Centura war von Beginn an Nutzer von ADDISON OneClick, der Lösung für moderne digitale Kollaboration zwischen Steuerberater und Mandant. Mit dem Ziel, die Zusammenarbeit zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Bei nicht-digitaler Zusammenarbeit hänge die Qualität von den Personen ab, mit ADDISON OneClick könne man durch eine sichere Datenbasis die Qualität der Zusammenarbeit allgemein anheben. „Damit haben wir eine Datendrehscheibe, die auch den Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Wir haben Datenübermittlungen per E-Mail quasi abgeschafft.“ Die Zustellung aller Auswertungen ebenso wie die Bereitstellung von Daten, Formularen und Dokumenten seitens der Mandantinnen und Mandanten erfolgen online.
Schluss mit dem Stress im Lohn
Auch bei der Lohn-App Personal und Zeiten gehörte die Kanzlei Centura zu den ersten Nutzern, da hier großes Verbesserungspotenzial gesehen wurde. Im Lohnbereich ist Stress unvermeidlich: „Die vorgegebenen Termine wie die Abrechnung zum Monatsende und die Lohnsteueranmeldung zum Monatszehnten, kombiniert mit häufigen Rückfragen der verschiedenen Mandantinnen und Mandanten, führen dazu, dass Kanzleifachkräfte im Bereich Lohn Dauerstress haben und sich mit der Urlaubsplanung schwertun.“ Die Arbeit auf verschiedene Köpfe zu verteilen, sei nicht zuletzt deshalb ein Problem, weil es so viele verschiedene Prozesse der Übermittlung von Daten wie Fax, Post oder E-Mail gebe. Das wolle eigentlich niemand auf Dauer mitmachen. „Über die App Personal und Zeiten haben wir die Prozesse so standardisiert, dass jederzeit eine andere Mitarbeiterin oder ein anderer Mitarbeiter eine Mandantin oder einen Mandanten übernehmen kann, da wir wissen, dass die Daten über das Portal reinkommen.“
Der Unterschied wird am Beispiel des dreiseitigen Personalfragebogens bei der Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich. Früher wurden Daten oft unvollständig übermittelt und es bedurfte mehrerer Rückfragen, bis alle Daten eingetragen und richtig zugeordnet waren. Mit Personal und Zeiten merkt der oder die Zuständige auf Seiten der Mandantin und Mandanten beim Ausfüllen des Personalfragebogens, wo Daten fehlen. Man kann den Personalfragebogen, soweit er erfasst ist, speichern, aber nicht an die Kanzlei absenden, solange er nicht vollständig ist. Bei offenen Punkten wird daher sofort intern nachgefragt. „Diese automatische Überprüfung wird von den Mandantinnen und Mandanten nicht als Schikane empfunden, weil sie wissen, dass sonst kurz vor Fristende die Rückfragen kämen. Der Aufwand bei nachträglichen Ergänzungen wäre ungleich höher“, sagt Erbersdobler. „Eine weitere große Erleichterung wird für die Mandantinnen und Mandanten aus seiner Sicht, die von Wolters Kluwer geplante Funktion zur Selbsterfassung der Mitarbeiterdaten auf dem Smartphone bringen. Darin sieht er den größten Benefit für Mandantinnen und Mandanten.
eAU von ADDISON: „super gelöst“
Wie groß der Nutzen des Smartphones im Lohn sein kann, hat Centura im Zuge der Einführung der ADDISON eAU-Lösung (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) Anfang 2023 schätzen gelernt. „Das Thema der nur noch elektronisch zulässigen Krankmeldungen, das von den meisten Unternehmen als nervig empfunden wird, finden unsere Mandantinnen und Mandanten mit der eAU von ADDISON super gelöst. Die Erfassung per Smartphone-App ist einfach und sicher.“ Nach dem Arztbesuch geben die Betreffenden den Termin des Arztbesuchs und die voraussichtliche Dauer der Krankheit in der mobilen App „Lohnordner“ auf dem Smartphone ein. Die Daten der erfassten Krankmeldung werden direkt an die ADDISON Lohnabrechnung übermittelt. Den Abruf der Krankmeldungen bei den Kassen machen die Mandantinnen und Mandanten via ADDISON Datenservice. Der einzige Punkt, an dem in den Anfangsmonaten immer wieder Verzögerungen eingetreten sind, ist die elektronische Meldung der Arztpraxen an die Krankenkasse, da die Ärzte oft digital schlecht ausgestattet sind oder das Personal nicht geschult ist. Eine ähnlich einfache Lösung nutzen viele Centura-Mandantinnen und -Mandanten bereits beim seit Längerem verfügbaren Service „Sofortmeldungen“, der über ADDISON OneClick in Personal und Zeiten angeboten wird. Dort, wo Neueinstellungen spontan und schnell erfolgen, wie in der Gastronomie, bei Speditionen und in der Baubranche, stelle dieser Service eine „Riesenerleichterung“ dar. „Das können die Unternehmen viel besser selbst machen, denn wir können nicht garantieren, dass wir die Meldung, wie gesetzlich gefordert, noch am selben Tag machen – da kann immer etwas dazwischen kommen wie Krankheit, Schulungen, Betriebsausflug oder -typischerweise. Die Sofortmeldung ist mit Namen, Eintrittsdatum und SV-Nummer schnell erfasst und abgesandt. Absolut easy.“
Reibungsloser Übergang zur digitalen Personalakte mit „eDokumente“
Auch bei der neuen, ab Jahresbeginn 2023 geltenden Pflicht zur digitalen Speicherung von Personalunterlagen geht Erbersdobler proaktiv vor und empfiehlt den Mandantinnen und Mandanten, ADDISON eDokumente zu nutzen. „Wir informieren unsere Mandantinnen und Mandanten regelmäßig über die neue Gesetzeslage. Und von Ausnahmefällen abgesehen – wenn zum Beispiel ein Unternehmer kurz vor dem Ruhestand steht – schlagen wir vor, die gesetzliche Anforderung zügig umzusetzen. Das Gesetz schreibt ja nicht nur die digitale Aufbewahrung vor, sondern auch die digitale Bereitstellung gegenüber Steuer und Sozialversicherung, und zwar in einem bestimmten Format. Ich kenne keine Mandantinnen und Mandanten, die das schon selbst können.“ Centura war an der Pilotierung der neuen ADDISON-Lösung beteiligt und mit den Testergebnissen so zufrieden, dass eDokumente bereits für alle Nutzer von Personal und Zeiten freigeschaltet wurde. „Die Vorteile der digitalen Personalakte liegen klar auf der Hand. Die meisten Mandantinnen und Mandanten scannen eh schon die Unterlagen. Und sie dann ins Portal hochzuladen, statt per E-Mail zu schicken, bedeutet keinen Mehraufwand.“ Für die Kanzlei bedeutet dies auch, dass die langen Regalwände mit Aktenordnern aus dem Personalbereich endlich verschwinden können.
Fazit
Die oft als nervig und lästig empfundenen neuen gesetzlichen Pflichten und Auflagen in der Lohnabrechnung nutzt die Kanzlei Centura, um den Mandantinnen und Mandanten die Vorteile der Digitalisierung zu verdeutlichen. Der Umstieg auf die Online-Plattform kann die Arbeit gerade im Lohnbereich wesentlich erleichtern und diese Tätigkeiten wieder deutlich attraktiver machen.
