech in Ihrem Arbeitsumfeld nicht mehr verzichten?
Wir haben mit der Einführung von effacts nicht ausschließlich, aber vor allem in die Zukunft investiert. Denn ohne Digitalisierung wären wir nicht konkurrenzfähig, schnell und agil genug. Mit effacts kann man neben den bereits genannten Vorteilen beispielsweise schnell Reportings erstellen. Würden wir das manuell leisten müssen, würde das unverhältnismäßig viele Ressourcen beanspruchen. Die durch den Einsatz von Technologie frei gewordenen und künftig noch freiwerdenden Ressourcen innerhalb der Rechtsabteilung können wir für die Weiterentwicklung der Rechtsservices und -initiativen sowie für die individuellen Unterstützung unserer Kollegen einsetzen. effacts kann uns außerdem, die Benefits der Rechtsabteilung besser und visibel darzustellen, damit wir langfristig ein fester Bestandteil der Unternehmensprozesse und Unternehmensführung sind. Wir sind zwar noch am Anfang unserer Digitalisierungsstrategie, haben aber mit effacts den Grundstein dafür gelegt.
