Postęp technologiczny oraz digitalizacja usprawniają pracę działów księgowych, które coraz częściej wykorzystują programy komputerowe umożliwiające wczytywanie zeskanowanych dokumentów do aplikacji księgowych. Praca odbywa się wówczas bez fizycznego obiegu dokumentów, nie trzeba ich wprowadzać do systemu ręcznie. Powstaje jednak pytanie, czy dokumenty księgowe mogą być archiwizowane w sposób elektroniczny. Artykuł pochodzi z serwisu LEX Księgowość.
Fragment artykułu z miesięcznika „Dyrektor Szkoły” 2021/9
Do tej pory organy podatkowe bardzo często kwestionowały przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej, jednakże to stanowisko uległo zmianie. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydaje korzystne interpretacje podatkowe, ponieważ uznał, że przechowywanie faktur w elektronicznych wersjach zapisanych na serwerach jest dla organów podatkowych wystarczające. Można na ich podstawie obciążyć koszty podatkowe (przy spełnieniu definicji kosztu) oraz obniżyć należny podatek od towarów i usług o podatek naliczony.
Przechowywanie dokumentacji księgowej reguluje m.in. ustawa z 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325) – dalej o.p. Wskazuje ona, że podatnicy obowiązani są archiwizować dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli co do zasady przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Występują jednak okoliczności powodujące, że termin przedawnienia zobowiązania może ulec zawieszeniu lub przerwaniu. W takim przypadku pomimo upływu pięciu lat okres przedawnienia może się znacznie wydłużyć i dokumenty księgowe nie powinny być jeszcze niszczone.
