Legalnie bez papieru – jak podpisywać i pieczętować cyfrowo?

Tak, nasza platforma umożliwia podpisanie wielu dokumentów jednocześnie. Wiemy, że w przypadku niektórych dostawców może to stanowić problem ze względu na zaawansowanie technologiczne tego procesu. U nas nie ma takiego ograniczenia – użytkownicy mogą bez przeszkód podpisać nawet dużą liczbę dokumentów jednocześnie, co potwierdzają chociażby przypadki uczelni, które podpisują jednorazowo nawet kilkanaście tysięcy plików.

Tak, w przypadku gdy przepisy wymagają zachowania formy pisemnej zgodnie z Kodeksem cywilnym, konieczne jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W pozostałych sytuacjach, gdy wystarczająca jest forma dokumentowa, można zastosować podpis zaawansowany lub inny rodzaj podpisu elektronicznego.

Zgodnie z Kodeksem pracy umowa o pracę powinna być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ponieważ tylko on jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. W praktyce jednak zdarzają się przypadki, w których duże organizacje uzyskują indywidualne stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy dopuszczające zastosowanie podpisu zaawansowanego po jednej ze stron (np. pracownika), o ile dokument w formie papierowej zostanie dostarczony w terminie 7 dni.

Wybór rodzaju podpisu zależy od tego, jaka forma prawna jest wymagana dla danej umowy. Jeżeli przepisy przewidują obowiązek zachowania formy pisemnej, konieczne jest zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ponieważ tylko on jest równoważny podpisowi własnoręcznemu w rozumieniu Kodeksu cywilnego. W pozostałych przypadkach, gdy nie ma wymogu formy pisemnej, wystarczające będzie użycie podpisu zaawansowanego.

Sama platforma nie zastępuje systemu obiegu dokumentów, ale może być z nim w pełni zintegrowana, niezależnie od tego, czy jest to gotowe rozwiązanie zakupione od dostawcy, czy autorski system stworzony wewnętrznie. Dzięki temu podpis elektroniczny może stać się naturalnym, końcowym elementem całego procesu. Platforma Signius umożliwia również tzw. integrację headless, czyli podpisywanie dokumentów bez konieczności korzystania z interfejsu użytkownika. Jest to coraz częściej stosowane w dużych organizacjach, które rozwijają własne, zaawansowane procesy cyfrowe.

Tak, nasza platforma doskonale sprawdza się przy podpisywaniu umów o pracę- zarówno w dużych organizacjach, jak i w mniejszych firmach czy instytucjach. Jest wykorzystywana w wielu branżach, nie tylko w obszarze HR, ale także m.in. w sektorze budowlanym, sportowym czy usługowym. Platforma umożliwia sprawne i bezpieczne zawieranie umów z pracownikami, współpracownikami czy rodzicami zawodników, znacząco usprawniając procesy kadrowe i administracyjne.

Aby potwierdzić, że dokument został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, należy przeprowadzić jego walidację. Można to zrobić przy użyciu ogólnodostępnych narzędzi online lub za pomocą programu, jak Adobe Acrobat Reader, który po otwarciu pliku informuje o obecności podpisu elektronicznego i umożliwia sprawdzenie jego szczegółów. Dzięki temu można jednoznacznie określić, czy podpis ma status kwalifikowany, czy jest to jedynie podpis zaawansowany.