Doręczenia przez portal – nowe obowiązki pełnomocnika

Doręczenia przez portal – nowe obowiązki pełnomocnika

Nowoczesne kancelarie prawne działają w szybko zmieniającym się środowisku, w którym technologia ma kluczowe znaczenie dla usprawnienia codziennych operacji. Kluczowym elementem cyfryzacji w branży prawniczej jest integracja z Portalem Informacyjnym Sądów Powszechnych (PISP). Mimo to wiele kancelarii wciąż lekceważy ten temat, co prowadzi do szeregu problemów operacyjnych i strategicznych. Co więcej, zmieniają przepisy regulujące wykorzystywanie portalu. Na wejście w życie oczekuje ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania cywilnego, ustawy - Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1172).

Jakie pisma procesowe będzie można wnosić za pośrednictwem portalu informacyjnego?

Adwokat, radca prawny czy rzecznik patentowy będą zobowiązani do wnoszenia za pośrednictwem portalu informacyjnego sądów powszechnych następujących pism:

1. Zgłoszenia się do udziału w sprawie
2. Zawiadomienia o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego
3. Zawiadomień, o których mowa w art. 136 § 1, 4 i 5 oraz art. 387¹ k.p.c.
4. Oświadczenia w przedmiocie zgody na mediację
5. Wniosku o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego
6. Apelacji, zażalenia – z wyłączeniem zażaleń, o których mowa w art. 394¹ § 1 i 1¹ – lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego
7. Pism procesowych w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego
8. Wniosku o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem, jak również pisma uzupełniającego braki formalne takiego wniosku
9. Wniosku o nadanie klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym, o których mowa w art. 777 § 1 i 1¹, z wyłączeniem wniosków w przypadkach, o których mowa w art. 778¹, art. 778², art. 778³, art. 787, art. 787¹, art. 788 oraz art. 789 k.p.c.
10. Wniosku o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia

Czy wszystkie pisma można wnosić przez portal?

Za pośrednictwem portalu informacyjnego nie będzie można wnosić pism procesowych, które już wnosi się za pośrednictwem funkcjonujących systemów teleinformatycznych obsługujących np. postępowanie upadłościowe i restrukturyzacyjne. Nie będzie można wnieść również pism formalnie dopuszczalnych, ale zawierających dodatkowo treści wykraczające poza katalog ustawowy. Jeżeli pismo będzie zawierało nadmiarowe treści, część pisma zostanie uznana za wniesioną bezskutecznie (zob. uzasadnienie do projektu ustawy o zmianie ustawy - Kodeks postępowania cywilnego, ustawy - Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw, X.1304).

Praca z PISP i konsekwencje uchybienia terminu wniesienia pisma z uwagi na problemy techniczne

Praca z portalem informacyjnym może być czasochłonna. Logowanie, wyszukiwanie i sprawdzanie statusu każdej sprawy z osobna pochłania cenny czas, który mógłby być przeznaczony na bardziej produktywne działania. Te powtarzalne, manualne zadania nie tylko kosztują czas, ale także zwiększają ryzyko ludzkich błędów i pominięcia ważnych dokumentów. W rezultacie kancelaria zmaga się z niższą wydajnością i wyższymi kosztami operacyjnymi. Kluczowe konsekwencje obejmują:

• Niższą wydajność operacyjną w porównaniu z konkurencją korzystającą z nowoczesnych technologii.
• Trudności w raportowaniu i monitorowaniu postępów w sprawach.
• Wyzwania w dostosowaniu się do nowych przepisów, takich jak elektroniczne doręczenia.
• Wyższe koszty prowadzenia spraw przy jednoczesnym świadczeniu usług niższej jakości.

Te problemy z czasem się nawarstwiają, utrudniając kancelarii skalowanie działalności, przyciąganie najlepszych talentów i utrzymanie przewagi konkurencyjnej na zatłoczonym rynku. Jednym z największych zagrożeń związanych z brakiem integracji z Portalem Informacyjnym jest możliwość przegapienia kluczowych terminów procesowych. Bez automatycznych powiadomień o nowych dokumentach czy nadchodzących datach, łatwo o pomyłkę, która może mieć poważne konsekwencje dla Twojego klienta i reputacji kancelarii. Jedno niedopatrzenie może zniweczyć lata pracy nad budowaniem zaufania i profesjonalnego wizerunku. Nowelizacja KPC przewiduje, że w przypadku wystąpienia problemów technicznych po stronie sądu – takich jak awaria portalu informacyjnego, prace serwisowe lub inne przeszkody niezależne od wnoszącego pismo – w ostatnim dniu terminu do jego złożenia, pismo można wnieść najpóźniej w następnym dniu roboczym po przywróceniu dostępności portalu. Pełnomocnik, który korzysta z tego wyjątku, ma obowiązek uprawdopodobnić wystąpienie przeszkód technicznych. Nie musi ich udowadniać, wystarczy wiarygodne wskazanie okoliczności, które uniemożliwiły wniesienie pisma. Jeśli pełnomocnik nie uprawdopodobni tych okoliczności, przewodniczący ma prawo zwrócić pismo, a sąd może odrzucić środek odwoławczy. Sankcja ta dotyczy wyłącznie braku wykazania przeszkód technicznych, natomiast inne braki formalne pism podlegają uzupełnieniu na zasadach ogólnych, zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego.

Termin wejścia w życie nowych obowiązków

Obowiązek wnoszenia wskazanych w art. 125(1) KPC pism procesowych za pośrednictwem portalu informacyjnego wejdzie w życie po rocznym okresie przejściowym, tzn. 1 marca 2027 roku. Do tego momentu adwokaci, radcowie prawni czy rzecznicy patentowi będą mogli wybrać sposób wnoszenia określonych pism (pisemnie albo poprzez portal). 

Ważne! Okres przejściowy nie dotyczy wnoszenia wniosku i pism procesowych przez pełnomocników zawodowych w toku postępowania o zatwierdzenie ugody zawartej w mediacji prowadzonej na podstawie umowy. Wniosek wszczynający postępowanie i pisma w tym postępowaniu będą mogły być wnoszone wyłącznie za pośrednictwem portalu informacyjnego od wejścia w życie ustawy zmieniającej, czyli 1 marca 2026 roku.

Nie czekaj na zakończenie okresu przejściowego i korzystaj ze swoich uprawnień już od marca 2026 roku. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i środki, które normalnie byłoby poświęcone na komunikacje z sądem. Możesz pójść również o krok dalej i zabezpieczyć przyszłość swojej kancelarii inwestując w integrację z portalem informacyjnym.

W dzisiejszym świecie prawnym brak integracji z PISP to więcej niż niedogodność — to realne zagrożenie dla funkcjonowania Twojej kancelarii. LegalDesk jest idealnym rozwiązaniem, które pozwala zautomatyzować kluczowe procesy, poprawić organizację pracy i zminimalizować ryzyko błędów. Dzięki LegalDesk Twoja kancelaria może efektywnie zarządzać sprawami, oszczędzać czas i oferować klientom najwyższą jakość obsługi.

Czy jesteś ciekaw, jak automatyzacja może usprawnić działanie Twojej kancelarii prawnej? Poznaj LegalDesk i przekonaj się sam!